शुरुआत

ये किताब किसके लिए है?

तुमने अभी 10th पास किया है। शायद तुम कोई ऐसा हुनर ढूँढ रहे हो जो नौकरी दिला सके। शायद किसी ने बोला "अकाउंटिंग में स्कोप है" और तुमने सोचा — अकाउंटिंग होता क्या है?

ये किताब तुम्हारे लिए है।

कोई फ़र्क नहीं पड़ता अगर तुमने कभी कंप्यूटर नहीं खोला। कोई फ़र्क नहीं पड़ता अगर "GST" सुनकर डर लगता है। ये किताब पूरी करने के बाद तुम:

• किसी भी छोटे बिज़नेस का हिसाब-किताब रख सकोगे
• GST रिटर्न्स फ़ाइल कर सकोगे
• ERP सॉफ़्टवेयर आराम से चला सकोगे
• बुककीपर, GST प्रैक्टिशनर, या CA दफ़्तर असिस्टेंट की नौकरी के लिए लागू कर सकोगे

किरदारों से मिलो

ये कोई बोरिंग टेक्स्टबुक नहीं है। ये एक कहानी है।

तुम मीरा जोशी की कहानी पालन करोगे — बागेश्वर की 18 साल की लड़की जो हल्द्वानी में एक CA के दफ़्तर में ट्रेनी बनकर आती है। पहले दिन उसे अकाउंटिंग का 'अ' भी नहीं पता। आखिर तक वो पूरा दफ़्तर सँभालती है।

रास्ते में तुम और लोगों से भी मिलोगे:

• शर्मा सर — CA जो मीरा को सिखाते हैं। धैर्य वाले, व्यावहारिक, रियल-वर्ल्ड उदाहरण देने वाले।
• नेगी भैया — जूनियर अकाउंटेंट जो मीरा को डेली काम, सॉफ़्टवेयर, और शॉर्टकट्स दिखाता है।
• रावत आंटी — अल्मोड़ा में किराना दुकान चलाती हैं। मीरा की पहली असली क्लाइंट।
• बिश्त जी — होलसेल मसालों का बिज़नेस है। GST-रजिस्टर्ड, बड़े ट्रांज़ैक्शन्स। मीरा के दूसरे क्लाइंट।
• पूजा — मीरा की दोस्त जो बैंक में काम करती है। बाद में करियर विकल्प पर बात करती है।

कहानियाँ काल्पनिक हैं, लेकिन हर समस्या असली है। हर कॉन्सेप्ट मीरा की ज़िंदगी से सीखाया गया है।

किताब कैसे बँटी है

किताब के छह भाग हैं:

भाग 1: बुनियाद — अकाउंटिंग क्या है? बिज़नेस हिसाब क्यों रखते हैं? डेबिट और क्रेडिट का मतलब क्या है? अगर कुछ नहीं पता तो यहीं से शुरू करो।

भाग 2: हाथ से हिसाब — वाउचर, जर्नल, लेजर, ट्रायल बैलेंस, फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स। मीरा पहले कागज़ पर सब कुछ सीखती है।

भाग 3: कंप्यूटर पर हिसाब — मीरा उद्यमो ERPLite सीखती है — एक ERP सॉफ़्टवेयर। जो हाथ से किया, वो अब कंप्यूटर पर तेज़ी से।

भाग 4: GST — GST क्या है? कैसे गणना करें। रिटर्न्स कैसे फ़ाइल करें। यही वो हुनर है जो नौकरी दिलाती है।

भाग 5: आगे की पढ़ाई — TDS, पेरोल, फ़िक्स्ड एसेट्स, बैंक रीकॉन्सिलिएशन। एक्स्ट्रा हुनर जो तुम्हें सबसे अलग बनाती हैं।

भाग 6: तुम्हारा करियर — ये ज्ञान तुम्हें कहाँ ले जा सकता है? पहली नौकरी कैसे पाएँ।

भाग 1 पहले पढ़ो। फिर क्रम से आगे बढ़ो। हर चैप्टर पिछले पर बना है।

एक और बात

हर चैप्टर का एक पैटर्न है:

1. कहानी — मीरा को आज क्या मिला
2. सबक — शर्मा सर कॉन्सेप्ट समझाते हैं
3. हाथों-हाथ अभ्यास — मीरा खुद करती है
4. क्विक रीकैप — ज़रूरी पॉइंट्स बुलेट में
5. अभ्यास अभ्यास — अब तुम करो

सिर्फ पढ़ो मत। अभ्यास करो। मीरा ने ऐसे सीखा, और तुम भी ऐसे सीखोगे।

चलो शुरू करते हैं। आज मीरा का शर्मा सर के दफ़्तर में पहला दिन है।

अकाउंटिंग क्या है और ये क्यों ज़रूरी है

मीरा हल्द्वानी बस स्टैंड पर बस से उतरी, उसकी पीठ पर भारी बैकपैक था जिसमें नोटबुक्स और एक पानी की बोतल थी। उसके हाथ में एक प्रिंटेड लेटर था — शर्मा सर के CA दफ़्तर में ट्रेनी के तौर पर जॉइन करने का पेशकश। उसे पता नहीं था कि CA पूरे दिन करता क्या है। उसे "अकाउंटिंग" का मतलब भी ठीक से नहीं पता था। लेकिन उसके पापा ने कहा था, "मीरा, ये सीख लो तो नौकरी पक्की है।" तो बस वो यहाँ थी, बाज़ार के पीछे एक तंग गली में चलते हुए, एक छोटा नीला बोर्ड ढूँढ रही थी जिस पर लिखा था: V.K. Sharma & Associates, Chartered Accountants।

मीरा की पहली सुबह

मीरा ने दफ़्तर एक स्टेशनरी शॉप के ऊपर पहली मंज़िल पर ढूँढ लिया। छोटा सा कमरा था — तीन डेस्क, एक प्रिंटर, और मोटी-मोटी फ़ाइल्स से भरी अलमारियाँ। एक छत का पंखा धीरे-धीरे डोल रहा था।

एक नौजवान ने कंप्यूटर से ऊपर देखा। "तुम मीरा हो? मैं नेगी हूँ। आओ, यहाँ बैठो। शर्मा सर 11 बजे तक आएँगे।"

मीरा एक प्लास्टिक कुर्सी पर बैठ गई और इधर-उधर देखने लगी। नंबर। हर तरफ़ नंबर। दीवार पर टेप की हुई प्रिंटआउट्स। एक कैलेंडर जिसमें टैक्स की तारीख़ें लाल रंग से गोल की हुई थीं। कागज़ों के ढेर जिनमें रोज़ और कॉलम्स थे।

"नेगी भैया, ये सब क्या है?" उसने पूछा।

नेगी मुस्कुराया। "ये? ये अकाउंटिंग है। यहाँ हर नंबर किसी के बिज़नेस की कहानी बताता है — कितना कमाया, कितना ख़र्च किया, कितना टैक्स भरना है।"

मीरा ने पलकें झपकाईं। "लेकिन... क्या ये बस नंबर लिखना नहीं है?"

नेगी ने सिर हिलाया। "ज़्यादातर लोग यही सोचते हैं। लेकिन बस नंबर लिखने और अकाउंटिंग करने में बहुत बड़ा फ़र्क़ है। तुम जल्दी समझ जाओगी।"

अकाउंटिंग क्या है?

ठीक 11 बजे शर्मा सर आए। लंबे क़द के आदमी, चाँदी जैसे बाल, गले में चेन से लटका चश्मा, और चेहरे पर शांत मुस्कान। हाथ में स्टील का टिफ़िन और अख़बार।

"अरे, मीरा! आओ, आओ। बैठो, बैठो। नेगी, चाय लाओ।"

चाय आने के बाद शर्मा सर ने अपनी कुर्सी क़रीब खींची।

"तो, मीरा। बताओ। क्या तुम अपने पैसों का हिसाब रखती हो?"

मीरा ने एक पल सोचा। "हाँ सर। जब पापा महीने के पैसे देते हैं, तो मैं लिखती हूँ — बस का किराया, नोटबुक्स, खाना।"

"बहुत अच्छा! तुम्हारी वो छोटी सी नोटबुक — वही अकाउंटिंग की शुरुआत है। तुम हिसाब रख रही हो कि पैसा कहाँ से आया और कहाँ गया।"

उन्होंने एक पेन उठाया और कागज़ पर लिखा:

अकाउंटिंग = बिज़नेस में आने वाले और जाने वाले हर पैसे का पूरा, व्यवस्थित हिसाब रखना — ताकि तुम्हें हमेशा पता रहे कि पैसा कहाँ है और बिज़नेस कैसा चल रहा है।

"बस इतना?" मीरा ने पूछा।

"इसकी जान यही है," शर्मा सर ने कहा। "लेकिन की वर्ड है व्यवस्थित। कोई भी डायरी में नंबर लिख सकता है। अकाउंटिंग का मतलब है उन्हें एक सिस्टमैटिक तरीक़े से लिखना — कुछ नियमों का पालन करते हुए — ताकि वो जानकारी काम की हो।"

तुम्हारा निजी खाता vs बिज़नेस का खाता

शर्मा सर पीछे झुके। "मीरा, तुम्हारी वो पर्सनल नोटबुक जिसमें तुम ख़र्चे लिखती हो — वो तुम्हारा निजी खाता है। तुम्हारे लिए काम करता है क्योंकि तुम्हारी ज़िंदगी सीधी-सादी है। पैसे का एक सोर्स: पापा। कुछ ख़र्चे: बस, खाना, किताबें।"

"लेकिन एक बिज़नेस? एक छोटी सी किराना दुकान भी? उसमें रोज़ सैकड़ों चीज़ें होती हैं।"

उन्होंने उँगलियों पर गिनाया:

1. सामान ख़रीदना — दुकान अलग-अलग आपूर्तिकर्ता से चावल, दाल, साबुन, तेल ख़रीदती है।
2. सामान बेचना — ग्राहक हर घंटे चीज़ें ख़रीदते हैं।
3. बिल भरना — बिजली, किराया, फ़ोन।
4. उधार देना — कुछ ग्राहक कहते हैं "लिखो, बाद में दूँगा।"
5. उधार लेना — दुकानदार होलसेलर से सामान लेकर कहता है "अगले हफ़्ते पेमेंट करूँगा।"
6. तनख़्वाह देना — अगर दुकान में कोई मददर है।
7. टैक्स भरना — GST, आमदनी टैक्स।
8. लोन लेना — शायद बैंक से, दुकान बढ़ाने के लिए।

"अगर तुम ये सब एक डायरी में बिना किसी सिस्टम के लिखो, तो एक हफ़्ते में गड़बड़ हो जाएगी," शर्मा सर ने कहा।

"तो अकाउंटिंग मेरी पर्सनल नोटबुक जैसी है," मीरा ने धीरे से कहा, "लेकिन नियमों के साथ, और बिज़नेस के लिए।"

"बिल्कुल सही," शर्मा सर ने कहा।

फटी हुई नोटबुक — रावत आंटी की विज़िट

तभी दफ़्तर का दरवाज़ा खुला और एक औरत अंदर आई, थोड़ी हाँफ रही थी। सादी सलवार-कमीज़ पहनी थी और हाथ में एक कपड़े का थैला था।

"शर्मा जी! मुझे मदद चाहिए। बैंक मेरे अकाउंट्स माँग रहा है। मेरे पास कोई अकाउंट्स नहीं हैं। मेरे पास बस ये है।"

उसने थैले से एक पुरानी-सी नोटबुक निकाली। कवर फटा हुआ था। पन्ने गिर रहे थे। कुछ एंट्रीज़ पेंसिल में थीं, कुछ पेन में, कुछ नीली इंक में, कुछ लाल में। कई जगह तारीख़ें नहीं थीं। नाम छोटे करके लिखे थे। कुछ पन्नों पर चाय के दाग़ नंबरों को ढक रहे थे।

ये थीं रावत आंटी — वो रावत जनरल स्टोर चलाती थीं, अल्मोड़ा में एक किराना दुकान।

शर्मा सर ने नोटबुक ध्यान से खोली। "रावत जी, देखता हूँ..."

उन्होंने कुछ पन्ने पलटे और ज़ोर से पढ़ा:

• "रमेश — 500" (कौन रमेश? 500 किसके? कब?)
• "तेल — 2000" (कौन सा तेल? ख़रीदा या बेचा? किससे?)
• "नक़द — 15000" (नक़द आया या गया? किस तारीख़ को?)

शर्मा सर ने प्यार से आह भरी। "रावत जी, मैं समझता हूँ। तुम चीज़ें लिखती रही हो। ये अच्छी बात है। लेकिन ये अकाउंटिंग नहीं है। ये बस... नोट्स हैं। मैं फ़र्क़ दिखाता हूँ।"

उन्होंने नेगी को बुलाया। "नेगी, रावत जी को बिश्त ट्रेडर्स का लेजर दिखाओ।"

नेगी ने अपना कंप्यूटर खोला और स्क्रीन रावत आंटी की तरफ़ घुमाई। उसमें एक साफ़-सुथरी, व्यवस्थित टेबल थी:

रावत आंटी टकटकी लगाकर देखती रहीं। "ये तो बहुत साफ़ है। मुझे दिख रहा है कि क्या हो रहा है।"

"हाँ," शर्मा सर ने कहा। "किसी भी वक़्त तुम बता सकती हो कि कितना पैसा है। कौन तुम्हारा पैसा देना है। तुम्हें किसे पैसा देना है। तुम्हारा बिज़नेस फ़ायदे में है या नुक़सान में।"

"और ये," उन्होंने रावत आंटी की फटी नोटबुक की तरफ़ इशारा किया, "कुछ नहीं बताती।"

रावत आंटी शर्मिंदा हुईं। "लेकिन मैं तो बस एक छोटी दुकानदार हूँ..."

शर्मा सर ने हाथ उठाया। "छोटी से छोटी दुकान को भी सही अकाउंट्स चाहिए। बताता हूँ क्यों।"

एक छोटी किराना दुकान को भी अकाउंटिंग क्यों चाहिए

शर्मा सर ने और चाय डाली और आराम से बैठे। मीरा ने एक नई नोटबुक निकाली सब लिखने के लिए।

"पाँच बड़ी वजहें हैं कि हर बिज़नेस को — चाहे कितना भी छोटा हो — सही हिसाब-किताब रखना ज़रूरी है।"

वजह 1: पता चले कि कमा रहे हो या गँवा रहे हो

"रावत जी, सच-सच बताओ — तुम्हारी दुकान फ़ायदे में है?"

रावत आंटी हिचकिचाईं। "लगता तो है... मतलब, पैसा तो रोज़ आता है..."

"लेकिन क्या तुम्हें पता है हर महीने कितना ख़र्च होता है? सामान ख़रीदने पर, किराए पर, बिजली पर, ट्रांसपोर्ट पर?"

उन्होंने सिर हिलाया।

"बिना सही अकाउंट्स के, तुम्हें लगता है कि कमा रही हो, लेकिन असल में धीरे-धीरे नुक़सान हो रहा हो। कई छोटी दुकानें इसलिए बंद हो जाती हैं क्योंकि मालिक को कभी पता ही नहीं चला कि वो कमाने से ज़्यादा ख़र्च कर रहा था।"

बिना अकाउंट्स के ख़तरा: पिथौरागढ़ में एक दुकानदार ने शर्मा सर को बताया कि उसका बिज़नेस "अच्छा चल रहा है।" जब बैठकर ठीक से हिसाब लगाया, तो पता चला कि दुकान दो साल से हर महीने ₹3,000 का नुक़सान कर रही थी। मालिक धीरे-धीरे अपनी बचत ख़र्च कर रहा था बिना इसका एहसास किए।

वजह 2: बैंक से लोन मिले

"तुम आज मेरे पास इसलिए आई हो क्योंकि बैंक ने अकाउंट्स माँगे हैं। बैंक को लोन देने से पहले तुम्हारे अकाउंट्स देखने होते हैं। वो जानना चाहते हैं: क्या ये बिज़नेस ठीक चल रहा है? क्या ये इंसान पैसा वापस कर सकता है?"

"बिना सही अकाउंट्स के, बैंक तुम पर भरोसा नहीं कर सकता। तुम्हारी लोन एप्लिकेशन ख़ारिज हो जाएगी।"

वजह 3: सही टैक्स भरो

"सरकार बिज़नेसेज़ से टैक्स लेती है। अगर तुम रिकॉर्ड नहीं रखतीं, तो दो चीज़ें हो सकती हैं:"

1. ज़्यादा टैक्स भरो — क्योंकि तुम अपने ख़र्चे प्रूव नहीं कर सकतीं, तो सरकार मान लेती है कि तुमने ज़्यादा कमाया।
2. कम टैक्स भरो — ग़लती से, और फिर सरकार पेनल्टी (सज़ा के तौर पर एक्स्ट्रा पैसे) लगाती है।

"दोनों ख़राब हैं। सही अकाउंट्स का मतलब है कि तुम बिल्कुल सही रक़म भरो। न एक रुपया ज़्यादा, न एक रुपया कम।"

वजह 4: उधार का हिसाब रखो

"रावत जी, अभी कितने ग्राहकों पर तुम्हारा पैसा बाक़ी है?"

रावत आंटी ने सोचा। "शायद... पंद्रह? बीस?"

"कुल कितना?"

"मुझे... पक्का नहीं पता।"

"देखो? तुमने लोगों को उधार पर सामान दिया है और तुम्हें पता भी नहीं कि कितना देना है। वो तुम्हारा पैसा है। बिना हिसाब के, कुछ लोग भूल जाएँगे — या भूलने का नाटक करेंगे।"

वजह 5: बेहतर फ़ैसले लो

"अगर तुम अच्छे अकाउंट्स रखो, तो ऐसे सवालों के जवाब मिल सकते हैं:"

• कौन सा सामान सबसे ज़्यादा बिकता है?
• किस महीने सबसे ज़्यादा सेल होती है?
• क्या मैं ट्रांसपोर्ट पर बहुत ज़्यादा ख़र्च कर रही हूँ?
• इस चीज़ का स्टॉक ज़्यादा रखूँ या कम?

"अकाउंटिंग तुम्हें जानकारी देती है। जानकारी से फ़ैसले लेने में मदद मिलती है। अच्छे फ़ैसलों से बिज़नेस बढ़ता है।"

रावत आंटी ने धीरे-धीरे सिर हिलाया। "शर्मा जी, अब समझ आया। लेकिन शुरू कहाँ से करूँ?"

शर्मा सर मुस्कुराए। "चिंता मत करो। हम मदद करेंगे। असल में, मीरा यहाँ चरण बाय चरण अकाउंटिंग सीखेगी। और जैसे-जैसे वो सीखेगी, तुम्हारी बुक्स भी सँभालेंगे।"

उन्होंने मीरा की तरफ़ देखा। "मीरा, तुमने अभी अपना पहला लेसन सुना। चलो पक्का करें कि तुम ठीक से समझी हो।"

बस नंबर लिखना vs असली अकाउंटिंग

मीरा ज़ोर-शोर से नोट्स लिख रही थी। शर्मा सर ने गौर किया और बोले, "अच्छा। अब मैं फ़र्क़ बिल्कुल साफ़ कर देता हूँ।"

"इसे ऐसे सोचो," शर्मा सर ने कहा। "तुम जानती हो डॉक्टर्स प्जोखिम्रिप्शन कैसे लिखते हैं?"

"हाँ, उस भयंकर हैंडराइटिंग में," मीरा हँसी।

"बिल्कुल। लेकिन हैंडराइटिंग ख़राब होने के बावजूद, इंडिया का हर फ़ार्मासिस्ट उसे पढ़ सकता है। क्यों? क्योंकि एक सिस्टम पालन होता है। दवा का नाम, डोज़, कितनी बार लेनी है — ये हमेशा एक तय फ़ॉर्मेट में होता है। अकाउंटिंग भी बिज़नेस के नंबरों के साथ यही करती है। एक ऐसा सिस्टम बनाती है जिसे सब पालन कर सकें।"

जब अकाउंट्स नहीं रखते तो क्या होता है

शर्मा सर गंभीर हो गए। "मैं तुम्हें कुछ असली समस्याएँ बताता हूँ जो मैंने तीस साल CA रहते हुए देखी हैं।"

समस्या 1: टैक्स नोटिस और पेनल्टी

"रुद्रपुर में एक दुकानदार ने कभी कोई रिकॉर्ड नहीं रखे। एक दिन उसे आमदनी टैक्स डिपार्टमेंट से नोटिस आया। उन्होंने उसकी आमदनी ₹12 लाख एस्टिमेट की और उस पर टैक्स माँगा। उसकी असली आमदनी सिर्फ़ ₹4 लाख थी — लेकिन उसके पास प्रूव करने के लिए कोई रिकॉर्ड नहीं थे। उसे ₹12 लाख पर टैक्स भरना पड़ा, प्लस पेनल्टी।"

समस्या 2: लोन रिजेक्शन

"काशीपुर में एक औरत अपना टेलरिंग बिज़नेस बढ़ाना चाहती थी। वो बैंक गई ₹2 लाख का लोन लेने। बैंक ने अकाउंट्स माँगे। उसके पास कुछ नहीं था। लोन ख़ारिज। उसका बिज़नेस अच्छा था, लेकिन वो कागज़ पर प्रूव नहीं कर सकी।"

समस्या 3: साझेदारी में झगड़े

"रामनगर में दो भाई मिलकर एक हार्डवेयर शॉप चलाते थे। कोई सही अकाउंट्स नहीं। पाँच साल बाद ज़बरदस्त लड़ाई। एक बोला 'मैंने ज़्यादा पैसा लगाया।' दूसरा बोला 'नहीं, मैंने।' कोई रिकॉर्ड नहीं था। परिवार टूट गया।"

समस्या 4: चोरी का पता ही नहीं चला

"हल्द्वानी में एक दुकान का मालिक था जिसका मददर रोज़ कैश बॉक्स से ₹500 चुरा रहा था। अकाउंटिंग नहीं होने की वजह से मालिक को कभी पता ही नहीं चला। ये दो साल तक चला। ₹3,65,000 का नुक़सान।"

समस्या 5: बिना वॉर्निंग के बिज़नेस डूब गया

"एक रेस्टोरेंट मालिक सोचता था कि बिज़नेस बहुत अच्छा चल रहा है क्योंकि ग्राहकों रोज़ आते थे। लेकिन उसने कभी अपने ख़र्चे ठीक से ट्रैक नहीं किए। जब तक उसे पता चला कि वो कमाने से ज़्यादा ख़र्च कर रहा है, तब तक ₹5 लाख का क़र्ज़ हो चुका था।"

मीरा ने रावत आंटी को देखा। रावत आंटी चिंतित लग रही थीं।

"चिंता मत करो," शर्मा सर ने प्यार से कहा। "ये समस्याएँ तब होती हैं जब अकाउंटिंग नहीं होती। यही तो हम ठीक करने आए हैं।"

अकाउंटिंग एक भाषा है

शर्मा सर उठे और दीवार पर लगे व्हाइटबोर्ड की तरफ़ गए।

"आज के लिए एक आख़िरी बात, मीरा। मैं चाहता हूँ कि तुम अकाउंटिंग को एक भाषा की तरह सोचो।"

"हिंदी एक भाषा है। इंग्लिश एक भाषा है। और अकाउंटिंग? ये बिज़नेस की भाषा है।"

"जैसे हिंदी में ग्रामर के नियम हैं — सब्जेक्ट, वर्ब, ऑब्जेक्ट — अकाउंटिंग में भी नियम हैं। जैसे बच्चे हिंदी के शब्द एक-एक करके सीखते हैं, वैसे ही तुम अकाउंटिंग के शब्द एक-एक करके सीखोगी।"

"और जैसे हिंदी जानने से तुम पूरे इंडिया में लोगों से बात कर सकती हो, वैसे ही अकाउंटिंग जानने से तुम दुनिया में कहीं का भी बिज़नेस समझ सकती हो।"

उन्होंने व्हाइटबोर्ड पर लिखा:

अकाउंटिंग = बिज़नेस की भाषा। ये नंबरों में बिज़नेस की कहानी बताती है। जो ये भाषा जानता है, वो किसी भी बिज़नेस की कहानी पढ़ सकता है।

"अल्मोड़ा की एक दुकान और मुंबई की एक कंपनी — दोनों एक ही अकाउंटिंग के नियम इस्तेमाल करती हैं। इसकी ख़ूबसूरती यही है। एक बार ये भाषा सीख ली, तो कहीं भी काम कर सकती हो।"

मीरा उस दिन पहली बार मुस्कुराई। भाषा तो वो सीख सकती है। उसने हिंदी सीखी है, इंग्लिश सीखी है। ये भी सीख सकती है।

मीरा का दिन का काम

रावत आंटी के जाने से पहले, शर्मा सर ने मीरा को उसका पहला काम दिया।

"मीरा, मैं चाहता हूँ कि तुम रावत आंटी के साथ दस मिनट बैठो। उनकी नोटबुक देखो। जो भी ग़लतियाँ दिखें उनकी लिस्ट बनाओ। कौन सी जानकारी ग़ायब है? क्या करने से ये बेहतर होगी?"

मीरा रावत आंटी के साथ बैठी और नोटबुक पन्ना-पन्ना देखी। दस मिनट बाद उसके पास एक लिस्ट थी:

1. कई एंट्रीज़ में तारीख़ नहीं — पता नहीं चलता कब हुआ।
2. पूरे नाम नहीं — बस "रमेश" या "तेल।" कौन रमेश? कौन सा तेल?
3. विवरण नहीं — "500" से पता नहीं चलता कि मिला या दिया।
4. सब कुछ मिला-जुला — ख़रीदना, बेचना, ख़र्चे, सब एक ही पन्ने पर बिना किसी अलगाव के।
5. कोई कुल नहीं — पन्ने बस चलते जाते हैं बिना किसी मंथली कुल या रनिंग बैलेंस के।
6. कुछ पन्ने ग़ायब — कुछ पन्ने फटकर निकल गए थे।
7. दो अलग-अलग हैंडराइटिंग — कभी रावत आंटी ने लिखा, कभी उनके बेटे ने, अलग-अलग स्टाइल में।
8. नक़द और उधार में कोई फ़र्क़ नहीं — पता नहीं चलता कि पैसा सच में आया-गया या उधार था।

शर्मा सर ने उसकी लिस्ट पढ़ी और सिर हिलाया। "शाबाश। इनमें से हर एक समस्या को अकाउंटिंग हल करती है। अगले कुछ हफ़्तों में मैं तुम्हें सिखाऊँगा कि कैसे।"

क्विक रीकैप — चैप्टर 1

अकाउंटिंग क्या है? — बिज़नेस में आने-जाने वाले पैसे का व्यवस्थित तरीक़े से हिसाब रखना।

ये बस नंबर लिखने से अलग कैसे है? — इसमें नियम हैं, तय फ़ॉर्मेट है, और ऐसी जानकारी बनती है जिसे कोई भी पढ़ और समझ सकता है।

हर बिज़नेस को ये क्यों चाहिए?

• फ़ायदा हो रहा है या नुक़सान, ये जानने के लिए
• बैंक से लोन लेने के लिए
• सही टैक्स भरने के लिए
• कौन उधार देना है और किसे उधार देना है, ट्रैक करने के लिए
• समझदारी से बिज़नेस के फ़ैसले लेने के लिए

बिना अकाउंटिंग के क्या होता है? — टैक्स पेनल्टी, लोन रिजेक्शन, झगड़े, चोरी, बिज़नेस डूबना।

मुख्य बात: अकाउंटिंग बिज़नेस की भाषा है। सीख लो, तो कहीं भी काम कर सकते हो।

अभ्यास अभ्यास — ख़ुद करके देखो

तुम्हें दुकान की ज़रूरत नहीं। अपनी ज़िंदगी या अपने घर के छोटे-मोटे ख़र्चों से ट्राई करो।

अभ्यास 1: एक ख़ाली नोटबुक लो। अगले तीन दिन, अपने घर में होने वाला हर पैसे का लेन-देन लिखो। ये फ़ॉर्मेट पालन करो:

कम से कम 10 एंट्रीज़ लिखो।

अभ्यास 2: तीन दिन बाद, सारे "पैसा आया" जोड़ो और सारे "पैसा गया" जोड़ो। फ़र्क़ निकालो। वो नंबर तुम्हें क्या बताता है?

अभ्यास 3: अपने शहर या गाँव की एक छोटी दुकान के बारे में सोचो। उस दुकान में रोज़ होने वाले कम से कम 8 अलग-अलग तरह के ट्रांज़ैक्शन्स की लिस्ट बनाओ। (हिंट: सामान ख़रीदना, ग्राहकों को बेचना, किराया भरना, उधार देना...)

अभ्यास 4: रावत आंटी की गंदी नोटबुक की समस्याएँ देखो (जो मीरा ने लिस्ट बनाई)। इनमें से कौन सी समस्याएँ तुम्हारी नोटबुक में भी हैं? तुम उन्हें कैसे ठीक करोगे?

मज़ेदार तथ्य — दुनिया के सबसे पुराने अकाउंट्स

क्या तुम्हें पता है कि अकाउंटिंग दुनिया के सबसे पुराने हुनर में से एक है? प्राचीन मेसोपोटेमिया (आज का इराक़) में लोग 5,000 साल पहले मिट्टी की टैबलेट्स पर अकाउंट्स रखते थे! वो लिखते थे कि कितने बोरे अनाज हैं, कितनी भेड़ें बेचीं, और किसका कितना बाक़ी है।

इंडिया में कौटिल्य के अर्थशास्त्र (लगभग 300 ईसा पूर्व लिखा गया) में विस्तार से बताया गया है कि एक राज्य को अपने अकाउंट्स कैसे रखने चाहिए। तो जब तुम अकाउंटिंग सीखते हो, तो एक ऐसा हुनर सीख रहे हो जो हज़ारों साल पुराना है — और आज भी धरती पर सबसे काम के हुनर में से एक है।

और सबसे अच्छी बात: अकाउंटिंग की माँग कभी ख़त्म नहीं होगी। जब तक लोग बिज़नेस करेंगे, उन्हें किसी ना किसी की ज़रूरत होगी जो उनका हिसाब-किताब रखे। वो कोई तुम हो सकते हो।

कल, मीरा अकाउंटिंग की सबसे बुनियादी ईंट सीखेगी — ट्रांज़ैक्शन। असल में ट्रांज़ैक्शन किसे कहते हैं? चलो पता करते हैं।

पैसा आया, पैसा गया — ट्रांज़ैक्शन्स

मीरा का दफ़्तर में दूसरा दिन था। वो जल्दी आई, सबके लिए चाय बनाई, और अपनी नोटबुक खोलकर डेस्क पर बैठ गई। कल उसने सीखा था कि अकाउंटिंग क्यों ज़रूरी है। आज शर्मा सर ने पहला असली कॉन्सेप्ट सिखाने का वादा किया था। "आज," उन्होंने अपना स्टील का टिफ़िन डेस्क पर रखते हुए कहा, "हम ट्रांज़ैक्शन्स के बारे में सीखेंगे। ये अकाउंटिंग का एटम है। सब कुछ इसी से बनता है।"

ट्रांज़ैक्शन क्या है?

शर्मा सर ने अपनी डेस्क से दो चीज़ें उठाईं: एक पेन और एक दस रुपये का नोट।

"मीरा, मैं तुम्हें ये पेन दूँगा। तुम मुझे दस रुपये दो।"

मीरा हँसी लेकिन खेल में शामिल हो गई। उसने पेन लिया। उन्होंने दस रुपये का नोट लिया।

"अभी क्या हुआ?" उन्होंने पूछा।

"आपने मुझे दस रुपये में पेन बेचा," मीरा ने कहा।

"सही। कुछ एक्सबदलाव हुआ। मैंने तुम्हें पेन दिया। तुमने मुझे पैसे दिए। ये एक्सबदलाव — यही ट्रांज़ैक्शन है।"

उन्होंने व्हाइटबोर्ड पर लिखा:

ट्रांज़ैक्शन = कोई भी एक्सबदलाव जिसमें पैसा या पैसे की वैल्यू वाली कोई चीज़ शामिल हो।

"जब भी पैसा हाथ बदलता है, या सामान हाथ बदलता है, या पेमेंट करने का वादा किया जाता है — वो ट्रांज़ैक्शन है।"

"रोज़मर्रा की ज़िंदगी से और उदाहरण दूँ।"

"तो ट्रांज़ैक्शन सिर्फ़ ख़रीदना-बेचना नहीं है?" मीरा ने पूछा।

"नहीं! किराया देना ट्रांज़ैक्शन है। लोन मिलना ट्रांज़ैक्शन है। मददर को तनख़्वाह देना ट्रांज़ैक्शन है। अपना ख़ुद का पैसा बिज़नेस में डालना — वो भी ट्रांज़ैक्शन है। कोई भी इवेंट जो बिज़नेस की पैसे की तस्वीर बदले, वो ट्रांज़ैक्शन है।"

कैश ट्रांज़ैक्शन vs क्रेडिट ट्रांज़ैक्शन

"अब," शर्मा सर ने कहा, "ट्रांज़ैक्शन्स दो मुख्य टाइप के होते हैं। ये इंपॉर्टेंट है। ध्यान से सुनो।"

कैश ट्रांज़ैक्शन — पैसा अभी

"जब तुम चाय ख़रीदकर तुरंत ₹15 देते हो — पैसा मौक़े पर ही हाथ बदलता है। ये कैश ट्रांज़ैक्शन है।"

कैश ट्रांज़ैक्शन = पेमेंट एक्सबदलाव के वक़्त तुरंत होती है।

"ध्यान दो: 'कैश' का मतलब यहाँ सिर्फ़ नोट और सिक्के नहीं है। अगर तुम ख़रीदते वक़्त UPI, डेबिट कार्ड, या बैंक ट्रांसफ़र से पे करो — तो भी ये कैश ट्रांज़ैक्शन है। बात ये है कि पेमेंट तुरंत हो गई।"

क्रेडिट ट्रांज़ैक्शन — पैसा बाद में

"लेकिन कभी-कभी पेमेंट तुरंत नहीं होती। रावत आंटी होलसेलर से चावल ख़रीदती हैं। चावल आज आता है। लेकिन पेमेंट अगले हफ़्ते। ये क्रेडिट ट्रांज़ैक्शन है।"

क्रेडिट ट्रांज़ैक्शन = सामान या सेवा अभी एक्सबदलती है, लेकिन पेमेंट बाद में। हिंदी में इसे उधार कहते हैं।

"मीरा, तुम्हारे गाँव में लोग उधार पर चीज़ें ख़रीदते हैं?"

"हर वक़्त!" मीरा ने कहा। "हमारी लोकल दुकान पर लोग बोलते हैं 'लिख लो, महीने में दूँगा।' दुकानदार अपनी बही खाता में लिखता है।"

"बिल्कुल। वो बही खाता वाली एंट्री? वही क्रेडिट ट्रांज़ैक्शन दर्ज करना है।"

यहाँ एक कंपेरिज़न है:

पैसा आया vs पैसा गया

शर्मा सर ने व्हाइटबोर्ड पर दो ऐरोज़ बनाए — एक अंदर की तरफ़, एक बाहर की तरफ़।

"हर ट्रांज़ैक्शन बिज़नेस के नज़रिए से दो में से एक काम करता है:"

पैसा आया (इनफ़्लो)

"पैसा बिज़नेस में आता है। उदाहरण:"

• ग्राहक सामान का पैसा देता है
• ग्राहक पुराना उधार चुकाता है
• बैंक से लोन मिलता है
• तुम अपनी बचत बिज़नेस में डालते हो

पैसा गया (आउटफ़्लो)

"पैसा बिज़नेस से बाहर जाता है। उदाहरण:"

• आपूर्तिकर्ता से स्टॉक ख़रीदते हो
• किराया देते हो
• बिजली का बिल भरते हो
• मददर को तनख़्वाह देते हो
• लोन की किस्त चुकाते हो

"कुछ ट्रांज़ैक्शन्स में पैसा आता है। कुछ में पैसा जाता है। अकाउंटेंट का काम है दोनों को दर्ज करना — साफ़, सही, और वक़्त पर।"

मीरा रावत आंटी की दुकान पर जाती है

दोपहर को शर्मा सर ने मीरा और नेगी भैया को रावत आंटी की दुकान पर भेजा, अल्मोड़ा। हल्द्वानी से बस का सफ़र पहाड़ी सड़कों से होते हुए तक़रीबन तीन घंटे का था।

रावत जनरल स्टोर मुख्य सड़क पर एक छोटी लेकिन बिज़ी किराना दुकान थी। अलमारियों में चावल, दाल, तेल, साबुन, बिस्किट्स, मसाले, और डिटर्जेंट भरे थे। रावत आंटी का बेटा काउंटर पर उनकी मदद करता था।

"मीरा, मैं चाहता हूँ कि तुम यहाँ दो घंटे बैठो," नेगी भैया ने कहा। "हर ट्रांज़ैक्शन देखो जो होता है। अपनी नोटबुक में लिखो। हर एक के लिए नोट करो:"

1. क्या हुआ (विवरण)
2. कितना पैसा (रक़म)
3. कैश या क्रेडिट?
4. पैसा आया या गया?

"मैं पास में बिष्ट जी के वेयरहाउस देखने जा रहा हूँ। 5 बजे तक वापस आता हूँ।"

मीरा काउंटर के पास एक स्टूल पर बैठी, नोटबुक हाथ में, और देखती रही।

रावत जनरल स्टोर में दो घंटे

दुकान मीरा की उम्मीद से ज़्यादा बिज़ी थी। सिर्फ़ दो घंटों में उसने ये देखा और लिखा:

ट्रांज़ैक्शन 1: एक औरत ने 2 kg चावल (₹80), 1 kg दाल (₹120), और एक साबुन (₹35) ख़रीदा। उसने ₹235 कैश दिए।

ट्रांज़ैक्शन 2: रावत आंटी के बेटे ने एक आपूर्तिकर्ता की डिलीवरी उतारी — 10 पैकेट बिस्किट्स, 5 kg हल्दी, और 20 साबुन। डिलीवरी वाले के पास ₹4,200 का बिल था। रावत आंटी ने कहा, "शनिवार को दूँगी।" डिलीवरी वाले ने नोट किया और चला गया।

ट्रांज़ैक्शन 3: एक बूढ़े आदमी ने आकर कहा, "रावत जी, पिछले महीने तेल और दाल उधार ली थी। ये लो ₹650।" रावत आंटी ने पैसे लिए और उसका नाम नोटबुक में ढूँढने लगीं।

ट्रांज़ैक्शन 4: रावत आंटी के बेटे ने बगल के पोस्ट दफ़्तर में जाकर बिजली का बिल भरा — ₹1,100।

ट्रांज़ैक्शन 5: एक स्कूल का लड़का आया और बिस्किट्स का पैकेट (₹20) और कोल्ड ड्रिंक (₹30) ख़रीदा। ₹50 कैश दिए।

ट्रांज़ैक्शन 6: रावत आंटी ने एक औरत को सामान का बंडल दिया जो बोली, "दीदी, लिखो ना, पेंशन आएगी तो दे दूँगी।" सामान ₹380 का था। ये उधार था।

ट्रांज़ैक्शन 7: एक आदमी ने 5 kg आटा (₹200) ख़रीदा और UPI से पे किया। फ़ोन बजा — "₹200 रिसीव्ड।"

ट्रांज़ैक्शन 8: रावत आंटी ने एक लड़के को ₹200 दिए जिसने सुबह भारी बोरियाँ उठाने में मदद की — उसकी दिहाड़ी।

ट्रांज़ैक्शन 9: एक नियमित ग्राहक ने बड़ा ऑर्डर दिया — 10 kg चावल, 5 kg चीनी, 2 लीटर तेल, और दूसरा सामान, कुल ₹1,850। उसने ₹1,000 कैश दिए और बोला, "बाक़ी अगले हफ़्ते।" तो ₹850 उधार पर था।

ट्रांज़ैक्शन 10: रावत आंटी ने रजिस्टर से कुछ कैश गिनकर ₹5,000 एक लिफ़ाफ़े में रखे। "ये मकान मालिक के लिए है," उन्होंने बेटे से कहा। "कल दे देना।" उन्होंने इसे किराए के लिए अलग रख दिया।

ट्रांज़ैक्शन 11: एक औरत ने दाल का पैकेट वापस किया, कहा कि इसमें कीड़े हैं। रावत आंटी ने वापस ले लिया और ₹120 कैश में लौटाए।

ट्रांज़ैक्शन 12: बंद करने के वक़्त के क़रीब, रावत आंटी ने बगल के स्टॉल से अपने और बेटे के लिए चाय और समोसे ख़रीदे — ₹60।

मीरा अपने नोट्स व्यवस्थित करती है

हल्द्वानी वापसी की बस में, नेगी भैया ने मीरा की नोटबुक देखी। "अच्छा ऑब्ज़र्वेशन किया। अब इन्हें व्यवस्थित करो। सब कुछ एक टेबल में डालो।"

मीरा ने एक टेबल बनाई और ध्यान से भरी:

नेगी भैया ने सिर हिलाकर तारीफ़ की। "ये रावत आंटी की फटी नोटबुक से बहुत बेहतर है, है ना?"

"बहुत बेहतर!" मीरा ने कहा। "मुझे सच में दिख रहा है कि आज क्या-क्या हुआ।"

ज़रूरी ऑब्ज़र्वेशन्स

अगली सुबह दफ़्तर में, शर्मा सर ने मीरा की टेबल देखी। उन्होंने कई ज़रूरी बातें बताईं।

1. UPI भी कैश ट्रांज़ैक्शन है

"ट्रांज़ैक्शन 7 देखो? ग्राहक ने UPI से पे किया। तुमने सही 'कैश' लिखा। बहुत से स्टूडेंट्स यहाँ कन्फ़्इस्तेमाल होते हैं। याद रखो: कैश ट्रांज़ैक्शन का मतलब है पेमेंट तुरंत हुई। फ़र्क नहीं पड़ता कि नोटों से हुई, सिक्कों से, UPI से, बैंक ट्रांसफ़र से, या डेबिट कार्ड से। अगर पैसा तुरंत मूव हुआ, तो ये कैश ट्रांज़ैक्शन है।"

2. कुछ कैश, कुछ क्रेडिट — ये आम बात है

"ट्रांज़ैक्शन 9 बहुत यथार्थवादी है। ग्राहक कुछ रक़म अभी देता है और कुछ बाद में। इंडियन बिज़नेसेज़ में ये हर वक़्त होता है। तुम्हें दोनों हिस्से साफ़ तौर पर दर्ज करने होंगे — कैश वाला हिस्सा और क्रेडिट वाला हिस्सा।"

3. रिटर्न्स भी ट्रांज़ैक्शन्स हैं

"ट्रांज़ैक्शन 11 — ग्राहक ने ख़राब दाल वापस की और रिफ़ंड मिला। इसे सेल्स रिटर्न कहते हैं। ये एक असली ट्रांज़ैक्शन है। पैसा बाहर गया। इसे दर्ज करना ज़रूरी है।"

4. मालिक के निजी ख़र्चे

"ट्रांज़ैक्शन 12 — रावत आंटी ने अपने लिए चाय ख़रीदी। ये ट्रिकी है। क्या ये बिज़नेस ख़र्चा है या पर्सनल ख़र्चा? सही अकाउंटिंग में, बिज़नेस ख़र्चों को पर्सनल ख़र्चों से अलग रखना ज़रूरी है। ये हम आगे ब्योरा में सीखेंगे।"

5. पैसा अलग रखना अभी ट्रांज़ैक्शन नहीं है

"ट्रांज़ैक्शन 10 — उन्होंने किराये का पैसा लिफ़ाफ़े में रखा। स्ट्रिक्टली स्पीकिंग, ट्रांज़ैक्शन तब होता है जब पैसा ऐक्चुअली मकान मालिक को दिया जाए। लिफ़ाफ़े में रखना बस तैयारी है। लेकिन इस चरण पर सिम्प्लिसिटी के लिए, हमने दर्ज कर लिया क्योंकि पैसा कमिटेड हो चुका है।"

छोटे बिज़नेस में ट्रांज़ैक्शन्स के टाइप्स

शर्मा सर ने व्हाइटबोर्ड पर एक चार्ट बनाया जिसमें रावत आंटी जैसी छोटी दुकान के सभी तरह के ट्रांज़ैक्शन्स समराइज़ किए:

1. सेल्स ट्रांज़ैक्शन्स

ग्राहकों को सामान बेचना।

• कैश सेल्स (ग्राहक अभी पे करता है)
• क्रेडिट सेल्स (ग्राहक बाद में पे करता है — उधार)

2. परचेज़ ट्रांज़ैक्शन्स

आपूर्तिकर्ता से सामान ख़रीदना दुकान में बेचने के लिए।

• कैश परचेज़ (आपूर्तिकर्ता को अभी पे करो)
• क्रेडिट परचेज़ (आपूर्तिकर्ता को बाद में पे करो)

3. ख़र्चा ट्रांज़ैक्शन्स

बिज़नेस चलाने पर पैसा ख़र्च करना (बेचने के लिए सामान ख़रीदना नहीं)।

• किराया
• बिजली
• मज़दूरी/तनख़्वाह
• मरम्मत
• ट्रांसपोर्ट

4. रसीद ट्रांज़ैक्शन्स

वो पैसा मिलना जो बाक़ी था।

• ग्राहक उधार चुकाता है
• आपूर्तिकर्ता से रिफ़ंड मिलना

5. पेमेंट ट्रांज़ैक्शन्स

वो पैसा देना जो तुम पर बाक़ी है।

• क्रेडिट पर ख़रीदे सामान का आपूर्तिकर्ता को पेमेंट
• लोन की किस्त चुकाना

6. रिटर्न ट्रांज़ैक्शन्स

सामान वापस आना।

• सेल्स रिटर्न (ग्राहक सामान तुम्हें वापस करता है)
• परचेज़ रिटर्न (तुम सामान आपूर्तिकर्ता को वापस करते हो)

7. मालिक से जुड़े ट्रांज़ैक्शन्स

• मालिक अपना निजी पैसा बिज़नेस में डालता है (कैपिटल)
• मालिक बिज़नेस का पैसा निजी काम के लिए निकालता है (ड्रॉइंग्स)

"अभी ये सब रटने की कोशिश मत करो," शर्मा सर ने कहा। "अगले कुछ हफ़्तों में तुम हर टाइप कई बार देखोगी। आज की ज़रूरी बात ये है: अब तुम जानती हो कि ट्रांज़ैक्शन क्या है, कैश और क्रेडिट में फ़र्क़ क्या है, और पैसा आया और पैसा गया में फ़र्क़ क्या है।"

हर ट्रांज़ैक्शन को दर्ज करना क्यों ज़रूरी है

"मीरा, एक आख़िरी बात," शर्मा सर ने कहा। "तुमने रावत आंटी की दुकान पर सिर्फ़ दो घंटे देखा और बारह ट्रांज़ैक्शन्स गिने। पूरे दिन में शायद पचास-साठ हों। एक महीने में? एक हज़ार से ऊपर।"

"अगर एक भी छूट गया, तो महीने के अंत में नंबर नहीं मिलेंगे। सोचो अगर सिर्फ़ एक ₹4,200 की क्रेडिट परचेज़ ट्रैक से बाहर हो जाए। महीने के अंत में तुम्हारे रिकॉर्ड दिखाएँगे कि तुम्हारे पास ₹4,200 ज़्यादा हैं जो असल में हैं ही नहीं। आपूर्तिकर्ता पैसा माँगने आएगा, और तुम कन्फ़्इस्तेमाल हो जाओगी।"

"इसीलिए अकाउंटेंट्स केयरफ़ुल लोग होते हैं। हर. एक. ट्रांज़ैक्शन. रिकॉर्ड. होना. चाहिए।"

उन्होंने ज़ोर से टेबल पर थपथपाया।

"तुम सीखोगी कि इन्हें ठीक से कैसे दर्ज करना है, आने वाले चैप्टर्स में। अभी जो हुनर तुम बना रही हो वो है: ऑब्ज़र्वेशन। हर ट्रांज़ैक्शन को होते हुए गौर करना सीखना। यही तुमने आज रावत आंटी की दुकान पर अभ्यास किया।"

क्विक रीकैप — चैप्टर 2

ट्रांज़ैक्शन क्या है? — कोई भी एक्सबदलाव जिसमें पैसा या पैसे की वैल्यू वाली कोई चीज़ शामिल हो।

दो मुख्य टाइप:

• कैश ट्रांज़ैक्शन — पेमेंट तुरंत होती है (UPI, कार्ड, बैंक ट्रांसफ़र शामिल हैं)
• क्रेडिट ट्रांज़ैक्शन — सामान/सेवा अभी, पेमेंट बाद में (उधार)

दो डायरेक्शन्स:

• पैसा आया — पैसा बिज़नेस में आता है (सेल्स, उधार की वापसी, लोन मिलना)
• पैसा गया — पैसा बिज़नेस से बाहर जाता है (ख़रीदारी, किराया, तनख़्वाह, बिल)

ट्रांज़ैक्शन्स की सात श्रेणियाँ: सेल्स, परचेज़, ख़र्चे, रसीद, पेमेंट्स, रिटर्न्स, मालिक से जुड़े।

सुनहरा नियम: हर एक ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड होना चाहिए। एक भी छूटा, तो नंबर नहीं मिलेंगे।

अभ्यास अभ्यास — ख़ुद करके देखो

अभ्यास 1: अपने घर के पास की एक छोटी दुकान पर जाओ (किराना, स्टेशनरी, चाय की दुकान — कुछ भी)। 30 मिनट से एक घंटे तक वहाँ बैठो। हर ट्रांज़ैक्शन जो देखो वो इस फ़ॉर्मेट में लिखो:

कम से कम 8 ट्रांज़ैक्शन्स दर्ज करो।

अभ्यास 2: नीचे दिए गए हर ट्रांज़ैक्शन के लिए बताओ — कैश है या क्रेडिट, और पैसा आया या गया (दुकानदार के नज़रिए से):

अभ्यास 3: अपने घर का एक दिन सोचो। उस दिन होने वाला हर ट्रांज़ैक्शन लिस्ट करो। सुबह की चाय (दूध, चीनी, गैस पर ₹ ख़र्च), स्कूल फ़ीस, बस का किराया, सब्ज़ी ख़रीदना, फ़ोन रीचार्ज — सब कुछ। तुम हैरान रहोगे कि एक दिन में कितने ट्रांज़ैक्शन्स होते हैं!

मज़ेदार तथ्य — बही खाता की परंपरा

इंडिया की अकाउंटिंग परंपरा दुनिया की सबसे पुरानी में से एक है। बही खाता सिस्टम भारतीय व्यापारी सदियों से इस्तेमाल कर रहे हैं। मारवाड़ी बिज़नेसमैन, गुजराती ट्रेडर्स, और पूरे देश के दुकानदार अपनी बहियाँ लाल कपड़े के कवर वाली हैंडरिटन किताबों में रखते आए हैं।

दिवाली पर कई इंडियन बिज़नेसेज़ नई बही खाता शुरू करती हैं — नए फ़ाइनेंशियल ईयर के लिए एक ताज़ी किताब। इसीलिए दिवाली को बिज़नेसेज़ के लिए नई शुरुआत का त्योहार भी कहते हैं। पुरानी किताब बंद होती है, और नई किताब देवी लक्ष्मी की पूजा के साथ खोली जाती है।

और उत्तराखंड की पहाड़ियों में, दुकानदार पीढ़ियों से अपने तरीक़े से उधार का हिसाब रखते आए हैं — अक्सर एक छोटी नोटबुक में बस नाम और रक़म। जो तुम अभी सीख रहे हो वो वही है जो तुम्हारे दादा-दादी इंस्टिंक्ट से जानते थे, बस उसका व्यवस्थित्ड, पेशेवर वर्शन।

ये हुनर तुम्हारे ख़ून में है। तुम बस उसे पेशेवर बनाना सीख रहे हो।

अगले चैप्टर में मीरा अकाउंटिंग का सबसे ताक़तवर आइडिया सीखती है — डबल-एंट्री सिस्टम। हर ट्रांज़ैक्शन के दो पहलू होते हैं। ये सब कुछ बदल देता है।

डबल-एंट्री का जादू

मीरा डे 3 पर दफ़्तर में एक सवाल लेकर आई जो रात भर उसे सोने नहीं दे रहा था। "शर्मा सर, कल मैंने रावत आंटी की दुकान से बारह ट्रांज़ैक्शन्स रिकॉर्ड किए। लिखा कि क्या हुआ और कितना पैसा आया या गया। क्या ये काफ़ी नहीं है? और क्या बचा है?" शर्मा सर ने अपनी धीमी, जानकार मुस्कान दी। "मीरा, कल तुमने जो किया वो ऐसा था जैसे एक सिक्के का सिर्फ़ एक पहलू देखकर उसे डिस्क्राइब कर दो। आज मैं सिक्का पलटूँगा। आज तुम अकाउंटिंग का सबसे बड़ा आइडिया सीखोगी। आज के बाद, तुम पैसे को कभी उसी नज़र से नहीं देखोगी।"

हर ट्रांज़ैक्शन के दो पहलू होते हैं

शर्मा सर ने डेस्क पर एक ₹100 का नोट रखा।

"मीरा, मान लो रावत आंटी ₹100 में एक दाल का पैकेट बेचती हैं। कैश पेमेंट। सीधा सा ट्रांज़ैक्शन। क्या होता है?"

"उन्हें ₹100 मिलते हैं," मीरा ने कहा।

"हाँ। उनका कैश ₹100 बढ़ जाता है। लेकिन और क्या बदलता है?"

मीरा रुकी। "उम्म... उनका स्टॉक? उनके पास एक दाल का पैकेट था। अब नहीं है।"

शर्मा सर ने उत्साह में हल्के से डेस्क पर हाथ मारा। "बिल्कुल! दो चीज़ें बदलीं। उनका कैश बढ़ा ₹100 से। और उनका दाल का स्टॉक घटा कुछ रक़म से। एक ट्रांज़ैक्शन — दो इफ़ेक्ट्स।"

वो व्हाइटबोर्ड की तरफ़ गए।

"एक और उदाहरण देता हूँ। रावत आंटी ₹1,100 का बिजली बिल भरती हैं। क्या बदलता है?"

मीरा ने सोचा। "उनका कैश ₹1,100 कम हो जाता है।"

"और?"

"और... बिजली इस्तेमाल हुई। तो एक ख़र्चा है?"

"बिल्कुल सही। उनका कैश कम हुआ और उनका बिजली ख़र्चा बढ़ा। फिर से — एक ट्रांज़ैक्शन, दो इफ़ेक्ट्स।"

उन्होंने व्हाइटबोर्ड पर की आइडिया अंडरलाइन किया:

हर एक ट्रांज़ैक्शन कम से कम दो अकाउंट्स को असर डालता है।

ये अकाउंटिंग का बुनियादी नियम है। इसे डबल-एंट्री सिस्टम कहते हैं।

"ये आइडिया," शर्मा सर ने मीरा की तरफ़ मुड़कर कहा, "एक इटैलियन मैथमेटिशियन लूका पैसिओली ने सन 1494 में डिस्क्राइब किया था। 500 साल से ज़्यादा पहले। और आज भी दुनिया का हर बिज़नेस, बैंक, और सरकार इसे इस्तेमाल करती है। ये बिज़नेस की हिस्ट्री के सबसे बड़े इन्वेंशन्स में से एक है।"

झूले वाली एनालॉजी

"एक झूला (सीसॉ) सोचो," शर्मा सर ने कहा। "जिस पर बच्चे पार्क में खेलते हैं।"

"जब एक तरफ़ ऊपर जाती है, दूसरी नीचे आती है। झूला हमेशा बैलेंस करता है। अगर एक तरफ़ वज़न डालो, तो दूसरी तरफ़ बराबर वज़न डालना पड़ेगा।"

"अकाउंटिंग भी ऐसे ही काम करती है। जब एक अकाउंट एक तरफ़ प्रभावित होता है, तो दूसरा अकाउंट दूसरी तरफ़ उतनी ही रक़म से प्रभावित होना चाहिए। बुक्स को हमेशा बैलेंस करना चाहिए।"

"अगर तुम्हारी बुक्स बैलेंस नहीं करतीं — अगर दोनों साइड्स बराबर नहीं हैं — तो मतलब कहीं ग़लती हुई है। ये बिल्ट-इन चेक ही डबल-एंट्री को इतना ताक़तवर बनाती है। ये त्रुटियाँ को अपने-आप पकड़ लेती है।"

डेबिट और क्रेडिट — बायाँ और दायाँ

"अब, मीरा, मुझे तुम्हें दो शब्द सिखाने हैं जो शुरू में लगभग हर किसी को कन्फ़्इस्तेमाल करते हैं। लेकिन मैं सिंपल बनाता हूँ।"

उन्होंने बड़े अक्षरों में दो शब्द लिखे:

DEBIT और CREDIT

"जो भी तुम सोचती हो कि इन शब्दों का मतलब है, भूल जाओ। भूल जाओ कि 'डेबिट मतलब माइनस' या 'क्रेडिट मतलब प्लस।' ये ग़लत है। ये मीनिंग्स बैंकिंग से आती हैं, अकाउंटिंग से नहीं।"

"अकाउंटिंग में:"

डेबिट = अकाउंट का बायाँ (LEFT) हिस्सा

क्रेडिट = अकाउंट का दायाँ (RIGHT) हिस्सा

"बस इतना। डेबिट मतलब बायाँ। क्रेडिट मतलब दायाँ। और कुछ नहीं।"

उन्होंने व्हाइटबोर्ड पर एक सिंपल T-शेप बनाया:

        कैश अकाउंट
  ________________________
  |  DEBIT    |  CREDIT   |
  |  (बायाँ)  |  (दायाँ)   |
  |___________|___________|
  |           |           |
  |           |           |

"अकाउंटिंग में हर अकाउंट ऐसा दिखता है। इसे T-अकाउंट कहते हैं T शेप की वजह से। बायीं साइड डेबिट है। दायीं साइड क्रेडिट है।"

"जब हम कोई ट्रांज़ैक्शन दर्ज करते हैं, तो एक अकाउंट की डेबिट साइड पर रक़म डालते हैं और दूसरे अकाउंट की क्रेडिट साइड पर वही रक़म डालते हैं। यही डबल-एंट्री है। दो एंट्रीज़। हमेशा बराबर।"

तीन गोल्डन नियम

"अब इंपॉर्टेंट पार्ट आता है। तुम्हें कैसे पता चलेगा कि रक़म किस साइड पर डालनी है? तीन सिंपल नियम हैं। अकाउंटेंट्स इन्हें अकाउंटिंग के गोल्डन नियम कहते हैं।"

"लेकिन पहले, मुझे तुम्हें तीन तरह के अकाउंट्स बताने होंगे।"

तीन तरह के अकाउंट्स

"अगर ये नया लगता है तो चिंता मत करो। जल्दी आदत हो जाएगी। अब, तीन गोल्डन नियम।"

गोल्डन नियम 1: रियल अकाउंट

जो आए उसे डेबिट करो। जो जाए उसे क्रेडिट करो।

"अगर बिज़नेस में कैश आता है, तो कैश अकाउंट को डेबिट करो। अगर कैश जाता है, तो कैश अकाउंट को क्रेडिट करो। अगर स्टॉक आता है, तो स्टॉक को डेबिट करो। अगर स्टॉक जाता है, तो स्टॉक को क्रेडिट करो।"

गोल्डन नियम 2: पर्सनल अकाउंट

पाने वाले को डेबिट करो। देने वाले को क्रेडिट करो।

"अगर तुम मकान मालिक को पैसा देते हो (मकान मालिक पा रहा है), तो मकान मालिक का अकाउंट डेबिट करो। अगर ग्राहक तुम्हें पैसा देता है (ग्राहक दे रहा है), तो ग्राहक का अकाउंट क्रेडिट करो।"

गोल्डन नियम 3: नॉमिनल अकाउंट

सभी ख़र्चे और नुक़सान डेबिट करो। सभी आमदनी और मुनाफ़े क्रेडिट करो।

"अगर तुम किराया देते हो, रेंट एक ख़र्चा है — रेंट को डेबिट करो। अगर सेल्स से पैसा कमाते हो, सेल्स आमदनी है — सेल्स को क्रेडिट करो।"

शर्मा सर ने एक समरी टेबल बनाई:

"मीरा, ये तीन नियम हर एक ट्रांज़ैक्शन दर्ज करने में तुम्हारी गाइड करेंगे जो तुम कभी दर्ज करोगी। सीखो। याद करो। ये अकाउंटिंग की ग्रामर हैं।"

मीरा की पहली अभ्यास — एक-एक ट्रांज़ैक्शन करके

"काफ़ी थ्योरी हो गई," शर्मा सर ने कहा। "चलो अभ्यास करते हैं। मैं वो ट्रांज़ैक्शन्स लेता हूँ जो तुमने रावत आंटी की दुकान पर रिकॉर्ड किए थे और हर एक पर डबल-एंट्री लागू करते हैं।"

नेगी भैया ने कुर्सी खींची। "मैं भी मदद करता हूँ। मुझे याद है इस चरण पर मैं भी कन्फ़्इस्तेमाल था।"

ट्रांज़ैक्शन 1: ग्राहक ने चावल, दाल, और साबुन ₹235 में ख़रीदा, कैश दिया

"दो चीज़ें बदलीं," शर्मा सर ने कहा। "कैश आया। और सामान (स्टॉक) गया।"

• कैश रियल अकाउंट है। कैश आ रहा है। तो: डेबिट कैश ₹235
• सेल्स नॉमिनल अकाउंट है। ये आमदनी है। तो: क्रेडिट सेल्स ₹235

"देखा? डेबिट = क्रेडिट। झूला बैलेंस कर रहा है।"

ट्रांज़ैक्शन 2: आपूर्तिकर्ता से ₹4,200 की डिलीवरी क्रेडिट पर मिली (शनिवार को पे करेंगे)

"सामान दुकान में आया। लेकिन कैश नहीं गया। इसके बजाय, अब रावत आंटी पर आपूर्तिकर्ता का उधार है।"

• परचेज़ (या स्टॉक) रियल अकाउंट है। सामान आया। तो: डेबिट परचेज़ ₹4,200
• आपूर्तिकर्ता का अकाउंट पर्सनल अकाउंट है। आपूर्तिकर्ता ने सामान दिया। तो: क्रेडिट आपूर्तिकर्ता ₹4,200

"कैश मूव नहीं हुआ। लेकिन फिर भी दो अकाउंट्स प्रभावित हुए।"

ट्रांज़ैक्शन 3: बूढ़े आदमी ने पिछले महीने का ₹650 का उधार चुकाया

"कैश आया। और बूढ़े आदमी का रावत आंटी पर उधार कम हुआ।"

• कैश रियल अकाउंट है। कैश आ रहा है। तो: डेबिट कैश ₹650
• बूढ़े आदमी का अकाउंट (डेटर) पर्सनल अकाउंट है। वो पैसा दे रहा है। तो: क्रेडिट बूढ़ा आदमी ₹650

ट्रांज़ैक्शन 4: बिजली का बिल ₹1,100 भरा

"कैश गया। बिजली एक ख़र्चा है।"

• इलेक्ट्रिसिटी ख़र्चा नॉमिनल अकाउंट है। ये ख़र्चा है। तो: डेबिट इलेक्ट्रिसिटी ख़र्चा ₹1,100
• कैश रियल अकाउंट है। कैश जा रहा है। तो: क्रेडिट कैश ₹1,100

ट्रांज़ैक्शन 5: स्कूल के लड़के ने बिस्किट्स और कोल्ड ड्रिंक ₹50 में ख़रीदी, कैश दिया

• कैश — रियल अकाउंट, आ रहा है: डेबिट कैश ₹50
• सेल्स — नॉमिनल अकाउंट, आमदनी: क्रेडिट सेल्स ₹50

ट्रांज़ैक्शन 6: औरत ने ₹380 का सामान उधार पर लिया

"सामान गया। लेकिन कैश नहीं आया। इसके बजाय, अब उस औरत पर रावत आंटी का उधार है।"

• औरत का अकाउंट (डेटर) पर्सनल अकाउंट है। उसने सामान लिया (रिसीव किया)। तो: डेबिट औरत ₹380
• सेल्स नॉमिनल अकाउंट है। आमदनी। तो: क्रेडिट सेल्स ₹380

"ध्यान दो: भले ही कैश मूव नहीं हुआ, हमने फिर भी सेल रिकॉर्ड की। सेल हो गई। पैसा बाद में आएगा।"

ट्रांज़ैक्शन 7: ग्राहक ने ₹200 का आटा ख़रीदा, UPI से पे किया

"कैश सेल जैसा ही। UPI तुरंत पेमेंट है।"

• बैंक/UPI अकाउंट — रियल अकाउंट, पैसा आ रहा है: डेबिट बैंक ₹200
• सेल्स — नॉमिनल अकाउंट, आमदनी: क्रेडिट सेल्स ₹200

ट्रांज़ैक्शन 8: मददर लड़के को ₹200 दिहाड़ी दी

• वेजेज़ ख़र्चा — नॉमिनल अकाउंट, ख़र्चा: डेबिट वेजेज़ ₹200
• कैश — रियल अकाउंट, जा रहा है: क्रेडिट कैश ₹200

ट्रांज़ैक्शन 9: बड़ा ऑर्डर ₹1,850 — ₹1,000 कैश, ₹850 उधार

"इसमें तीन एंट्रीज़ हैं! कैश आ रहा है, एक डेटर बन रहा है, और सेल हो रही है।"

• कैश — रियल अकाउंट, आ रहा है: डेबिट कैश ₹1,000
• ग्राहक (डेटर) — पर्सनल अकाउंट, क्रेडिट पर सामान ले रहा है: डेबिट ग्राहक ₹850
• सेल्स — नॉमिनल अकाउंट, आमदनी: क्रेडिट सेल्स ₹1,850

कुल डेबिट: 1,000 + 850 = ₹1,850। कुल क्रेडिट: ₹1,850। बैलेंस्ड!

"देखा, मीरा? कभी-कभी एक ट्रांज़ैक्शन तीन अकाउंट्स असर डाल सकता है। लेकिन नियम वही है: कुल डेबिट हमेशा कुल क्रेडिट के बराबर होना चाहिए।"

ट्रांज़ैक्शन 10: किराया ₹5,000 कैश में दिया

• रेंट ख़र्चा — नॉमिनल अकाउंट, ख़र्चा: डेबिट रेंट ₹5,000
• कैश — रियल अकाउंट, जा रहा है: क्रेडिट कैश ₹5,000

पूरी तस्वीर — सभी 10 ट्रांज़ैक्शन्स

मीरा ने अब सभी दस ट्रांज़ैक्शन्स डबल-एंट्री से दर्ज कर लिए थे। शर्मा सर ने उससे कहा कि एक बड़ी समरी टेबल बनाओ।

मीरा ने सारे डेबिट्स जोड़े: 235 + 4,200 + 650 + 1,100 + 50 + 380 + 200 + 200 + 1,850 + 5,000 = ₹13,865

उसने सारे क्रेडिट्स जोड़े: 235 + 4,200 + 650 + 1,100 + 50 + 380 + 200 + 200 + 1,850 + 5,000 = ₹13,865

"मिल गए!" उसने आँखें चमकाते हुए कहा।

"ये हमेशा मिलते हैं," शर्मा सर ने कहा। "अगर नहीं मिले, तो कहीं ग़लती हुई है। यही डबल-एंट्री का जादू है। इसमें बिल्ट-इन त्रुटि डिटेक्टर है।"

ये इतना ज़रूरी क्यों है?

मीरा पीछे झुकी। "ठीक है, शर्मा सर। मैं सिस्टम समझ गई। लेकिन इतनी मेहनत क्यों? कल की तरह बस 'कैश आया' और 'कैश गया' क्यों नहीं लिखें?"

शर्मा सर ने सिर हिलाया। उन्हें इस सवाल की उम्मीद थी।

"तीन वजहें।"

वजह 1: पूरी तस्वीर

"कल, जब तुमने लिखा 'कैश इन ₹235 सेल के लिए,' तुमने सिर्फ़ एक साइड दर्ज की। तुमने नहीं लिखा कि स्टॉक कम हुआ। डबल-एंट्री से तुम सब कुछ दर्ज करती हो। कुछ भी छिपा नहीं रहता।"

वजह 2: अपने-आप त्रुटि चेकिंग

"अगर तुम्हारे डेबिट्स, क्रेडिट्स के बराबर नहीं हैं, तो तुम्हें पता है कि ग़लती है। डबल-एंट्री के बिना, तुम त्रुटियाँ कर सकती हो और कभी पता ही न चले।"

वजह 3: फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स बना सकते हो

"महीने या साल के अंत में, ये सारी डेबिट और क्रेडिट एंट्रीज़ मिलकर ताक़तवर रिपोर्ट्स बनाती हैं — मुनाफ़ा एंड घाटा स्टेटमेंट, बैलेंस शीट। ये रिपोर्ट्स बिज़नेस की पूरी हेल्थ बताती हैं। एक सिंपल 'कैश आया, कैश गया' लिस्ट से ये नहीं बना सकते।"

"ऐसे सोचो," उन्होंने कहा। "कल की तुम्हारी सिंगल-एंट्री लिस्ट ऐसी थी जैसे एक बिल्डिंग को सामने से देखना। तुम फ़सॉड देखती हो। डबल-एंट्री ऐसा है जैसे पूरा ब्लूप्रिंट हो — सामने, पीछे, अंदर, प्लम्बिंग, वायरिंग, सब कुछ।"

शुरुआत में होने वाली आम ग़लतियाँ

नेगी भैया बोले। "मीरा, मैं बताता हूँ कि जब मैं ये सीख रहा था तो कौन सी ग़लतियाँ करता था।"

ग़लती 1: ये सोचना कि डेबिट = ख़राब और क्रेडिट = अच्छा

"नहीं! डेबिट बस बायाँ मीन्स करता है। क्रेडिट बस दायाँ। कैश को डेबिट करने का मतलब कैश बढ़ा — ये अच्छा है। रेंट ख़र्चा को डेबिट करने का मतलब किराये पर ख़र्चा हुआ — ये ख़र्चा है। डेबिट न अच्छा है, न बुरा।"

ग़लती 2: अकाउंट का टाइप पहचानना भूल जाना

"गोल्डन नियम लागू करने से पहले, तुम्हें पहचानना होगा: ये रियल, पर्सनल, या नॉमिनल अकाउंट है? अगर ये चरण छोड़ दिया, तो रक़म ग़लत साइड पर डाल दोगी।"

ग़लती 3: सिर्फ़ एक साइड दर्ज करना

"कभी-कभी नए सीखने वाले एक साइड पर इतना ध्यान करते हैं कि दूसरी भूल जाते हैं। हमेशा पूछो: 'दूसरी साइड क्या है?' हर ट्रांज़ैक्शन के दो पहलू हैं। हमेशा।"

ग़लती 4: बिज़नेस और मालिक को एक समझना

"अगर रावत आंटी दुकान की कैश बॉक्स से ₹500 अपने पर्सनल काम के लिए निकालती हैं, तो ये ट्रांज़ैक्शन है। बिज़नेस रावत आंटी को पैसा दे रहा है। कई नए सीखने वाले इसे दर्ज करना भूल जाते हैं क्योंकि 'उनका अपना पैसा है।' नहीं! अकाउंटिंग में, बिज़नेस और मालिक अलग-अलग एंटिटीज़ हैं।"

इसे सोचने का एक आसान तरीक़ा

शर्मा सर देख सकते थे कि मीरा सब कुछ प्रक्रिया कर रही है। उन्होंने एक और टूल दिया।

"मीरा, जब भी कोई ट्रांज़ैक्शन सामने आए, अपने आप से ये तीन सवाल पूछो, इसी ऑर्डर में:"

चरण 1: कौन से दो (या ज़्यादा) अकाउंट्स इन्वॉल्व्ड हैं?

चरण 2: हर अकाउंट किस टाइप का है — रियल, पर्सनल, या नॉमिनल?

चरण 3: उस टाइप का गोल्डन नियम लागू करो।

"हर बार ऐसा करो, कभी ग़लती नहीं होगी। कुछ सौ ट्रांज़ैक्शन्स के बाद, ये अपने-आप हो जाएगा। साइकल चलाने जैसा — सोचना नहीं पड़ेगा।"

यहाँ एक क्विक रेफ़रेंस है जो तुम हाथ के पास रख सकती हो:

क्विक रीकैप — चैप्टर 3

बड़ा आइडिया: हर ट्रांज़ैक्शन कम से कम दो अकाउंट्स असर डालता है। इसे डबल-एंट्री सिस्टम कहते हैं।

डेबिट और क्रेडिट प्लस और माइनस नहीं हैं। ये अकाउंट की बायीं और दायीं साइड हैं।

तीन तरह के अकाउंट्स:

• रियल अकाउंट (चीज़ें: कैश, स्टॉक, फ़र्नीचर)
• पर्सनल अकाउंट (लोग/संस्थाएँ)
• नॉमिनल अकाउंट (ख़र्चे, नुक़सान, आमदनी, मुनाफ़े)

तीन गोल्डन नियम:

1. रियल अकाउंट: जो आए डेबिट करो, जो जाए क्रेडिट करो
2. पर्सनल अकाउंट: पाने वाले को डेबिट करो, देने वाले को क्रेडिट करो
3. नॉमिनल अकाउंट: ख़र्चे/नुक़सान डेबिट करो, आमदनी/मुनाफ़े क्रेडिट करो

टेस्ट: कुल डेबिट्स हमेशा कुल क्रेडिट्स के बराबर होने चाहिए। अगर नहीं, तो ग़लती है।

अभ्यास अभ्यास — ख़ुद करके देखो

अभ्यास 1: नीचे दिए गए हर ट्रांज़ैक्शन के लिए बताओ: (a) कौन से अकाउंट्स इन्वॉल्व्ड हैं, (b) हर अकाउंट का टाइप (रियल, पर्सनल, या नॉमिनल), और (c) कौन सा अकाउंट डेबिट और कौन सा क्रेडिट होगा।

अभ्यास 2: यहाँ कुछ ट्रांज़ैक्शन्स पहले से रिकॉर्ड किए हैं। चेक करो कि सही हैं या नहीं। अगर नहीं, तो ठीक करो।

अभ्यास 3: चैप्टर 2 के अभ्यास 1 में तुमने जो ट्रांज़ैक्शन्स दुकान विज़िट में रिकॉर्ड किए थे, उन पर वापस जाओ। अब हर एक पर डबल-एंट्री लागू करो। मीरा जैसी टेबल बनाओ — डेबिट अकाउंट, डेबिट अमाउंट, क्रेडिट अकाउंट, क्रेडिट अमाउंट। क्या कुल्स मिलते हैं?

मज़ेदार तथ्य — वो इंसान जिसने सब बदल दिया

लूका पैसिओली एक फ़्रैंसिस्कन फ़्रायर (एक तरह के मॉन्क) और मैथमेटिशियन थे जो 1400 के दशक में इटली में रहते थे। 1494 में उन्होंने एक किताब लिखी Summa de Arithmetica, जिसमें डबल-एंट्री बुककीपिंग पर एक सेक्शन था।

उन्होंने ये सिस्टम इन्वेंट नहीं किया — वेनिस के व्यापारी कम से कम सौ सालों से इसे इस्तेमाल कर रहे थे। लेकिन उन्होंने पहली बार इसे एक किताब में साफ़ तौर पर लिखा। इसीलिए उन्हें "अकाउंटिंग के पिता" कहा जाता है।

और ये है हैरान करने वाली बात: 530 साल पहले जो सिस्टम उन्होंने डिस्क्राइब किया, वो असल में वही सिस्टम है जो आज दुनिया की हर कंपनी इस्तेमाल करती है — रावत आंटी की किराना दुकान से लेकर टाटा, रिलायंस, और ऐप्पल तक। स्केल बदलता है, टेक्नोलॉजी बदलती है, लेकिन कोर आइडिया वही रहता है: हर डेबिट का एक क्रेडिट है, और बुक्स बैलेंस होनी चाहिए।

मीरा एक ऐसा हुनर सीख रही थी जो प्रिंटिंग प्रेस से भी पुराना है। और वो अभी सिर्फ़ डे 3 पर थी।

अगले चैप्टर में मीरा अकाउंटिंग की वोकैब्युलरी सीखती है — एसेट्स, लायबिलिटीज़, कैपिटल, राजस्व, ख़र्चे। ये वो बिल्डिंग ब्लॉक्स हैं जिनमें हर अकाउंट फ़िट होता है।

अकाउंटिंग की भाषा — ये शब्द ज़रूर जानो

डे 4 पर मीरा दफ़्तर पहुँची तो शर्मा सर अपनी डेस्क पर प्रिंटेड कार्ड्स सजा रहे थे। हर कार्ड पर बड़े-बड़े अक्षरों में एक शब्द लिखा था: ASSETS, LIABILITIES, CAPITAL, REVENUE, EXPENSES। "आज," उन्होंने कहा, "हम वोकैब्युलरी सीखते हैं। हर प्रोफ़ेशन की अपनी भाषा होती है। डॉक्टर्स 'फ़्रैक्चर' कहते हैं, 'टूटी हड्डी' नहीं। लॉयर्स 'प्लेंटिफ़' कहते हैं, 'शिकायत करने वाला' नहीं। और अकाउंटेंट्स के भी अपने शब्द हैं। आज के बाद, तुम अकाउंटेंट की तरह बोलोगी।"

ये शब्द क्यों सीखने हैं?

मीरा ने कार्ड्स देखे और थोड़ी चिंता हुई। "शर्मा सर, ये पेचीदा लग रहे हैं।"

"लग रहे हैं पेचीदा," उन्होंने माना। "लेकिन हैं नहीं। हर शब्द कुछ ऐसा डिस्क्राइब करता है जो तुम पहले से रोज़मर्रा की ज़िंदगी में जानती हो। मैं बस उसका पेशेवर नाम दे रहा हूँ।"

"ऐसे सोचो। तुम जानती हो धनिया क्या होता है, है ना?"

"कोरिएंडर," मीरा ने कहा।

"सही। इंग्लिश में कोरिएंडर। लैटिन में Coriandrum sativum। एक ही चीज़ के तीन नाम। अकाउंटिंग के शब्द भी ऐसे ही हैं — वो चीज़ों के पेशेवर नाम हैं जो तुम पहले से समझती हो।"

"चलो शुरू करते हैं। और हम हर उदाहरण के लिए रावत आंटी की दुकान इस्तेमाल करेंगे, ताकि सब कुछ रियल लगे।"

एसेट्स — तुम्हारे पास क्या है

शर्मा सर ने पहला कार्ड उठाया: ASSETS।

"एसेट वो है जो बिज़नेस के पास है या जिस पर बिज़नेस का कंट्रोल है, और जिसकी वैल्यू है।"

एसेट = कोई भी चीज़ जो बिज़नेस की अपनी है और जिसकी वैल्यू है। ये बिज़नेस को अभी या फ़्यूचर में पैसा कमाने में मदद करती है।

"चलो रावत आंटी की दुकान में चलते हैं और एसेट्स की तरफ़ इशारा करते हैं।"

उन्होंने दुकान के अंदर की एक फ़ोटो निकाली (नेगी भैया ने विज़िट के दौरान फ़ोन से क्लिक की थी)।

रावत आंटी के एसेट्स क्या हैं?

"ये सब के सब एसेट्स हैं," शर्मा सर ने कहा। "सबकी वैल्यू है। सब बिज़नेस में मदद करते हैं।"

मीरा ने हाथ उठाया। "उधार की रक़म एसेट कैसे? वो तो कैश नहीं है।"

"बहुत अच्छा सवाल! जब ग्राहक तुम्हारा पैसा देना है, तो वो पैसा अभी भी तुम्हारा है — ग्राहक ने अभी दिया नहीं। इसे रिसीवेबल कहते हैं। ये एसेट है क्योंकि तुम उम्मीद रखती हो कि मिलेगा। हाँ, जोखिम है कि ग्राहक शायद पे न करे, लेकिन जब तक ऐसा सोचने की वजह न हो, हम इसे एसेट मानते हैं।"

एसेट्स के टाइप्स

शर्मा सर ने एक क्विक टेबल बनाई:

"करंट एसेट्स बदलते रहते हैं — स्टॉक बिकता है, कैश आता-जाता है। फ़िक्स्ड एसेट्स लंबे वक़्त तक रहते हैं।"

लायबिलिटीज़ — तुम पर क्या बाक़ी है

शर्मा सर ने दूसरा कार्ड उठाया: LIABILITIES।

"लायबिलिटी एसेट का उलटा है। ये वो है जो तुम किसी और को देना है।"

लायबिलिटी = वो रक़म जो बिज़नेस को दूसरों को देनी है। एक क़र्ज़ या ज़िम्मेदारी।

"वापस चलते हैं रावत आंटी की दुकान पर। उन पर क्या बाक़ी है?"

"लायबिलिटीज़ वादों जैसी हैं," शर्मा सर ने कहा। "तुमने आपूर्तिकर्ता को शनिवार को पे करने का वादा किया। वो वादा लायबिलिटी है। तुमने बैंक लोन तीन साल में चुकाने का वादा किया। वो वादा लायबिलिटी है।"

लायबिलिटीज़ के टाइप्स

मीरा ने सिर हिलाया। "तो एसेट्स वो हैं जो तुम्हारे पास हैं, और लायबिलिटीज़ वो हैं जो तुम पर बाक़ी हैं।"

"बिल्कुल। अब इंटरेस्टिंग बात आती है।"

कैपिटल — मालिक का अपना पैसा

शर्मा सर ने तीसरा कार्ड उठाया: CAPITAL।

"जब रावत आंटी ने कई साल पहले दुकान शुरू की, उन्होंने अपनी बचत से पैसा लगाया। शायद ₹2,00,000 अपने पर्सनल पैसे से। वो पैसा — मालिक का अपना पैसा जो उसने बिज़नेस में निवेश किया — कैपिटल कहलाता है।"

कैपिटल = मालिक का अपना पैसा जो उसने बिज़नेस में लगाया है। इसे ओनर्स इक्विटी भी कहते हैं।

"ऐसे सोचो। बिज़नेस के पास एसेट्स हैं। कुछ एसेट्स उधार के पैसे (लायबिलिटीज़) से ख़रीदे गए। बाक़ी मालिक के अपने पैसे (कैपिटल) से ख़रीदे गए।"

इससे अकाउंटिंग का सबसे इंपॉर्टेंट इक्वेशन बनता है:

एसेट्स = लायबिलिटीज़ + कैपिटल

"बिज़नेस के पास जो कुछ भी है (एसेट्स) वो या तो उधार (लायबिलिटीज़) या मालिक के अपने निवेश (कैपिटल) से फ़ंडेड है। हमेशा। बिना एक्सेप्शन।"

चलो रावत आंटी की दुकान से टेस्ट करते हैं:

"देखा? एसेट्स (₹2,12,000) = लायबिलिटीज़ (₹82,000) + कैपिटल (₹1,30,000)। बैलेंस हो गया। ये हमेशा बैलेंस होता है। इसे अकाउंटिंग इक्वेशन कहते हैं।"

मीरा ने नंबरों को घूरा। "तो अगर मुझे कोई दो पता हों, तो तीसरा गणना कर सकती हूँ?"

"हाँ! अगर एसेट्स और लायबिलिटीज़ पता हैं, तो कैपिटल गणना कर सकती हो। अगर एसेट्स और कैपिटल पता हैं, तो लायबिलिटीज़ गणना कर सकती हो। ये इक्वेशन अकाउंटिंग की रीढ़ है।"

ड्रॉइंग्स के बारे में क्या?

"कैपिटल के बारे में एक और बात," नेगी भैया ने जोड़ा। "कभी-कभी मालिक बिज़नेस से अपने पर्सनल काम के लिए पैसा निकालता है। रावत आंटी शायद दुकान की कैश बॉक्स से ₹2,000 निकालें बेटे की स्कूल फ़ीस भरने के लिए। इसे ड्रॉइंग्स कहते हैं।"

ड्रॉइंग्स = मालिक द्वारा बिज़नेस से अपने पर्सनल इस्तेमाल के लिए निकाला गया पैसा या सामान।

"ड्रॉइंग्स कैपिटल कम करता है। अगर मालिक पैसा डालता है (कैपिटल बढ़ता है) और पैसा निकालता है (ड्रॉइंग्स कैपिटल कम करता है), तो किसी भी वक़्त नेट कैपिटल है:"

नेट कैपिटल = लगाया हुआ कैपिटल + मुनाफ़ा - ड्रॉइंग्स

राजस्व — कमाया हुआ पैसा

शर्मा सर ने चौथा कार्ड उठाया: REVENUE।

"राजस्व वो पैसा है जो बिज़नेस अपने मेन काम से कमाता है।"

राजस्व (इसे आमदनी या सेल्स भी कहते हैं) = सामान बेचने या सेवा देने से बिज़नेस ने जो पैसा कमाया।

"रावत आंटी के लिए, राजस्व वो पैसा है जो वो दुकान में सामान बेचकर कमाती हैं। अगर एक दिन में ₹5,000 का सामान बिका, तो उस दिन का राजस्व ₹5,000 है।"

"ध्यान दो: राजस्व मुनाफ़ा के बराबर नहीं है। राजस्व सेल्स से कमाई गई कुल रक़म है। इसमें से अभी सारे ख़र्चे घटाने हैं। ख़र्चे घटाने के बाद जो बचता है वो मुनाफ़ा है।"

राजस्व के टाइप्स

"ज़्यादातर छोटी दुकानों में, लगभग सारा राजस्व सेल्स से आता है।"

ख़र्चे — बिज़नेस चलाने पर ख़र्चा

शर्मा सर ने पाँचवाँ और आख़िरी कार्ड उठाया: EXPENSES।

"ख़र्चे बिज़नेस चलाने की लागत है।"

ख़र्चा = बिज़नेस चलाने और राजस्व कमाने पर ख़र्च किया गया पैसा। बिज़नेस करने की लागत।

"रावत आंटी सामान बेचकर राजस्व कमाती हैं। लेकिन वो राजस्व कमाने के लिए पैसा भी ख़र्च करना पड़ता है।"

मुनाफ़ा का फ़ॉर्मूला

"अब, मीरा, तुम जानती हो राजस्व क्या है और ख़र्चे क्या हैं। मुनाफ़ा का फ़ॉर्मूला ख़ूबसूरती से सिंपल है।"

मुनाफ़ा = राजस्व - ख़र्चे

"अगर रावत आंटी एक महीने में ₹1,50,000 राजस्व कमाती हैं और उनके कुल ख़र्चे ₹1,20,000 हैं, तो मुनाफ़ा ₹30,000 है।"

"अगर ख़र्चे राजस्व से ज़्यादा हैं — मान लो राजस्व ₹1,00,000 है लेकिन ख़र्चे ₹1,10,000 — तो ₹10,000 का नुक़सान (घाटा) है।"

"इसीलिए अकाउंटिंग ज़रूरी है। इसके बिना रावत आंटी को पता ही नहीं चलेगा कि महीना अच्छा गया, ख़राब गया, या बस टूटा-बराबर रहा।"

और भी ज़रूरी शब्द

"बिग फ़ाइव तो कवर हो गए," शर्मा सर ने कहा। "अब कुछ और शब्द सिखाता हूँ जो रोज़ सामने आते हैं।"

डेटर — वो जिस पर तुम्हारा पैसा बाक़ी है

डेटर = वो व्यक्ति या बिज़नेस जिस पर तुम्हारे बिज़नेस का पैसा बाक़ी है। आमतौर पर वो ग्राहक जिसने क्रेडिट पर सामान ख़रीदा।

"याद है वो औरत जिसने ₹380 का सामान उधार लिया था? वो रावत आंटी की डेटर है। उस पर रावत आंटी का पैसा बाक़ी है।"

"रावत आंटी की बुक्स में, सभी ग्राहकों पर बाक़ी कुल रक़म को सन्ड्री डेटर्स या अकाउंट्स रिसीवेबल कहते हैं।"

"डेटर एक एसेट है — क्योंकि ये वो पैसा है जो आने वाला है।"

क्रेडिटर — वो जिसे तुम्हें पैसा देना है

क्रेडिटर = वो व्यक्ति या बिज़नेस जिसे तुम्हारे बिज़नेस को पैसा देना है। आमतौर पर वो आपूर्तिकर्ता जिसने क्रेडिट पर सामान दिया।

"आपूर्तिकर्ता जिसने ₹4,200 का सामान डिलीवर किया और शनिवार को पेमेंट का इंतज़ार कर रहा है — वो रावत आंटी का क्रेडिटर है।"

"रावत आंटी की बुक्स में, सभी आपूर्तिकर्ता को देने वाली कुल रक़म को सन्ड्री क्रेडिटर्स या अकाउंट्स पेएबल कहते हैं।"

"क्रेडिटर एक लायबिलिटी है — क्योंकि ये वो पैसा है जो तुम्हें देना है।"

"याद रखने का आसान तरीक़ा: डेटर — वो तुम्हारे डेट (क़र्ज़) में है। क्रेडिटर — उसने तुम्हें क्रेडिट दी।"

स्टॉक / इन्वेंटरी — बेचने के लिए रखा सामान

स्टॉक (या इन्वेंटरी) = वो सामान जो बिज़नेस के पास बेचने के लिए उपलब्ध है।

"रावत आंटी की अलमारियों पर अभी जो कुछ भी है — चावल का हर बोरा, तेल की हर बोतल, बिस्किट्स का हर पैकेट — वो उनका स्टॉक है। जब कुछ बेचती हैं, स्टॉक कम होता है। जब आपूर्तिकर्ता से नया सामान ख़रीदती हैं, स्टॉक बढ़ता है।"

"स्टॉक एक एसेट है। ये अलमारियों पर रखा रहता है, सेल्स के ज़रिए कैश में बदलने का इंतज़ार करता है।"

"हर महीने या साल के अंत में, दुकान का मालिक फ़िज़िकली सारा सामान गिनता है। इसे स्टॉक काउंट या फ़िज़िकल इन्वेंटरी कहते हैं। ये ज़रूरी है क्योंकि अलमारी पर असली स्टॉक बुक्स में लिखे स्टॉक से अलग हो सकता है — चोरी, नुक़सान, या रिकॉर्डिंग त्रुटियाँ की वजह से।"

गुडविल — अनदेखी वैल्यू

"मीरा, एक और इंटरेस्टिंग शब्द। मान लो रावत आंटी अपनी दुकान बेचने का फ़ैसला करती हैं। फ़र्नीचर ₹40,000 का है। स्टॉक ₹1,20,000 का है। लेकिन ख़रीदने वाला पूरे बिज़नेस के लिए ₹2,00,000 दे सकता है। क्यों?"

"क्योंकि... दुकान के नियमित ग्राहकों हैं? लोग इसे जानते हैं और ट्रस्ट करते हैं?" मीरा ने अंदाज़ा लगाया।

"बिल्कुल! दुकान की एक रेपुटेशन है। ग्राहक आदत और भरोसे की वजह से यहाँ आते हैं। वो अनदेखी वैल्यू — नाम, रेपुटेशन, ग्राहकों की लॉयल्टी — इसे गुडविल कहते हैं।"

गुडविल = बिज़नेस की रेपुटेशन, ग्राहक संबंधों, और ब्रांड नेम की वैल्यू। ये असली वैल्यू है, लेकिन इसे छू या देख नहीं सकते।

"गुडविल एक एसेट है, लेकिन ख़ास तरह का। इसे तौल या अलमारी पर नहीं रख सकते। ये बुक्स में तभी दिखता है जब कोई बिज़नेस ख़रीदा या बेचा जाता है।"

"उत्तराखंड में, कई पुरानी दुकानें दो-तीन पीढ़ियों से चल रही हैं। लोग इसलिए जाते हैं क्योंकि उनके दादा-दादी भी वहाँ जाते थे। वो लॉयल्टी गुडविल है। इसकी असली वैल्यू है।"

सब कुछ एक साथ — रावत आंटी की दुकान का मैप

शर्मा सर ने व्हाइटबोर्ड पर एक बड़ा डायग्राम बनाया। "मैं रावत आंटी की पूरी दुकान को हमारे अकाउंटिंग शब्दों से मैप करता हूँ।"

पाँच श्रेणियाँ — एक और नज़र

शर्मा सर पक्का करना चाहते थे कि मीरा किसी भी चीज़ को सही श्रेणी में रख सके। उन्होंने रैपिड-फ़ायर क्विज़ दी।

"मैं रावत आंटी की दुकान से कुछ बोलता हूँ। तुम बताओ: एसेट, लायबिलिटी, कैपिटल, राजस्व, या ख़र्चा।"

"14 में 14!" नेगी भैया ने ताली बजाई।

मीरा मुस्कुराई। उसे अकाउंटिंग की भाषा में सोचना आने लगा था।

ये शब्द डबल-एंट्री से कैसे जुड़ते हैं

"एक आख़िरी बात, मीरा," शर्मा सर ने कहा। "कल का डबल-एंट्री सिस्टम याद है? देखो आज की वोकैब्युलरी उससे कैसे जुड़ती है।"

"अकाउंटिंग में हर अकाउंट इन पाँच श्रेणियाँ में से किसी एक में आता है: एसेट, लायबिलिटी, कैपिटल, राजस्व, या ख़र्चा।"

"और हर श्रेणी का डेबिट और क्रेडिट के साथ अपना बिहेवियर है।"

"'सामान्य बैलेंस' का मतलब क्या है? वो साइड जहाँ बैलेंस आमतौर पर दिखता है। कैश एक एसेट है — इसका बैलेंस आमतौर पर डेबिट साइड पर होता है। बैंक लोन एक लायबिलिटी है — इसका बैलेंस आमतौर पर क्रेडिट साइड पर होता है।"

"ये टेबल अभी रटने की ज़रूरत नहीं। जैसे-जैसे और ट्रांज़ैक्शन्स अभ्यास करोगी, ये नैचुरल हो जाएगा। लेकिन इस पेज को बुकमार्क कर लो। कई बार वापस आओगी।"

अब तक की कहानी

मीरा ने नोटबुक बंद की और चार दिनों के नोट्स देखे।

• डे 1: उसने सीखा अकाउंटिंग क्या है और क्यों ज़रूरी है।
• डे 2: उसने सीखा ट्रांज़ैक्शन क्या है — अकाउंटिंग की ईंट।
• डे 3: उसने सीखा कि हर ट्रांज़ैक्शन के दो पहलू होते हैं — डबल-एंट्री।
• डे 4: उसने भाषा सीखी — एसेट्स, लायबिलिटीज़, कैपिटल, राजस्व, ख़र्चे।

"शर्मा सर," उसने कहा, "मुझे लगता है मैंने अभी एल्फ़ाबेट सीखी है। अक्षर पता हैं। लेकिन अभी तक कोई वाक्य नहीं लिखा।"

शर्मा सर ज़ोर से मुस्कुराए। "बिल्कुल सही तरीक़े से कहा। पार्ट 2 में, तुम वाक्य लिखना शुरू करोगी — ट्रांज़ैक्शन्स को जर्नल्स में दर्ज करना, लेजर्स में पोस्ट करना, और फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स तैयार करना। असली काम शुरू होता है।"

"लेकिन याद रखो: एल्फ़ाबेट के बिना वाक्य नहीं लिख सकते। इन चार दिनों ने तुम्हें नींव दी है। बाक़ी सब इसी पर बनेगा।"

क्विक रीकैप — चैप्टर 4

एसेट्स = जो बिज़नेस के पास है (कैश, स्टॉक, फ़र्नीचर, डेटर्स)। एसेट्स बिज़नेस की मदद करते हैं।

लायबिलिटीज़ = जो बिज़नेस पर बाक़ी है (आपूर्तिकर्ता बिल्स, बैंक लोन्स)। लायबिलिटीज़ ज़िम्मेदारियाँ हैं।

कैपिटल = मालिक का अपना पैसा जो बिज़नेस में लगाया।

राजस्व = सामान बेचने या सेवा देने से कमाया पैसा।

ख़र्चे = बिज़नेस चलाने पर ख़र्च किया पैसा।

अकाउंटिंग इक्वेशन: एसेट्स = लायबिलिटीज़ + कैपिटल। हमेशा।

और ज़रूरी शब्द:

• डेटर — ग्राहक जिस पर तुम्हारा बाक़ी है (एसेट)
• क्रेडिटर — आपूर्तिकर्ता जिसे तुम्हें देना है (लायबिलिटी)
• स्टॉक/इन्वेंटरी — बेचने के लिए उपलब्ध सामान (एसेट)
• ड्रॉइंग्स — मालिक पर्सनल इस्तेमाल के लिए पैसा निकालता है (कैपिटल कम होता है)
• गुडविल — रेपुटेशन और भरोसे की अनदेखी वैल्यू (एसेट)

अभ्यास अभ्यास — ख़ुद करके देखो

अभ्यास 1: अपने शहर या गाँव की किसी असली दुकान या बिज़नेस के बारे में सोचो। कम से कम 5 एसेट्स, 3 लायबिलिटीज़ लिस्ट करो, और पता लगाओ कि कैपिटल कितना होगा। इस टेबल फ़ॉर्मेट में लिखो:

क्या तुम्हारा इक्वेशन बैलेंस करता है? (एसेट्स = लायबिलिटीज़ + कैपिटल)

अभ्यास 2: हर आइटम को वर्गीकृत करो — एसेट, लायबिलिटी, कैपिटल, राजस्व, या ख़र्चा:

अभ्यास 3: रावत आंटी की दुकान में महीने के अंत में ये है। अकाउंटिंग इक्वेशन से उनका कैपिटल गणना करो।

अभ्यास 4: डेटर/क्रेडिटर सेक्शन से, इन सवालों के जवाब दो:

1. राम तुम्हारी दुकान से ₹500 का सामान क्रेडिट पर ख़रीदता है। राम डेटर है या क्रेडिटर?
2. तुम गुप्ता होलसेल से ₹3,000 का सामान क्रेडिट पर ख़रीदते हो। गुप्ता होलसेल डेटर है या क्रेडिटर?
3. तुम किसके डेटर हो? तुम किसके क्रेडिटर हो?

मज़ेदार तथ्य — अकाउंटिंग पूरी दुनिया चलाती है

दुनिया का हर बिज़नेस — मुनस्यारी के एक छोटे चाय स्टॉल से लेकर कैलिफ़ोर्निया की ऐप्पल इंक. तक — वही पाँच श्रेणियाँ इस्तेमाल करता है: एसेट्स, लायबिलिटीज़, कैपिटल, राजस्व, ख़र्चे। और सब वही अकाउंटिंग इक्वेशन पालन करते हैं।

जब तुम न्इस्तेमाल में सुनते हो "रिलायंस ने ₹15,000 करोड़ का मुनाफ़ा रिपोर्ट किया," तो वो नंबर उसी सिस्टम से आया है जो तुम सीख रहे हो। जब सरकार अपना बजट पेश करती है, तो फ़ाइनेंस मिनिस्टर असल में पूरे देश के अकाउंट्स का एक बड़ा सेट प्रेज़ेंट कर रही होती है।

और ये बात तुम्हें मोटिवेट करने वाली है: इंडिया में लगभग 7 करोड़ छोटे बिज़नेसेज़ (MSMEs) हैं। ज़्यादातर को किसी ऐसे इंसान की ज़रूरत है जो अकाउंटिंग समझता हो। सब CA अफ़ोर्ड नहीं कर सकते। कई को एक ट्रेंड बुककीपर चाहिए — कोई जो उनकी बुक्स साफ़ रखे, GST फ़ाइल करे, और उन्हें उनके अपने नंबर समझने में मदद करे।

वो इंसान तुम हो सकते हो। चार चैप्टर्स पढ़ लिए, और नींव तुम्हारी तैयार है। भाषा तुम्हारी है। अब वक़्त है उसे इस्तेमाल करने का।

पार्ट 2 में, मीरा पेन उठाती है और ट्रांज़ैक्शन्स को एक सही जर्नल में दर्ज करना शुरू करती है। असली बुककीपिंग शुरू होती है।

वाउचर — हर ट्रांज़ैक्शन का सबूत

मीरा की शर्मा सर के दफ़्तर में दूसरा हफ़्ता। सोमवार सुबह वो दफ़्तर पहुँचती है तो देखती है नेगी भैया छोटी-छोटी पर्चियों से घिरे बैठे हैं — कुछ प्रिंटेड, कुछ हाथ से लिखी हुई। "ये सब क्या है भैया?" वो पूछती है। नेगी भैया हँसते हैं। "ये वाउचर हैं। हर एक रुपया जो आता है या जाता है — उसका एक वाउचर चाहिए। वाउचर नहीं तो सबूत नहीं। सबूत नहीं तो अकाउंटिंग नहीं।" वो एक पर्ची उठाते हैं। "रावत आंटी ने ये शनिवार को छोड़ी थीं। पूरे हफ़्ते के ट्रांज़ैक्शन्स। आज तुम और मैं इन्हें छाँटेंगे।"

वाउचर क्यों ज़रूरी हैं

ये सोचो। तुमने अपने गाँव में एक दोस्त को Rs. 500 उधार दिए। एक महीने बाद तुम्हारा दोस्त बोलता है, "मैंने तुमसे कभी पैसे नहीं लिए।" तुम्हारे पास कोई सबूत नहीं। कोई गवाह नहीं। कोई लिखा हुआ कागज़ नहीं। तुम कर क्या सकते हो? कुछ नहीं।

अब वही बात बिज़नेस में सोचो। रावत आंटी ने एक आपूर्तिकर्ता से Rs. 10,000 का सामान खरीदा। कैश दिया। लेकिन कोई कागज़ नहीं, कोई रिकॉर्ड नहीं। बाद में आपूर्तिकर्ता बोलता है, "तुम अभी भी मुझे Rs. 10,000 देती हो।" रावत आंटी क्या करेंगी?

इसीलिए वाउचर होते हैं।

वाउचर एक लिखित दस्तावेज़ है जो साबित करता है कि कोई ट्रांज़ैक्शन हुआ।

ये अकाउंटिंग की नींव है। जर्नल या लेजर में कुछ भी लिखने से पहले, तुम्हें एक वाउचर चाहिए। वाउचर सोर्स डॉक्यूमेंट है — असली सबूत।

ऐसे सोचो:

• बस टिकट इस बात का सबूत है कि तुमने किराया दिया।
• मेडिकल शॉप की रसीद सबूत है कि तुमने दवाई खरीदी।
• बैंक डिपॉज़िट स्लिप सबूत है कि तुमने बैंक में पैसे जमा किए।

अकाउंटिंग में, वाउचर सबूत है कि पैसा हिला।

शर्मा सर सीधी बात कहते हैं:

"मीरा, ये नियम ज़िंदगी भर याद रखो — वाउचर नहीं तो एंट्री नहीं। अगर किसी ट्रांज़ैक्शन का कोई डॉक्यूमेंट नहीं है, तो उसे रिकॉर्ड मत करो। कभी नहीं।"

6 तरह के वाउचर

सारे ट्रांज़ैक्शन्स एक जैसे नहीं होते। पैसा आता है। पैसा जाता है। पैसा अकाउंट्स के बीच मूव होता है। सामान बिकता है। सामान खरीदा जाता है। हर तरह के ट्रांज़ैक्शन का अपना वाउचर होता है।

यहाँ वो छह वाउचर हैं जो तुम्हें जानने चाहिए:

आओ हर एक को रावत आंटी की दुकान के असली उदाहरण से समझते हैं।

1. रसीद वाउचर (Receipt Voucher)

कब इस्तेमाल करें: जब बिज़नेस को किसी से पैसा मिलता है।

रावत आंटी एक ग्राहक को किराने का सामान बेचती हैं। ग्राहक Rs. 350 कैश देता है। पैसा दुकान में अंदर आ रहा है। इसके लिए रसीद वाउचर चाहिए।

और उदाहरण:

• कोई ग्राहक पुराना बिल चुकाता है
• मालिक अपना पर्सनल पैसा बिज़नेस में लाता है
• बिज़नेस को आपूर्तिकर्ता से रिफ़ंड मिलता है

मुख्य बात: कैश या बैंक बैलेंस बढ़ता है।

2. भुगतान वाउचर (Payment Voucher)

कब इस्तेमाल करें: जब बिज़नेस किसी को पैसा देता है।

रावत आंटी अपनी दुकान का महीने का किराया Rs. 5,000 मकान मालिक को देती हैं। पैसा दुकान से बाहर जा रहा है। इसके लिए भुगतान वाउचर चाहिए।

और उदाहरण:

• आपूर्तिकर्ता का बिल चुकाना
• बिजली का बिल देना
• मददर को तनख़्वाह देना
• दफ़्तर सप्लाइज़ खरीदना

मुख्य बात: कैश या बैंक बैलेंस घटता है।

3. कॉन्ट्रा वाउचर (Contra Voucher)

कब इस्तेमाल करें: जब पैसा बिज़नेस के अपने कैश और बैंक अकाउंट्स के बीच मूव होता है। कोई बाहरी व्यक्ति शामिल नहीं।

रावत आंटी अपनी दुकान के काउंटर से Rs. 20,000 कैश लेकर अल्मोड़ा के SBI ब्रांच में अपने बैंक अकाउंट में जमा करती हैं। पैसा अभी भी उन्हीं का है। बस एक जगह (कैश बॉक्स) से दूसरी जगह (बैंक) गया। इसके लिए कॉन्ट्रा वाउचर चाहिए।

और उदाहरण:

• बैंक से दुकान के लिए कैश निकालना
• एक बैंक अकाउंट से दूसरे बैंक अकाउंट में पैसा ट्रांसफ़र करना

मुख्य बात: कुल पैसा वही रहता है। बस जगह बदलती है।

ऐसे सोचो — एक गिलास से दूसरे गिलास में पानी उँड़ेलना। पानी उतना ही है।

4. जर्नल वाउचर (Journal Voucher)

कब इस्तेमाल करें: जब असल में कोई कैश शामिल नहीं है, लेकिन अकाउंटिंग एंट्री फिर भी करनी है।

साल के आखिर में, शर्मा सर रावत आंटी को बताते हैं कि उनकी लकड़ी की अलमारियाँ (जिनकी कीमत Rs. 15,000 है) ने घिसावट की वजह से Rs. 1,500 की वैल्यू खो दी है। इसे डेप्रिसिएशन कहते हैं। किसी को कोई कैश नहीं दिया गया। लेकिन अलमारियों की वैल्यू कम हुई है, तो इसे दर्ज करना ज़रूरी है। इसके लिए जर्नल वाउचर चाहिए।

और उदाहरण:

• पहले की एंट्री में गलती सुधारना
• बैड डेट लिखना (ऐसा ग्राहक जो कभी पैसा नहीं देगा)
• प्रीपेड ख़र्चे को एडजस्ट करना

मुख्य बात: कोई कैश नहीं हिलता। लेकिन बुक्स को अपडेट करना ज़रूरी है।

5. बिक्री वाउचर (Sales Voucher / Sales Invoice)

कब इस्तेमाल करें: जब बिज़नेस सामान या सेवाएँ बेचता है।

रावत आंटी एक ग्राहक को 10 kg चावल, 5 kg चीनी, और 2 पैकेट चाय बेचती हैं। वो बिल बनाती हैं। यही बिल सेल्स वाउचर है।

और उदाहरण:

• कोई भी सामान की बिक्री — चाहे कैश हो या क्रेडिट
• सेवा देकर उसका बिल बनाना

मुख्य बात: सामान या सेवाएँ बाहर जाते हैं। राजस्व अंदर आता है।

6. खरीद वाउचर (Purchase Voucher / Purchase Invoice)

कब इस्तेमाल करें: जब बिज़नेस सामान या सेवाएँ खरीदता है।

रावत आंटी अपनी दुकान के लिए स्टॉक खरीदती हैं — 50 kg चावल, 20 kg दाल, 10 kg चीनी — हल्द्वानी के एक होलसेलर से। होलसेलर उन्हें एक बिल देता है। यही बिल पर्चेज़ वाउचर है।

और उदाहरण:

• कच्चा माल खरीदना
• बेचने के लिए सामान खरीदना
• सेवा खरीदना (जैसे दुकान की पेंटिंग करवाना)

मुख्य बात: सामान या सेवाएँ अंदर आते हैं। पैसा बाहर जाता है (या पेयेबल बनता है)।

वाउचर पर क्या लिखा होता है?

हर वाउचर — चाहे किसी भी टाइप का हो — उस पर कुछ ज़रूरी जानकारी होनी चाहिए। इसे वाउचर का "ID कार्ड" समझो।

यहाँ ज़रूरी हिस्से हैं:

शर्मा सर समझाते हैं:

"नैरेशन बहुत ज़रूरी है, मीरा। ये ट्रांज़ैक्शन की कहानी बताता है। इसे साफ़ लिखो। सालों बाद अगर कोई ये वाउचर पढ़े, तो उसे समझ आना चाहिए कि क्या हुआ था।"

भरे हुए वाउचर — नमूने

आओ अब तीन असली वाउचर देखते हैं जो मीरा रावत आंटी की दुकान के लिए भरती है।

नमूना 1: भुगतान वाउचर (Payment Voucher)

रावत आंटी July 2025 का दुकान किराया Rs. 5,000 देती हैं।

╔══════════════════════════════════════════════════════════════╗
║                   रावत जनरल स्टोर                           ║
║              मेन रोड, अल्मोड़ा, उत्तराखंड                    ║
║                                                              ║
║                    PAYMENT VOUCHER                           ║
║                    (भुगतान वाउचर)                             ║
║                                                              ║
║  वाउचर नं.: PV-042            तारीख: 15-Jul-2025           ║
║                                                              ║
║  किसे दिया: श्री पंत जी (मकान मालिक)                         ║
║                                                              ║
║  Debit Account:  Rent Account                                ║
║  Credit Account: Cash Account                                ║
║                                                              ║
║  राशि: Rs. 5,000.00                                         ║
║  (Rupees Five Thousand Only)                                 ║
║                                                              ║
║  विवरण: Being shop rent paid for the month of                ║
║  July 2025 to Shri Pant Ji, landlord.                        ║
║                                                              ║
║                                                              ║
║  बनाया: मीरा              अधिकृत: रावत आंटी                 ║
║                                                              ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝

Rent Account डेबिट क्यों? क्योंकि किराया एक खर्चा (ख़र्चा) है। ख़र्चे डेबिट साइड पर बढ़ते हैं।

Cash Account क्रेडिट क्यों? क्योंकि कैश बाहर जा रहा है। जब कैश बाहर जाता है तो Cash Account क्रेडिट होता है।

नमूना 2: रसीद वाउचर (Receipt Voucher)

एक नियमित ग्राहक, डिमरी जी, Rs. 2,500 कैश देकर अपना पुराना बिल चुकाते हैं।

╔══════════════════════════════════════════════════════════════╗
║                   रावत जनरल स्टोर                           ║
║              मेन रोड, अल्मोड़ा, उत्तराखंड                    ║
║                                                              ║
║                    RECEIPT VOUCHER                           ║
║                    (रसीद वाउचर)                              ║
║                                                              ║
║  वाउचर नं.: RV-078            तारीख: 15-Jul-2025           ║
║                                                              ║
║  किससे मिला: श्री डिमरी जी                                   ║
║                                                              ║
║  Debit Account:  Cash Account                                ║
║  Credit Account: Dimri Ji's Account (Debtor)                 ║
║                                                              ║
║  राशि: Rs. 2,500.00                                         ║
║  (Rupees Two Thousand Five Hundred Only)                     ║
║                                                              ║
║  विवरण: Being cash received from Shri Dimri Ji               ║
║  against his outstanding balance.                            ║
║                                                              ║
║                                                              ║
║  बनाया: मीरा              अधिकृत: रावत आंटी                 ║
║                                                              ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝

Cash Account डेबिट क्यों? क्योंकि कैश अंदर आ रहा है। जब कैश आता है तो Cash Account डेबिट होता है।

डिमरी जी का अकाउंट क्रेडिट क्यों? क्योंकि वो पैसा देनदार (डेटर) थे। अब जब उन्होंने पैसा दे दिया तो उनकी बकाया रकम कम होती है। उनका अकाउंट क्रेडिट करने से उनकी देनदारी कम होती है।

नमूना 3: कॉन्ट्रा वाउचर (Contra Voucher)

रावत आंटी Rs. 20,000 कैश अपने SBI बैंक अकाउंट में जमा करती हैं।

╔══════════════════════════════════════════════════════════════╗
║                   रावत जनरल स्टोर                           ║
║              मेन रोड, अल्मोड़ा, उत्तराखंड                    ║
║                                                              ║
║                    CONTRA VOUCHER                            ║
║                    (कॉन्ट्रा वाउचर)                          ║
║                                                              ║
║  वाउचर नं.: CV-011            तारीख: 15-Jul-2025           ║
║                                                              ║
║  Debit Account:  SBI Bank Account                            ║
║  Credit Account: Cash Account                                ║
║                                                              ║
║  राशि: Rs. 20,000.00                                        ║
║  (Rupees Twenty Thousand Only)                               ║
║                                                              ║
║  विवरण: Being cash deposited into SBI Almora                 ║
║  branch account.                                             ║
║                                                              ║
║                                                              ║
║  बनाया: मीरा              अधिकृत: रावत आंटी                 ║
║                                                              ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝

Bank Account डेबिट क्यों? क्योंकि बैंक बैलेंस बढ़ रहा है। बैंक एक एसेट है। एसेट्स डेबिट साइड पर बढ़ती हैं।

Cash Account क्रेडिट क्यों? क्योंकि कैश बॉक्स से कैश बाहर जा रहा है। कैश कम हो रहा है।

ध्यान दो: कोई बाहरी पक्ष शामिल नहीं है। पैसा बस एक जेब से दूसरी जेब में गया।

मीरा टाइप्स कैसे याद रखती है

नेगी भैया मीरा को एक आसान ट्रिक सिखाते हैं:

"अपने आप से दो सवाल पूछो। पहला — क्या कैश शामिल है? दूसरा — पैसा किस दिशा में जा रहा है?"

यहाँ फ़ैसला फ़्लो है:

चरण 1: क्या इस ट्रांज़ैक्शन में कैश या बैंक शामिल है?

• हाँ, और पैसा अंदर आ रहा है → रसीद वाउचर (Receipt Voucher)
• हाँ, और पैसा बाहर जा रहा है → भुगतान वाउचर (Payment Voucher)
• हाँ, लेकिन पैसा हमारे अपने कैश और बैंक के बीच मूव हो रहा है → कॉन्ट्रा वाउचर (Contra Voucher)
• कैश बिल्कुल शामिल नहीं → जर्नल वाउचर (Journal Voucher)

चरण 2: क्या ये सामान की खरीद या बिक्री है?

• सामान बेच रहे हैं → बिक्री वाउचर (Sales Voucher)
• सामान खरीद रहे हैं → खरीद वाउचर (Purchase Voucher)

(ध्यान दो: कैश सेल में सेल्स वाउचर भी बनेगा बिक्री के लिए और रसीद वाउचर भी बनेगा कैश के लिए। व्यवहार में, बहुत से छोटे बिज़नेस दोनों को एक ही डॉक्यूमेंट में मिला देते हैं — सेल्स बिल।)

वाउचर नंबरिंग

शर्मा सर नंबरिंग पर बहुत पर्टिक्युलर हैं।

"हर वाउचर का एक यूनीक नंबर होना चाहिए, मीरा। इसी से हम उन्हें ट्रैक करते हैं। अगर वाउचर PV-042 गायब हो जाए, तो हमें तुरंत पता चल जाता है क्योंकि PV-041 है और PV-043 है, लेकिन 042 गायब है।"

आम सिस्टम ये है:

नंबरिंग हर फ़ाइनेंशियल ईयर की शुरुआत में (1 April) नए सिरे से शुरू होती है।

सपोर्टिंग डॉक्यूमेंट्स (सहायक दस्तावेज़)

अकेला वाउचर काफ़ी नहीं है। इसके साथ एक सपोर्टिंग डॉक्यूमेंट लगा होना चाहिए — असली बिल, रसीद, या इनवॉइस जो ट्रांज़ैक्शन को प्रूव करे।

उदाहरण:

शर्मा सर सारे वाउचर एक फ़ाइल में रखते हैं, तारीख के हिसाब से। हर वाउचर के पीछे उसका सपोर्टिंग डॉक्यूमेंट चरणल होता है।

"अगर कभी आमदनी टैक्स दफ़्तरर आया, या GST ऑडिट हुआ," शर्मा सर बोलते हैं, "तो वो वाउचर माँगेंगे। अगर तुम्हारे पास सब साफ़-सुथरे और व्यवस्थित्ड हैं, तो कोई दिक्कत नहीं। अगर नहीं हैं..." वो सिर हिलाते हैं। "मुसीबत।"

मीरा का पहला वाउचर

सुबह 11 बज रहे हैं। रावत आंटी दफ़्तर में फ़ोन करती हैं।

"शर्मा सर, मेरी मददर कमला को July की तनख़्वाह चाहिए। Rs. 4,000। क्या मीरा वाउचर बना सकती है?"

शर्मा सर मीरा की तरफ़ देखकर सिर हिलाते हैं। "बनाओ। तुम्हें पता है क्या करना है।"

मीरा सोचती है:

1. क्या हो रहा है? रावत आंटी कमला को तनख़्वाह दे रही हैं।
2. क्या कैश शामिल है? हाँ।
3. किस दिशा में? कैश बाहर जा रहा है।
4. तो कौन सा वाउचर? पेमेंट वाउचर।
5. कौन सा अकाउंट डेबिट होगा? Salary Account (ये ख़र्चा है — ख़र्चे डेबिट होते हैं)।
6. कौन सा अकाउंट क्रेडिट होगा? Cash Account (कैश बाहर जा रहा है — कैश क्रेडिट होता है)।

वो ध्यान से भरती है:

╔══════════════════════════════════════════════════════════════╗
║                   रावत जनरल स्टोर                           ║
║              मेन रोड, अल्मोड़ा, उत्तराखंड                    ║
║                                                              ║
║                    PAYMENT VOUCHER                           ║
║                    (भुगतान वाउचर)                             ║
║                                                              ║
║  वाउचर नं.: PV-043            तारीख: 15-Jul-2025           ║
║                                                              ║
║  किसे दिया: श्रीमती कमला देवी (मददर)                       ║
║                                                              ║
║  Debit Account:  Salary Account                              ║
║  Credit Account: Cash Account                                ║
║                                                              ║
║  राशि: Rs. 4,000.00                                         ║
║  (Rupees Four Thousand Only)                                 ║
║                                                              ║
║  विवरण: Being salary paid to Smt. Kamla Devi                 ║
║  for the month of July 2025.                                 ║
║                                                              ║
║                                                              ║
║  बनाया: मीरा              अधिकृत: रावत आंटी                 ║
║                                                              ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝

शर्मा सर चेक करते हैं। "बिल्कुल सही," वो कहते हैं। "तुम्हारा पहला वाउचर। और भी बहुत बनाने हैं।"

मीरा मुस्कुराती है। ये एक छोटा सा कागज़ है। लेकिन इसका मतलब कुछ है। उसने अभी एक ऑफ़िशियल अकाउंटिंग डॉक्यूमेंट बनाया है।

क्विक रीकैप (संक्षिप्त सारांश)

• वाउचर एक लिखित दस्तावेज़ है जो साबित करता है कि ट्रांज़ैक्शन हुआ।
• 6 प्रकार हैं: रसीद, पेमेंट, कॉन्ट्रा, जर्नल, सेल्स, पर्चेज़।
• रसीद वाउचर = पैसा आता है।
• पेमेंट वाउचर = पैसा जाता है।
• कॉन्ट्रा वाउचर = पैसा कैश और बैंक के बीच मूव होता है (इंटरनल)।
• जर्नल वाउचर = कोई कैश शामिल नहीं, सिर्फ एडजस्टमेंट्स।
• सेल्स वाउचर = सामान या सेवाएँ बेचे गए।
• पर्चेज़ वाउचर = सामान या सेवाएँ खरीदे गए।
• हर वाउचर पर होना चाहिए: तारीख, वाउचर नंबर, राशि (अंकों और शब्दों में), प्रभावितेड अकाउंट्स, नैरेशन, और ऑथराइज़ेशन।
• वाउचर नहीं = एंट्री नहीं। ये सुनहरा नियम है।
• हमेशा वाउचर के साथ सपोर्टिंग डॉक्यूमेंट्स (बिल, रसीदें) लगाओ।

अभ्यास अभ्यास — खुद करो

नीचे दिए गए हर ट्रांज़ैक्शन के लिए सही वाउचर टाइप पहचानो। फिर किन्हीं दो के लिए पूरा वाउचर भरो।

उत्तर:

1. पर्चेज़ वाउचर (और कैश पेमेंट के लिए पेमेंट वाउचर)
2. रसीद वाउचर (और सेल के लिए सेल्स वाउचर)
3. कॉन्ट्रा वाउचर
4. पेमेंट वाउचर
5. रसीद वाउचर
6. सेल्स वाउचर
7. जर्नल वाउचर
8. कॉन्ट्रा वाउचर

बोनस: ऊपर के किन्हीं दो ट्रांज़ैक्शन्स को चुनो और पूरा वाउचर लिखो — तारीख, वाउचर नंबर, डेबिट और क्रेडिट अकाउंट्स, राशि अंकों और शब्दों में, नैरेशन, और ऑथराइज़ेशन के साथ।

मज़ेदार तथ्य (फ़न फ़ैक्ट)

प्राचीन भारत में व्यापारी ताड़पत्रों और कपड़े पर हिसाब रखते थे। चाणक्य ने 2,000 साल से भी पहले लिखी अपनी किताब अर्थशास्त्र में वित्तीय रिकॉर्ड रखने और उनकी ऑडिट करने के नियम बताए हैं। तब भी सिद्धांत वही था — लिख लो, सबूत रखो, और नंबर चेक करो। जब तुम आज एक वाउचर भरते हो, तो तुम उस परंपरा को आगे बढ़ा रहे हो जो दुनिया के ज़्यादातर देशों से भी पुरानी है!

अगले चैप्टर में, मीरा इन सारे वाउचर्स को एक जर्नल में लिखेगी — अकाउंटिंग की "डायरी"। असली बुककीपिंग शुरू होती है।

जर्नल — लिखने का तरीका

बुधवार की सुबह। मीरा शर्मा सर के दफ़्तर पहुँचती है तो उसकी डेस्क पर वाउचर्स का एक साफ़-सुथरा ढेर रखा है — सब रावत आंटी की दुकान से। कल उसने सीखा कि वाउचर क्या होते हैं। आज नेगी भैया उसके सामने एक मोटी नियम्ड नोटबुक रखते हैं। "ये," वो कवर पर थपकी देते हुए कहते हैं, "एक जर्नल है। तुम जानती हो लोग डायरी लिखते हैं? हर रात लिखते हैं कि आज क्या हुआ? जर्नल एक बिज़नेस की डायरी है। हर ट्रांज़ैक्शन, जिस क्रम में हुआ, यहाँ लिखा जाता है।" वो एक खाली पन्ने पर खोलते हैं। "आज तुम पूरा एक पन्ना भरोगी।"

जर्नल क्या है?

अपनी पर्सनल लाइफ़ में तुम डायरी रखते हो। तारीख लिखते हो, फिर लिखते हो कि आज क्या हुआ। "बाज़ार गए। प्रिया से मिले। Rs. 300 की नई चप्पल खरीदी।"

जर्नल भी ठीक ऐसा ही है — लेकिन बिज़नेस के लिए।

ये एक ऐसी बुक है जहाँ तुम हर ट्रांज़ैक्शन को, एक-एक करके, उसी क्रम में दर्ज करते हो जिस क्रम में वो हुआ। हर एंट्री में तारीख, प्रभावितेड अकाउंट्स, राशि, और एक छोटा डिस्क्रिप्शन होता है।

जर्नल को "बुक ऑफ़ ओरिजिनल एंट्री" (मूल प्रविष्टि की पुस्तक) भी कहते हैं क्योंकि ये पहली जगह है जहाँ कोई ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड होता है। वाउचर सबूत है। जर्नल रिकॉर्ड है।

शर्मा सर समझाते हैं:

"ऐसे सोचो, मीरा। वाउचर एक फ़ोटोग्राफ़ जैसा है — वो एक पल दर्ज करता है। जर्नल एक फ़िल्म जैसी है — वो पूरी कहानी बताती है, सीन बाय सीन, क्रम से।"

जर्नल का फ़ॉर्मेट

हर जर्नल में पाँच कॉलम्स होते हैं। मीरा खाली पन्ने को देखती है और कॉलम हेडिंग्स पढ़ती है:

आओ हर कॉलम समझते हैं:

तारीख (Date) — ट्रांज़ैक्शन किस तारीख को हुआ। ये एक बार लिखते हो। अगर एक ही तारीख को कई ट्रांज़ैक्शन्स हुए, तो तारीख सिर्फ पहली एंट्री में लिखते हो। बाकी में "—" लिखते हो या खाली छोड़ देते हो।

विवरण (Particulars) — यहाँ अकाउंट के नाम और नैरेशन लिखा जाता है। इसका एक ख़ास पैटर्न है:

• पहली लाइन: जो अकाउंट डेबिट हो रहा है, उसके बाद "Dr." लिखते हैं
• दूसरी लाइन: "To" से शुरू होती है फिर जो अकाउंट क्रेडिट हो रहा है उसका नाम
• तीसरी लाइन: ब्रैकेट्स में नैरेशन — एक छोटा डिस्क्रिप्शन कि क्या हुआ

L.F. (लेजर फ़ोलियो) — लेजर में उस अकाउंट का पेज नंबर। ये बाद में भरते हो, जब एंट्रीज़ लेजर में ट्रांसफ़र करते हो। अभी खाली छोड़ दो।

डेबिट (Rs.) — डेबिट होने वाली राशि। डेबिट अकाउंट वाली लाइन पर लिखी जाती है।

क्रेडिट (Rs.) — क्रेडिट होने वाली राशि। क्रेडिट अकाउंट वाली लाइन पर लिखी जाती है।

जर्नल एंट्री कैसे लिखें — चरण बाय चरण

शर्मा सर मीरा को प्रक्रिया समझाते हैं:

चरण 1: वाउचर ध्यान से पढ़ो। क्या हुआ? किसने किसे पैसा दिया? कितना?

चरण 2: दो अकाउंट्स पहचानो। हर ट्रांज़ैक्शन कम से कम दो अकाउंट्स को असर डालता है। (डबल-एंट्री याद है पिछले चैप्टर से?)

चरण 3: तय करो कौन सा अकाउंट डेबिट होगा और कौन सा क्रेडिट। नियम लगाओ:

• एसेट्स बढ़ती हैं → डेबिट
• एसेट्स घटती हैं → क्रेडिट
• ख़र्चे बढ़ते हैं → डेबिट
• आमदनी बढ़ती है → क्रेडिट
• लायबिलिटीज़ बढ़ती हैं → क्रेडिट
• लायबिलिटीज़ घटती हैं → डेबिट

चरण 4: जर्नल में लिखो। फ़ॉर्मेट बिल्कुल सही पालन करो।

चरण 5: नैरेशन लिखो। छोटा और साफ़ रखो।

चरण 6: एंट्री के नीचे एक लाइन खींचो। ये एक एंट्री को दूसरी से अलग करती है।

आओ एक आसान उदाहरण देखते हैं।

उदाहरण एंट्री

वाउचर: रावत आंटी July 2025 का किराया Rs. 5,000 देती हैं।

चरण 1: कैश में किराया दिया। Rs. 5,000।

चरण 2: दो अकाउंट्स — Rent Account और Cash Account।

चरण 3: रेंट एक ख़र्चा है। ख़र्चे डेबिट साइड पर बढ़ते हैं। तो Rent A/c डेबिट होगा। कैश बाहर जा रहा है। एसेट्स क्रेडिट साइड पर घटती हैं। तो Cash A/c क्रेडिट होगा।

चरण 4 & 5: लिखो:

ये एक पूरी जर्नल एंट्री है। अब आओ एक पूरे दिन की एंट्रीज़ करते हैं।

मीरा एक पूरे दिन की जर्नलिंग करती है

15 July 2025 है। रावत आंटी का दिन बिज़ी रहा। यहाँ रावत जनरल स्टोर में उस दिन हुए सारे ट्रांज़ैक्शन्स हैं। मीरा के सामने वाउचर रखे हैं। वो हर एक को दर्ज करने वाली है।

ट्रांज़ैक्शन 1: ओपनिंग कैश बैलेंस

रावत आंटी ने दिन की शुरुआत Rs. 25,000 कैश से की। (ये पहले से रिकॉर्ड था। मीरा को इसके लिए नई एंट्री नहीं चाहिए — ये कल का क्लोज़िंग बैलेंस है।)

ट्रांज़ैक्शन 2: कैश में सामान खरीदा

रावत आंटी ने हल्द्वानी के होलसेलर से स्टॉक (चावल, दाल, चीनी, तेल) Rs. 12,000 में खरीदा। कैश में दिया।

क्यों? पर्चेज़ेज़ एक ख़र्चा है — डेबिट करो। कैश बाहर जा रहा है — क्रेडिट करो।

ट्रांज़ैक्शन 3: कैश में सामान बेचा

एक ग्राहक ने Rs. 1,800 का किराना सामान खरीदा। कैश दिया।

क्यों? कैश आ रहा है — Cash A/c डेबिट। सेल्स आमदनी है — क्रेडिट।

ट्रांज़ैक्शन 4: उधार पर सामान बेचा

जोशी जी, नियमित ग्राहक, ने Rs. 3,500 का सामान उधार लिया (बाद में देंगे)।

क्यों? जोशी जी अब पैसा देनदार हैं — वो डेटर बन गए। डेटर्स एसेट्स हैं। एसेट्स डेबिट साइड पर बढ़ती हैं। सेल्स आमदनी है — क्रेडिट।

ध्यान दो: यहाँ Cash A/c शामिल नहीं है। कोई कैश एक्सबदलाव नहीं हुआ। इसकी बजाय, जोशी जी का पर्सनल अकाउंट डेबिट हुआ।

ट्रांज़ैक्शन 5: डेटर से कैश मिला

डिमरी जी, जो पिछले हफ़्ते से Rs. 2,500 देनदार थे, आए और पूरा बैलेंस कैश में दिया।

क्यों? कैश आ रहा है — कैश डेबिट। डिमरी जी का उधार खत्म — उनका अकाउंट क्रेडिट करो ताकि देनदारी कम हो।

ट्रांज़ैक्शन 6: तनख़्वाह दी

मददर कमला देवी को Rs. 4,000 तनख़्वाह दी।

क्यों? तनख़्वाह ख़र्चा है — डेबिट। कैश बाहर जा रहा है — क्रेडिट।

ट्रांज़ैक्शन 7: किराया दिया

मकान मालिक पंत जी को Rs. 5,000 दुकान का किराया दिया।

ट्रांज़ैक्शन 8: बिजली का बिल दिया

Rs. 1,200 बिजली का बिल कैश में दिया।

ट्रांज़ैक्शन 9: बैंक में कैश जमा किया

रावत आंटी ने Rs. 5,000 अपने SBI बैंक अकाउंट में जमा किए।

ट्रांज़ैक्शन 10: उधार पर सामान खरीदा

बिश्त ट्रेडर्स से Rs. 8,000 का सामान उधार खरीदा (अगले महीने पेमेंट करेंगे)।

क्यों? पर्चेज़ेज़ ख़र्चा है — डेबिट। बिश्त ट्रेडर्स अब क्रेडिटर हैं (हम उन्हें पैसा देनदार हैं) — क्रेडिट।

ट्रांज़ैक्शन 11: कैश में सामान बेचा

दोपहर की बिक्री। कई ग्राहकों ने कुल Rs. 4,200 का सामान खरीदा। सब कैश।

ट्रांज़ैक्शन 12: मालिक ने निजी इस्तेमाल के लिए पैसा निकाला

रावत आंटी ने दुकान की कैश से Rs. 2,000 अपने पर्सनल इस्तेमाल के लिए निकाले (बेटी की स्कूल फ़ीस)।

क्यों? ड्रॉइंग्स मालिक की कैपिटल कम करता है — Drawings A/c डेबिट। कैश बाहर जा रहा है — Cash A/c क्रेडिट।

ये ज़रूरी बात है: जब मालिक पर्सनल इस्तेमाल के लिए पैसा लेता है, तो ये बिज़नेस का ख़र्चा नहीं होता। ये ड्रॉइंग है। ये बिज़नेस में मालिक की हिस्सेदारी कम करता है।

पूरा जर्नल पेज

यहाँ 15 July 2025 का मीरा का पूरा जर्नल पेज है:

मीरा दोनों कॉलम्स जोड़ती है। डेबिट कुल = Rs. 49,200। क्रेडिट कुल = Rs. 49,200। मिल गए!

शर्मा सर उसके कंधे के ऊपर से देखते हैं। "अच्छा। कुल्स मैच हो गए। इसी से पता चलता है कि तुमने कोई गलती नहीं की। जर्नल में, सारे डेबिट्स का कुल हमेशा सारे क्रेडिट्स के कुल के बराबर होना चाहिए।"

कम्पाउंड जर्नल एंट्रीज़ (मिश्रित जर्नल प्रविष्टियाँ)

कभी-कभी, एक ही ट्रांज़ैक्शन में दो से ज़्यादा अकाउंट्स शामिल होते हैं। इसे कम्पाउंड एंट्री कहते हैं।

उदाहरण: रावत आंटी एक आपूर्तिकर्ता से Rs. 6,000 का सामान खरीदती हैं। Rs. 4,000 कैश में देती हैं और बाकी Rs. 2,000 उधार रखती हैं।

तीन अकाउंट्स शामिल हैं:

• Purchases A/c (सामान आ रहा है) — डेबिट Rs. 6,000
• Cash A/c (कैश बाहर जा रहा है) — क्रेडिट Rs. 4,000
• Supplier A/c (उधार बैलेंस) — क्रेडिट Rs. 2,000

ध्यान दो: डेबिट साइड (Rs. 6,000) अभी भी क्रेडिट साइड के बराबर है (Rs. 4,000 + Rs. 2,000 = Rs. 6,000)। डबल-एंट्री का सुनहरा नियम कभी नहीं टूटता।

शुरुआती लोगों की आम गलतियाँ

नेगी भैया मीरा को उन गलतियों की चेतावनी देते हैं जो वो खुद पहले करते थे:

1. नैरेशन भूल जाना। नैरेशन के बिना, छह महीने बाद किसी को पता नहीं चलेगा कि एंट्री किस लिए थी।

2. क्रेडिट अकाउंट पहले लिखना। हमेशा डेबिट अकाउंट पहले लिखो, फिर क्रेडिट अकाउंट "To" लगाकर।

3. एंट्रीज़ के बीच लाइन न खींचना। लाइन्स के बिना, एंट्रीज़ एक-दूसरे में मिल जाती हैं और कन्फ़्इस्तेमालन होता है।

4. गलत डेबिट/क्रेडिट। अगर डाउट हो, तो बुनियादी्स पर जाओ। पूछो: ये कौन सा टाइप का अकाउंट है (एसेट, लायबिलिटी, ख़र्चा, आमदनी, कैपिटल)? फिर नियम लगाओ।

5. कुल्स मैच न होना। अगर पेज के नीचे डेबिट कुल और क्रेडिट कुल मैच नहीं करते, तो कहीं गलती है। वापस जाओ और हर एंट्री चेक करो।

क्विक रीकैप (संक्षिप्त सारांश)

• जर्नल बुक ऑफ़ ओरिजिनल एंट्री है — बिज़नेस की "डायरी"।
• फ़ॉर्मेट: Date | Particulars | L.F. | Debit | Credit
• डेबिट अकाउंट पहले लिखा जाता है, उसके बाद "Dr."
• क्रेडिट अकाउंट दूसरा लिखा जाता है, "To" से शुरू करके।
• नैरेशन (ब्रैकेट्स में) बताता है कि क्या हुआ।
• L.F. (लेजर फ़ोलियो) लेजर का पेज नंबर है — बाद में भरा जाता है।
• कम्पाउंड एंट्री में दो से ज़्यादा अकाउंट्स शामिल होते हैं, लेकिन डेबिट्स फिर भी क्रेडिट्स के बराबर होते हैं।
• हर पेज के नीचे, कुल डेबिट्स = कुल क्रेडिट्स होना चाहिए।
• नैरेशन नहीं = अस्पष्ट एंट्री। हमेशा नैरेशन लिखो।

अभ्यास अभ्यास — खुद करो

20 July 2025 को रावत जनरल स्टोर के लिए नीचे दिए गए ट्रांज़ैक्शन्स को जर्नल फ़ॉर्मेट में दर्ज करो:

1. Rs. 50,000 कैश से बिज़नेस शुरू किया।
2. SBI में बैंक अकाउंट खोला और Rs. 30,000 जमा किए।
3. Rs. 12,000 का दुकान का फ़र्नीचर खरीदा, चेक से पे किया।
4. बिश्त ट्रेडर्स से Rs. 15,000 का सामान उधार खरीदा।
5. Rs. 6,000 का सामान कैश में बेचा।
6. डिमरी जी को Rs. 4,000 का सामान उधार बेचा।
7. डिमरी जी से Rs. 2,000 मिले।
8. Rs. 800 दुकान की सफ़ाई (मिसलेनियस ख़र्चा) के लिए दिए।

सारी एंट्रीज़ दर्ज करने के बाद, डेबिट और क्रेडिट कॉलम्स जोड़ो। क्या मिल रहे हैं?

हिंट्स:

• ट्रांज़ैक्शन 1: Cash A/c Dr., To Capital A/c
• ट्रांज़ैक्शन 2: SBI Bank A/c Dr., To Cash A/c (ये कॉन्ट्रा एंट्री है)
• ट्रांज़ैक्शन 3: Furniture A/c Dr., To SBI Bank A/c
• बाकी के लिए वही लॉजिक पालन करो। दो अकाउंट्स पहचानो। डेबिट और क्रेडिट तय करो। नैरेशन लिखो।

मज़ेदार तथ्य (फ़न फ़ैक्ट)

"जर्नल" शब्द फ़्रेंच भाषा के jour से आया है, जिसका मतलब है "दिन"। तो जर्नल का शाब्दिक अर्थ है "दैनिक" रिकॉर्ड। और फ़्रेंच ने ये लैटिन शब्द diurnalis से लिया, जिसका मतलब है "दिन का"। भाषाओं और सदियों में, आइडिया वही है — हर रोज़ लिखो कि क्या हुआ, बिना नागा किए। मीरा अब इस सदियों पुरानी परंपरा का हिस्सा है!

अगले चैप्टर में, मीरा इन सारी जर्नल एंट्रीज़ को अलग-अलग अकाउंट्स में व्यवस्थित करेगी — इसे लेजर कहते हैं। जर्नल एक कहानी है जो क्रम से बताई गई है। लेजर वही कहानी है, लेकिन किरदार के हिसाब से छाँटी गई।

लेजर — अकाउंट्स को व्यवस्थित करना

गुरुवार की सुबह। मीरा कल भरी हुई जर्नल खोलती है और उन ग्यारह एंट्रीज़ को देखती है। "मुझे पूरा दिख रहा है कि 15 July को क्या-क्या हुआ," वो कहती है। "लेकिन अगर रावत आंटी पूछें — हमारे पास कुल कितना कैश है? या जोशी जी हमें कितना देनदार हैं? तो मुझे हर एंट्री पढ़नी पड़ेगी और कैश या जोशी जी वाली एंट्रीज़ छाँटनी पड़ेंगी।" नेगी भैया सिर हिलाते हैं। "बिल्कुल। इसीलिए लेजर होता है। जर्नल तुम्हें बताती है कि क्या हुआ, क्रम से। लेजर तुम्हें हर अकाउंट की पूरी कहानी बताता है, एक ही जगह।"

लेजर क्या है?

सोचो तुम्हारे पास एक स्कूल नोटबुक है। तुमने उसमें हिंदी, इंग्लिश, मैथ, साइंस — सबके नोट्स मिलाकर लिख दिए, जिस क्रम में क्लासेज़ हुईं। अगर कोई पूछे, "अपने सारे मैथ नोट्स दिखाओ," तो तुम्हें हर पन्ना पलटकर मैथ वाले हिस्से छाँटने पड़ेंगे। मुश्किल है, ना?

अब सोचो हर सब्जेक्ट की अलग नोटबुक है। सारा मैथ एक जगह। सारी हिंदी दूसरी जगह। कितना आसान है ढूँढना!

लेजर बिल्कुल यही करता है।

लेजर एक ऐसी बुक है जहाँ हर अकाउंट को अपना अलग पेज मिलता है।

• एक पेज Cash Account का — सारी कैश-रिलेटेड एंट्रीज़ यहाँ आती हैं।
• एक पेज Sales Account का — सारी सेल्स एंट्रीज़ यहाँ आती हैं।
• एक पेज Rent Account का — सारी रेंट एंट्रीज़ यहाँ आती हैं।
• एक पेज जोशी जी के अकाउंट का — जोशी जी से जुड़ा सब कुछ यहाँ आता है।

जर्नल तारीख के हिसाब से व्यवस्थित्ड है (पहले क्या हुआ, दूसरा क्या, तीसरा क्या...)। लेजर अकाउंट के हिसाब से व्यवस्थित्ड है (कैश की सारी बातें, सेल्स की सारी बातें...)।

शर्मा सर कहते हैं:

"जर्नल CCTV कैमरा जैसी है — सब कुछ क्रम से दर्ज करती है। लेजर एक एल्बम जैसा है जो व्यक्ति के हिसाब से सॉर्टेड है — एक व्यक्ति की सारी फ़ोटोज़ एक जगह।"

T-अकाउंट फ़ॉर्मेट

हर लेजर अकाउंट एक ख़ास फ़ॉर्मेट में लिखा जाता है जो अंग्रेज़ी अक्षर "T" जैसा दिखता है। इसीलिए इसे T-अकाउंट कहते हैं।

बुनियादी ढाँचा ये है:

                        अकाउंट का नाम
 ─────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)     |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────
 Date | Particulars | Amt  | Date | Particulars | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────
      |             |      |      |             |
      |             |      |      |             |

बाईं तरफ़ डेबिट (Dr.) साइड है। दाईं तरफ़ क्रेडिट (Cr.) साइड है।

हर साइड में तीन कॉलम्स हैं:

• Date — ट्रांज़ैक्शन कब हुआ
• Particulars — दूसरे अकाउंट का नाम जो शामिल था (ये बहुत ज़रूरी है!)
• Amount — रुपयों में रकम

जर्नल से लेजर में पोस्टिंग कैसे करें

"पोस्टिंग" का मतलब है जर्नल से इन्फ़ॉर्मेशन को सही लेजर अकाउंट में कॉपी करना। ये है प्रक्रिया, चरण बाय चरण।

चरण 1: एक जर्नल एंट्री चुनो।

चरण 2: जो अकाउंट डेबिट हुआ था, उसके लेजर पेज पर जाओ। एंट्री बाईं (डेबिट) साइड पर लिखो। "Particulars" कॉलम में लिखो "To [क्रेडिट हुए अकाउंट का नाम]।"

चरण 3: जो अकाउंट क्रेडिट हुआ था, उसके लेजर पेज पर जाओ। एंट्री दाईं (क्रेडिट) साइड पर लिखो। "Particulars" कॉलम में लिखो "By [डेबिट हुए अकाउंट का नाम]।"

मुख्य नियम: लेजर के Particulars कॉलम में तुम हमेशा दूसरे अकाउंट का नाम लिखते हो — वो जो जर्नल एंट्री के ऑपोज़िट साइड पर है।

आओ एक उदाहरण से समझते हैं।

उदाहरण: किराये की पेमेंट को पोस्ट करना

जर्नल एंट्री:

Rent Account में पोस्टिंग (जर्नल में डेबिट हुआ, तो LEFT साइड पर लिखो):

                          Rent Account
 ─────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)     |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────
 Date    | Particulars| Amt | Date | Particulars| Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul  | To Cash    |5,000|      |            |

Cash Account में पोस्टिंग (जर्नल में क्रेडिट हुआ, तो RIGHT साइड पर लिखो):

                          Cash Account
 ─────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)     |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────
 Date    | Particulars| Amt | Date | Particulars| Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────
         |            |     |15-Jul| By Rent    |5,000

ध्यान दो — Rent Account में, Particulars में "To Cash" लिखा है — ये बताता है कि पैसा कहाँ गया। और Cash Account में, Particulars में "By Rent" लिखा है — ये बताता है कि कैश क्यों बाहर गया।

मीरा सारी एंट्रीज़ लेजर में पोस्ट करती है

अब मीरा 15 July की सारी 11 जर्नल एंट्रीज़ को उनके इज़्ज़तिव लेजर अकाउंट्स में पोस्ट करेगी। आओ हर लेजर अकाउंट एक-एक करके बनाते हैं।

उसे ये अकाउंट्स बनाने हैं:

1. Cash Account
2. Purchases Account
3. Sales Account
4. Joshi Ji Account
5. Dimri Ji Account
6. Salary Account
7. Rent Account
8. Electricity Expense Account
9. SBI Bank Account
10. Bisht Traders Account
11. Drawings Account

आओ सबसे ज़रूरी अकाउंट्स ब्योरा में करते हैं।

लेजर 1: Cash Account

कैश 15 July को बहुत सारे ट्रांज़ैक्शन्स में दिखता है। मीरा सब इकट्ठा करती है:

कैश डेबिट हुआ (कैश अंदर आया) इन एंट्रीज़ में:

• कैश सेल: Rs. 1,800
• डिमरी जी से मिला: Rs. 2,500
• कैश सेल (दोपहर): Rs. 4,200

कैश क्रेडिट हुआ (कैश बाहर गया) इन एंट्रीज़ में:

• सामान खरीदा: Rs. 12,000
• कमला को तनख़्वाह: Rs. 4,000
• किराया: Rs. 5,000
• बिजली: Rs. 1,200
• बैंक में जमा: Rs. 5,000
• ड्रॉइंग्स: Rs. 2,000

याद रखो, रावत आंटी ने दिन की शुरुआत Rs. 25,000 कैश से की थी (14 July का क्लोज़िंग बैलेंस)।

                          Cash Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars   | Amt   | Date   | Particulars      | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 1-Jul  | To Balance b/d|25,000 | 15-Jul | By Purchases     |12,000
 15-Jul | To Sales      | 1,800 | 15-Jul | By Salary        | 4,000
 15-Jul | To Dimri Ji   | 2,500 | 15-Jul | By Rent          | 5,000
 15-Jul | To Sales      | 4,200 | 15-Jul | By Electricity   | 1,200
        |               |       | 15-Jul | By SBI Bank      | 5,000
        |               |       | 15-Jul | By Drawings      | 2,000
        |               |       | 15-Jul | By Balance c/d   | 4,300
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total         |33,500 |        | Total            |33,500
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 16-Jul | To Balance b/d| 4,300 |        |                  |

कैसे पढ़ें:

• बाईं तरफ़ दिखता है कि कब-कब कैश आया: ओपनिंग बैलेंस (Rs. 25,000), दो कैश सेल्स (Rs. 1,800 और Rs. 4,200), और डिमरी जी से मिला (Rs. 2,500)। कुल डेबिट = Rs. 33,500।

• दाईं तरफ़ दिखता है कि कब-कब कैश गया: पर्चेज़ेज़, तनख़्वाह, रेंट, इलेक्ट्रिसिटी, बैंक डिपॉज़िट, और ड्रॉइंग्स। कुल = Rs. 29,200।

• अंतर है: Rs. 33,500 - Rs. 29,200 = Rs. 4,300। ये क्लोज़िंग बैलेंस है (Balance c/d = "carried down" यानी आगे ले जाया गया)।

• क्लोज़िंग बैलेंस छोटी साइड पर लिखा जाता है ताकि दोनों साइड्स बराबर हो जाएँ (Rs. 33,500 = Rs. 33,500)।

• अगला दिन इस बैलेंस से शुरू होता है — ओपनिंग बैलेंस (Balance b/d = "brought down" यानी लाया गया) डेबिट साइड पर (क्योंकि कैश एक एसेट है, और एसेट्स का डेबिट बैलेंस होता है)।

लेजर 2: Sales Account

सेल्स तीन एंट्रीज़ में क्रेडिट हुआ:

                          Sales Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars   | Amt   | Date   | Particulars   | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul | To Balance c/d| 9,500 | 15-Jul | By Cash       | 1,800
        |               |       | 15-Jul | By Joshi Ji   | 3,500
        |               |       | 15-Jul | By Cash       | 4,200
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total         | 9,500 |        | Total         | 9,500
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        |               |       | 16-Jul | By Balance b/d| 9,500

सेल्स आमदनी अकाउंट है। आमदनी का क्रेडिट बैलेंस होता है। तो क्लोज़िंग बैलेंस डेबिट साइड पर आता है (छोटी साइड), और अगले दिन का ओपनिंग बैलेंस क्रेडिट साइड पर आता है।

दिन की कुल सेल्स = Rs. 1,800 + Rs. 3,500 + Rs. 4,200 = Rs. 9,500।

लेजर 3: Purchases Account

पर्चेज़ेज़ दो एंट्रीज़ में डेबिट हुआ:

                        Purchases Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars      | Amt   | Date   | Particulars   | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul | To Cash          |12,000 | 15-Jul | By Balance c/d|20,000
 15-Jul | To Bisht Traders | 8,000 |        |               |
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total            |20,000 |        | Total         |20,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 16-Jul | To Balance b/d   |20,000 |        |               |

पर्चेज़ेज़ ख़र्चा है। ख़र्चे का डेबिट बैलेंस होता है। कुल पर्चेज़ेज़ = Rs. 12,000 + Rs. 8,000 = Rs. 20,000।

लेजर 4: Joshi Ji Account (डेटर — देनदार)

जोशी जी ने उधार सामान खरीदा। वो Rs. 3,500 देनदार हैं।

                        Joshi Ji Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars   | Amt   | Date   | Particulars   | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul | To Sales      | 3,500 | 15-Jul | By Balance c/d| 3,500
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total         | 3,500 |        | Total         | 3,500
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 16-Jul | To Balance b/d| 3,500 |        |               |

जोशी जी डेटर हैं (हमें पैसा देनदार हैं)। डेटर्स एसेट्स हैं। एसेट्स का डेबिट बैलेंस होता है।

लेजर 5: Bisht Traders Account (क्रेडिटर — लेनदार)

हमने बिश्त ट्रेडर्स से उधार सामान खरीदा। हम उन्हें Rs. 8,000 देनदार हैं।

                      Bisht Traders Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars   | Amt   | Date   | Particulars   | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul | To Balance c/d| 8,000 | 15-Jul | By Purchases  | 8,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total         | 8,000 |        | Total         | 8,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        |               |       | 16-Jul | By Balance b/d| 8,000

बिश्त ट्रेडर्स क्रेडिटर हैं (हम उन्हें पैसा देनदार हैं)। क्रेडिटर्स लायबिलिटीज़ हैं। लायबिलिटीज़ का क्रेडिट बैलेंस होता है।

लेजर 6: Rent Account

                          Rent Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars   | Amt   | Date   | Particulars   | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul | To Cash       | 5,000 | 15-Jul | By Balance c/d| 5,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total         | 5,000 |        | Total         | 5,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 16-Jul | To Balance b/d| 5,000 |        |               |

रेंट ख़र्चा है। डेबिट बैलेंस।

अकाउंट को बैलेंस करना — चरण बाय चरण

मीरा शर्मा सर से पूछती है, "अकाउंट को बैलेंस कैसे करें?"

शर्मा सर चरण समझाते हैं:

चरण 1: डेबिट साइड की सारी रकमें जोड़ो। क्रेडिट साइड की सारी रकमें जोड़ो।

चरण 2: दोनों कुल्स का अंतर निकालो।

चरण 3: अंतर को छोटी साइड पर लिखो "Balance c/d" (carried down) शब्दों के साथ। इससे दोनों साइड्स बराबर हो जाती हैं।

चरण 4: वही रकम कुल लाइन के नीचे बड़ी साइड पर लिखो "Balance b/d" (brought down) और अगली तारीख के साथ। ये अगली अवधि का ओपनिंग बैलेंस बन जाता है।

बैलेंस किस साइड पर आता है?

मीरा ये अपनी नोटबुक में लिखती है और दो बार अंडरलाइन करती है।

"Particulars" कॉलम — एक ज़रूरी बात

नेगी भैया एक बात पॉइंट आउट करते हैं जो बहुत सारे नए सीखने वाले को कन्फ़्इस्तेमाल करती है:

"जर्नल में तुम लिखते हो 'Rent A/c Dr., To Cash A/c.' लेकिन लेजर में अलग तरीके से लिखते हो। Rent Account की डेबिट साइड पर तुम लिखते हो 'To Cash.' Cash Account की क्रेडिट साइड पर लिखते हो 'By Rent.' तुम हमेशा दूसरे अकाउंट का नाम लिखते हो।"

नियम ये है:

• लेजर की डेबिट साइड पर, "To" लिखो और उसके बाद जो अकाउंट क्रेडिट हुआ उसका नाम।
• लेजर की क्रेडिट साइड पर, "By" लिखो और उसके बाद जो अकाउंट डेबिट हुआ उसका नाम।

ये एक क्रॉस-रेफ़रेंस बनाता है। अगर तुम Cash Account देख रहे हो और क्रेडिट साइड पर "By Rent — Rs. 5,000" दिखता है, तो तुम्हें तुरंत पता चल जाता है: Rs. 5,000 बाहर गया, और वो रेंट के लिए गया। फिर तुम Rent Account पर जाकर दूसरी साइड देख सकते हो।

जर्नल vs. लेजर — तुलना

ऐसे सोचो जैसे खाना पकाना: जर्नल तुम्हारी रेसिपी है (चरण-बाय-चरण इंस्ट्रक्शन्स)। लेजर तुम्हारी किचन है जो शेल्फ़ के हिसाब से व्यवस्थित्ड है — मसाले एक शेल्फ़ पर, दाल दूसरी पर, चावल तीसरी पर।

L.F. कॉलम भरना

याद है जर्नल में "L.F." कॉलम जो मीरा ने खाली छोड़ा था? अब वो भर सकती है।

जैसे-जैसे वो हर जर्नल एंट्री को लेजर में पोस्ट करती है, वो जर्नल के L.F. कॉलम में लेजर का पेज नंबर लिखती है। और लेजर में, एक करस्पॉन्डिंग कॉलम होता है (कभी-कभी J.F. — जर्नल फ़ोलियो कहलाता है) जहाँ वो जर्नल का पेज नंबर लिखती है।

ये एक टू-वे लिंक बनाता है:

• जर्नल → लेजर (L.F. कॉलम)
• लेजर → जर्नल (J.F. कॉलम)

अगर कभी किसी ट्रांज़ैक्शन को वापस सोर्स तक ट्रेस करना हो, तो इन पेज नंबर्स को ट्रेल की तरह पालन कर सकते हो।

क्विक रीकैप (संक्षिप्त सारांश)

• लेजर हर अकाउंट को अपना अलग पेज देता है। उस अकाउंट की सारी एंट्रीज़ एक जगह इकट्ठा होती हैं।
• फ़ॉर्मेट T-अकाउंट है: बाईं तरफ़ डेबिट साइड, दाईं तरफ़ क्रेडिट साइड।
• पोस्टिंग का मतलब है जर्नल से एंट्रीज़ को सही लेजर अकाउंट्स में कॉपी करना।
• Particulars कॉलम में दूसरे अकाउंट का नाम लिखो — डेबिट साइड पर "To" और क्रेडिट साइड पर "By" लगाओ।
• अकाउंट बैलेंस करना: डेबिट और क्रेडिट कुल्स का अंतर निकालो, छोटी साइड पर "Balance c/d" लिखो, फिर नीचे "Balance b/d" के रूप में लाओ।
• एसेट्स और ख़र्चे का डेबिट बैलेंस होता है। लायबिलिटीज़, आमदनी, और कैपिटल का क्रेडिट बैलेंस होता है।
• L.F. (लेजर फ़ोलियो) जर्नल को लेजर से जोड़ता है, एक ट्रेसेबल ट्रेल बनाता है।

अभ्यास अभ्यास — खुद करो

पिछले चैप्टर के अभ्यास अभ्यास में दी गई जर्नल एंट्रीज़ (20 July 2025 के 8 ट्रांज़ैक्शन्स) को नीचे दिए गए लेजर अकाउंट्स में पोस्ट करो और हर एक को बैलेंस करो:

1. Cash Account
2. SBI Bank Account
3. Capital Account
4. Furniture Account
5. Purchases Account
6. Sales Account
7. Bisht Traders Account
8. Dimri Ji Account
9. Miscellaneous Expense Account

याद रखो:

• अगर जर्नल में अकाउंट डेबिट हुआ, तो उसे लेजर की LEFT (डेबिट) साइड पर पोस्ट करो।
• अगर जर्नल में अकाउंट क्रेडिट हुआ, तो उसे लेजर की RIGHT (क्रेडिट) साइड पर पोस्ट करो।
• Particulars कॉलम में दूसरे अकाउंट का नाम लिखो।
• सारी एंट्रीज़ पोस्ट करने के बाद, हर अकाउंट बैलेंस करो।

खुद चेक करो: क्या Cash A/c का डेबिट बैलेंस है? क्या Capital A/c का क्रेडिट बैलेंस है? क्या Sales A/c का क्रेडिट बैलेंस है? अगर हाँ, तो तुम सही ट्रैक पर हो।

मज़ेदार तथ्य (फ़न फ़ैक्ट)

"लेजर" शब्द पुरानी इंग्लिश और डच भाषा से आया है जिसका मतलब है "पड़ा रहना" — यानी, एक ऐसी बुक जो डेस्क पर खुली पड़ी रहती है, हमेशा रेफ़रेंस के लिए तैयार। मध्यकालीन यूरोप में, व्यापारी अपनी लेजर्स को ज़ंजीरों से डेस्क से बाँधकर रखते थे क्योंकि वो इतनी कीमती होती थीं। लेजर खोना मतलब अपने पूरे बिज़नेस का इतिहास खोना। आज लेजर कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर के अंदर रहता है, लेकिन सिद्धांत 500 सालों में बदला नहीं है। दुनिया का हर बिज़नेस — रावत आंटी की किराना दुकान से लेकर Reliance Industries तक — लेजर रखता है।

अगले चैप्टर में, मीरा सारे लेजर बैलेंसेज़ को एक ही पेज पर रखेगी — ट्रायल बैलेंस। ये अकाउंटिंग का तरीका है पूछने का: "क्या मैंने सब सही किया?"

ट्रायल बैलेंस — क्या सब जुड़ रहा है?

शुक्रवार का दिन। मीरा ने पूरे हफ़्ते वाउचर, जर्नल एंट्रीज़, और लेजर पोस्टिंग सीखी है। उसने पन्नों पर पन्ने भरे हैं। उसकी उँगलियों पर स्याही के निशान हैं। अब शर्मा सर उसके सामने एक खाली कागज़ रखते हैं। "मीरा, तुमने सारी एंट्रीज़ लेजर में पोस्ट कर दीं। हर अकाउंट बैलेंस कर दिया। लेकिन तुम्हें कैसे पता कि कोई गलती नहीं हुई? कैसे पता कि तुमने गलती से Rs. 5,000 डेबिट साइड पर नहीं डाल दिए जो क्रेडिट साइड पर होने चाहिए थे?" मीरा माथे पर बल डालती है। "मैं हर एंट्री दोबारा चेक करूँ?" शर्मा सर सिर हिलाते हैं। "इसमें पूरा दिन लग जाएगा। एक तेज़ तरीका है। इसे ट्रायल बैलेंस कहते हैं।"

ट्रायल बैलेंस क्या है?

डबल-एंट्री अकाउंटिंग का सुनहरा नियम याद है? हर डेबिट के बराबर एक क्रेडिट होता है। अगर तुम इस नियम को ठीक से पालन करो, तो तुम्हारे लेजर के सारे डेबिट बैलेंसेज़ का कुल, सारे क्रेडिट बैलेंसेज़ के कुल के बराबर होना चाहिए।

ट्रायल बैलेंस बस इतना है — तुम्हारे सारे लेजर अकाउंट बैलेंसेज़ की एक सूची, दो कॉलम्स में — एक तरफ़ डेबिट बैलेंसेज़, दूसरी तरफ़ क्रेडिट बैलेंसेज़। फिर दोनों कॉलम्स जोड़ो। अगर मिल गए, तो तुम्हारे बुक्स अरिथमेटिकली सही हैं।

ऐसे सोचो जैसे सब्ज़ी मंडी में तराज़ू। एक तरफ़ सब्ज़ी रखो और दूसरी तरफ़ बाट। अगर तराज़ू बराबर है, तो तोल सही है। अगर एक तरफ़ झुका, तो कुछ गड़बड़ है।

ट्रायल बैलेंस अकाउंटिंग का तराज़ू है।

शर्मा सर समझाते हैं:

"ट्रायल बैलेंस तुम्हें ये नहीं बताता कि सब कुछ सही है। ये बताता है कि तुम्हारे डेबिट्स और क्रेडिट्स बैलेंस में हैं। ये पहला चेक है — जैसे परोसने से पहले दाल चखना। अगर नमक गलत है, तो पता चल जाता है कि समस्या है। लेकिन नमक सही होने पर भी, दाल में और कुछ कम हो सकता है।"

ट्रायल बैलेंस क्या नहीं पकड़ सकता, ये बाद में देखेंगे। पहले, सीखते हैं कि बनाते कैसे हैं।

ट्रायल बैलेंस का फ़ॉर्मेट

ट्रायल बैलेंस एक सीधी-सादी टेबल है:

हर रो एक लेजर अकाउंट है। तुम उसका क्लोज़िंग बैलेंस या तो डेबिट कॉलम में लिखते हो या क्रेडिट कॉलम में — कभी दोनों में नहीं।

• एसेट्स (कैश, बैंक, डेटर्स, फ़र्नीचर, स्टॉक) → डेबिट कॉलम
• ख़र्चे (पर्चेज़ेज़, रेंट, तनख़्वाह, इलेक्ट्रिसिटी) → डेबिट कॉलम
• ड्रॉइंग्स → डेबिट कॉलम
• लायबिलिटीज़ (क्रेडिटर्स, लोन्स) → क्रेडिट कॉलम
• आमदनी (सेल्स, कमीशन, इंटरेस्ट रिसीव्ड) → क्रेडिट कॉलम
• कैपिटल → क्रेडिट कॉलम

मीरा का पहला ट्रायल बैलेंस

आओ उन लेजर अकाउंट्स का इस्तेमाल करते हैं जो मीरा ने 15 July के ट्रांज़ैक्शन्स से बनाए। उसने हर अकाउंट बैलेंस किया और ये क्लोज़िंग बैलेंसेज़ निकाले:

रुको — Rs. 27,500 की कैपिटल कहाँ से आई? ये रावत आंटी की ओपनिंग कैपिटल है। ये बिज़नेस में मालिक के निवेश को दर्शाती है। अवधि की शुरुआत में, बिज़नेस के पास Rs. 25,000 कैश और Rs. 2,500 डिमरी जी से मिलने वाला (रिसीवेबल) था। कुल Rs. 27,500, जो मालिक की इक्विटी है।

अब मीरा ट्रायल बैलेंस लिखती है:

रावत जनरल स्टोर का ट्रायल बैलेंस — 15 July 2025

मीरा कॉलम्स जोड़ती है:

• डेबिट कुल: 4,300 + 5,000 + 3,500 + 20,000 + 4,000 + 5,000 + 1,200 + 2,000 = 45,000
• क्रेडिट कुल: 9,500 + 8,000 + 27,500 = 45,000

मिल गए!

मीरा लंबी साँस छोड़ती है। "बैलेंस हो गया!"

शर्मा सर मुस्कुराते हैं। "अच्छा। इसका मतलब तुम्हारी जर्नल एंट्रीज़ सही थीं, पोस्टिंग सही थी, और मिलान सही थी। ट्रायल बैलेंस इसकी पुष्टि करता है।"

ट्रायल बैलेंस क्या साबित करता है?

ट्रायल बैलेंस अरिथमेटिकल एक्यूरेसी (गणितीय शुद्धता) साबित करता है। ये पुष्टि करता है कि:

1. जर्नल की हर डेबिट एंट्री सही लेजर अकाउंट की डेबिट साइड पर पोस्ट हुई।
2. हर क्रेडिट एंट्री क्रेडिट साइड पर पोस्ट हुई।
3. अकाउंट्स सही बैलेंस हुए।
4. कोई एंट्री सिर्फ एक साइड पर पोस्ट नहीं हुई (जो बैलेंस बिगाड़ देती)।

सीधे शब्दों में: मैथ सही है।

ट्रायल बैलेंस क्या साबित नहीं करता

ये बहुत ज़रूरी बात है। शर्मा सर मीरा को ये दो बार लिखवाते हैं।

"ट्रायल बैलेंस बिल्कुल सही नहीं है, मीरा। कुछ गलतियाँ ऐसी हैं जो ये पकड़ नहीं सकता। ट्रायल बैलेंस मैच होने पर भी, तुम्हारे बुक्स में गलतियाँ हो सकती हैं।"

ये हैं वो गलतियाँ जो ट्रायल बैलेंस मैच होने पर भी छुपी रह सकती हैं:

1. लोप की त्रुटि (त्रुटि ऑफ़ ओमिशन)

कोई ट्रांज़ैक्शन पूरी तरह भूल गए — जर्नल में रिकॉर्ड ही नहीं किया।

उदाहरण: रावत आंटी ने दुकान की सफ़ाई के लिए Rs. 300 दिए लेकिन मीरा दर्ज करना भूल गई। चूँकि कहीं भी एंट्री नहीं हुई — न डेबिट, न क्रेडिट — ट्रायल बैलेंस अभी भी बैलेंस करता है। लेकिन बुक्स गलत हैं।

2. आयोग की त्रुटि (त्रुटि ऑफ़ कमीशन)

एंट्री सही टाइप के अकाउंट में लेकिन गलत व्यक्ति के अकाउंट में हो गई।

उदाहरण: मीरा को डिमरी जी से Rs. 2,500 मिले लेकिन उसने गलती से जोशी जी के अकाउंट में लिख दिया। दोनों डेटर अकाउंट्स हैं। ट्रायल बैलेंस अभी भी बैलेंस करता है। लेकिन डिमरी जी के रिकॉर्ड गलत हैं, और जोशी जी के रिकॉर्ड गलत हैं।

3. सिद्धांत की त्रुटि (त्रुटि ऑफ़ प्रिंसिपल)

एंट्री गलत टाइप के अकाउंट में पोस्ट हो गई।

उदाहरण: रावत आंटी ने Rs. 3,000 की नई लकड़ी की अलमारी खरीदी। ये फ़र्नीचर है — एसेट। लेकिन मीरा ने इसे "पर्चेज़ेज़" में दर्ज कर दिया। ट्रायल बैलेंस अभी भी बैलेंस करता है (दोनों डेबिट एंट्रीज़ हैं)। लेकिन पर्चेज़ेज़ ज़्यादा दिख रहा है, और फ़र्नीचर गायब है।

4. प्रतिपूरक त्रुटि (कम्पेन्सेटिंग त्रुटियाँ)

दो अलग-अलग गलतियाँ एक-दूसरे को कैंसल कर देती हैं।

उदाहरण: मीरा ने Rent A/c Rs. 500 ज़्यादा डेबिट किया, और अलग से Sales A/c Rs. 500 ज़्यादा क्रेडिट किया। दोनों गलतियाँ कैंसल हो गईं। ट्रायल बैलेंस अभी भी बैलेंस करता है। लेकिन रेंट और सेल्स दोनों गलत हैं।

5. मूल प्रविष्टि की त्रुटि (त्रुटि ऑफ़ ओरिजिनल एंट्री)

गलत रकम डेबिट और क्रेडिट दोनों में इस्तेमाल की गई।

उदाहरण: रावत आंटी ने बिजली के लिए Rs. 1,200 दिए, लेकिन मीरा ने डेबिट और क्रेडिट दोनों में Rs. 1,400 लिखा। ट्रायल बैलेंस बैलेंस करता है (Rs. 1,400 = Rs. 1,400)। लेकिन असली रकम गलत है।

6. उलटी प्रविष्टि की त्रुटि (त्रुटि ऑफ़ रिवर्सल)

सही अकाउंट्स इस्तेमाल हुए लेकिन गलत साइड्स पर।

उदाहरण: मीरा ने कैश डेबिट किया और सेल्स क्रेडिट किया (सही)। लेकिन अगली एंट्री में, उसने सेल्स डेबिट किया और कैश क्रेडिट किया (उलटा)। कुल्स अभी भी बैलेंस कर सकते हैं, लेकिन अलग-अलग एंट्रीज़ गलत हैं।

शर्मा सर कहते हैं:

"इसीलिए ट्रायल बैलेंस पहला चेक है, आखिरी चेक नहीं। ऐसे सोचो जैसे मेडिकल टेस्ट। अगर ब्लड प्रेशर सामान्य है, तो इसका मतलब ये नहीं कि तुम पूरी तरह हेल्दी हो। लेकिन अगर ब्लड प्रेशर एब्सामान्य है, तो ज़रूर कुछ गड़बड़ है।"

जब ट्रायल बैलेंस मैच नहीं करता

अब बात करते हैं कि क्या होता है जब दोनों कॉलम्स एक नंबर नहीं दिखाते। इसका मतलब है कोई त्रुटि है। यहाँ उसे ढूँढने का तरीका है।

चरण 1: कॉलम्स दोबारा जोड़ो

सबसे आम गलती अरिथमेटिक त्रुटि होती है। डेबिट कॉलम दोबारा जोड़ो। क्रेडिट कॉलम दोबारा जोड़ो। गणनार इस्तेमाल करो अगर ज़रूरत हो।

चरण 2: सटीक अंतर निकालो

बड़े कुल में से छोटा घटाओ। ये अंतर तुम्हें क्लूज़ देता है।

चरण 3: अंतर से त्रुटि ढूँढो

शर्मा सर मीरा को तीन ट्रिक्स सिखाते हैं:

ट्रिक 1: क्या अंतर 2 से भाग हो सकता है?

अगर हाँ, तो इसे 2 से भाग करो। उस रकम को ढूँढो। हो सकता है तुमने कोई एंट्री गलत साइड पर पोस्ट कर दी हो।

उदाहरण: डेबिट कुल Rs. 47,000 है और क्रेडिट कुल Rs. 45,000। अंतर = Rs. 2,000। 2,000 का आधा = Rs. 1,000। Rs. 1,000 की एंट्री ढूँढो। हो सकता है तुमने इसे डेबिट साइड पर डाल दिया जो क्रेडिट साइड पर होनी चाहिए थी (या उल्टा)। इससे त्रुटि डबल हो जाती है — इसीलिए अंतर अमाउंट से दुगुना है।

ट्रिक 2: क्या अंतर 9 से भाग हो सकता है?

अगर हाँ, तो हो सकता है ट्रांसपोज़िशन त्रुटि हो — तुमने दो डिजिट्स उलटे लिख दिए।

उदाहरण: तुमने Rs. 4,500 की जगह Rs. 5,400 लिखा। अंतर = 5,400 - 4,500 = 900। और 900 / 9 = 100। ये ट्रांसपोज़िशन त्रुटि पुष्टि करता है। ऐसी एंट्रीज़ ढूँढो जहाँ डिजिट्स स्वैप हो सकते हैं।

और ट्रांसपोज़िशन उदाहरण:

• 18 की जगह 81: अंतर = 63, और 63 / 9 = 7
• 2,300 की जगह 3,200: अंतर = 900, और 900 / 9 = 100

ट्रिक 3: क्या अंतर किसी एक एंट्री की इग्ज़ैक्ट अमाउंट है?

अगर हाँ, तो हो सकता है तुम उस एंट्री को पूरी तरह पोस्ट करना भूल गए (सिर्फ डेबिट पोस्ट किया लेकिन क्रेडिट नहीं, या उल्टा)।

उदाहरण: अंतर ठीक Rs. 5,000 है। चेक करो कि Rs. 5,000 की कोई जर्नल एंट्री है जहाँ एक साइड पोस्ट नहीं हुई।

चरण 4: लेजर बैलेंसेज़ चेक करो

हर लेजर अकाउंट सही बैलेंस हुआ या नहीं, ये चेक करो। एक अकाउंट में एडिशन ग़लती पूरे ट्रायल बैलेंस को गड़बड़ कर सकती है।

चरण 5: जर्नल चेक करो

वापस जाओ और वेरिफ़ाई करो कि हर जर्नल एंट्री में डेबिट्स और क्रेडिट्स बराबर हैं।

अभ्यास सीनारियो: त्रुटि ढूँढना

नेगी भैया मीरा को टेस्ट देते हैं। वो उसे एक ट्रायल बैलेंस देते हैं जो मैच नहीं करता:

अंतर = Rs. 46,400 - Rs. 45,500 = Rs. 900

क्या 900, 9 से भाग हो सकता है? हाँ! 900 / 9 = 100।

ये ट्रांसपोज़िशन त्रुटि सजेस्ट करता है। मीरा हर अमाउंट को लेजर से मैच करती है। वो Sales Account चेक करती है। लेजर बैलेंस Rs. 12,000 दिखता है। लेकिन जब वो क्रेडिट एंट्रीज़ दोबारा जोड़ती है: Rs. 1,800 + Rs. 3,500 + Rs. 4,200 + Rs. 3,400 = Rs. 12,900। Rs. 12,000 नहीं! किसी ने Rs. 12,900 की जगह Rs. 12,000 लिख दिया। अंतर Rs. 900 है। और 900 / 9 = 100। क्लासिक ट्रांसपोज़िशन त्रुटि — डिजिट्स रिअरेंज हो गए।

सेल्स को Rs. 12,900 करेक्ट करने पर:

• डेबिट कुल: Rs. 46,400
• क्रेडिट कुल: Rs. 30,000 + Rs. 12,900 + Rs. 3,500 = Rs. 46,400

अब मैच हो गया।

नेगी भैया मुस्कुराते हैं। "ढूँढ लिया। अच्छा डिटेक्टिव काम किया।"

ट्रायल बैलेंस कब बनाते हैं

व्यवहार में, बिज़नेसेज़ ट्रायल बैलेंस बनाते हैं:

• हर महीने — चेक करने के लिए कि महीने की एंट्रीज़ सही हैं
• हर तिमाही — ख़ासकर GST रिटर्न्स फ़ाइल करने से पहले
• हर साल — फ़ाइनल अकाउंट्स (मुनाफ़ा & घाटा और बैलेंस शीट) बनाने से पहले

रावत आंटी की छोटी दुकान के लिए, मंथली ट्रायल बैलेंस काफ़ी है। बिश्त ट्रेडर्स के लिए, जहाँ ज़्यादा ट्रांज़ैक्शन्स होते हैं, शर्मा सर क्वार्टरली चेक करना पसंद करते हैं।

सस्पेंस अकाउंट — एक अस्थायी उपाय

अगर त्रुटि तुरंत न मिले तो? शर्मा सर मीरा को एक व्यावहारिक ट्रिक सिखाते हैं:

"अगर ट्रायल बैलेंस मैच नहीं करता और तुमने वजहेबल टाइम ढूँढने में लगा दिया, तो एक टेम्पररी अकाउंट खोलो जिसे सस्पेंस अकाउंट कहते हैं। अंतर वहाँ डाल दो। इससे ट्रायल बैलेंस अभी के लिए बैलेंस हो जाता है। लेकिन याद रखो — सस्पेंस अकाउंट पट्टी जैसा है, इलाज नहीं। तुम्हें त्रुटि ढूँढकर ठीक करना ही होगा।"

उदाहरण: डेबिट कुल = Rs. 46,400, क्रेडिट कुल = Rs. 45,500। अंतर = Rs. 900। क्रेडिट्स Rs. 900 कम हैं।

बाद में, जब त्रुटि मिल जाए, सस्पेंस अकाउंट बंद कर दो। मीरा के केस में, जब सेल्स त्रुटि मिला, तो सस्पेंस अकाउंट की ज़रूरत नहीं रही।

ट्रायल बैलेंस — एक विज़ुअल समरी

यहाँ देखो ट्रायल बैलेंस अकाउंटिंग साइकल में कहाँ फ़िट होता है:

  वाउचर  →  जर्नल  →  लेजर  →  ट्रायल बैलेंस
  (सबूत)    (रिकॉर्ड)   (व्यवस्थित)   (चेक)

1. वाउचर — असली सबूत कि कुछ हुआ।
2. जर्नल — ट्रांज़ैक्शन को क्रम से दर्ज करो।
3. लेजर — अकाउंट-वाइज़ व्यवस्थित करो।
4. ट्रायल बैलेंस — चेक करो कि सब जुड़ रहा है।

और ट्रायल बैलेंस के बाद? अगला चरण है फ़ाइनल अकाउंट्स बनाना — मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट और बैलेंस शीट। ये अगले चैप्टर में आता है।

क्विक रीकैप (संक्षिप्त सारांश)

• ट्रायल बैलेंस सारे लेजर अकाउंट बैलेंसेज़ की सूची है दो कॉलम्स में: डेबिट और क्रेडिट।
• अगर कुल डेबिट्स = कुल क्रेडिट्स, तो बुक्स अरिथमेटिकली सही हैं।
• एसेट्स, ख़र्चे, और ड्रॉइंग्स डेबिट कॉलम में जाते हैं।
• लायबिलिटीज़, आमदनी, और कैपिटल क्रेडिट कॉलम में जाते हैं।
• ट्रायल बैलेंस अरिथमेटिकल एक्यूरेसी साबित करता है।
• ये साबित नहीं करता कि सारी एंट्रीज़ सही हैं — ये ओमिशन, कमीशन, प्रिंसिपल, कम्पेन्सेशन, ओरिजिनल एंट्री, या रिवर्सल की त्रुटियाँ नहीं पकड़ सकता।
• अगर ट्रायल बैलेंस मैच नहीं करता, तो चेक करो: 2 से भाग होता है (गलत साइड), 9 से भाग होता है (ट्रांसपोज़िशन), या इग्ज़ैक्ट अमाउंट (मिस्ड पोस्टिंग)।
• सस्पेंस अकाउंट अनसुलझे अंतर का अस्थायी उपाय है।
• हमेशा असली त्रुटि ढूँढो और ठीक करो। सस्पेंस अकाउंट समाधान नहीं है — ये बुकमार्क है।

अभ्यास अभ्यास — खुद करो

पार्ट A: ट्रायल बैलेंस बनाओ

पिछले चैप्टर के अभ्यास अभ्यास में बनाए गए लेजर अकाउंट्स (20 July 2025 के 8 ट्रांज़ैक्शन्स) का इस्तेमाल करके ट्रायल बैलेंस बनाओ। हर अकाउंट और उसका बैलेंस लिस्ट करो।

तुम्हारे ट्रायल बैलेंस में होने चाहिए:

• Cash Account
• SBI Bank Account
• Capital Account
• Furniture Account
• Purchases Account
• Sales Account
• Bisht Traders Account
• Dimri Ji Account
• Miscellaneous Expense Account

क्या कुल्स मैच हो रहे हैं?

पार्ट B: त्रुटि ढूँढो

नीचे दिए गए ट्रायल बैलेंस में त्रुटि है। ढूँढो।

ये बैलेंस कर रहा है! लेकिन इसमें त्रुटि छुपी है। शर्मा सर बताते हैं कि असल तनख़्वाह Rs. 4,500 दी गई थी, न कि Rs. 5,400। और असल डेटर्स बैलेंस Rs. 8,100 है।

ये किस तरह की त्रुटि है? (हिंट: 5,400 - 4,500 = 900। क्या 900, 9 से भाग होता है?)

मज़ेदार तथ्य (फ़न फ़ैक्ट)

ट्रायल बैलेंस इसलिए बनाया गया क्योंकि इंसान गलतियाँ करते हैं। सबसे सावधान अकाउंटेंट भी घंटों नंबर्स लिखने के बाद चूक सकता है। कंप्यूटर्स से पहले, भारत में अकाउंटेंट्स लालटेन की रोशनी में ट्रायल बैलेंस बनाते थे, ध्यान से लंबी-लंबी कॉलम्स हाथ से जोड़ते हुए। अगर बैलेंस मैच नहीं होता, तो कभी-कभी देर रात तक काम करते, एंट्री-बाय-एंट्री चेक करते। आज, अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर एक क्लिक में ट्रायल बैलेंस बना देता है। लेकिन ये समझना कि ये कैसे काम करता है — जैसा मीरा अब समझती है — इसका मतलब है तुम वो समस्याएँ पकड़ सकते हो जो सॉफ़्टवेयर भी मिस कर सकता है।

अगले चैप्टर में, मीरा ट्रायल बैलेंस लेकर फ़ाइनल अकाउंट्स बनाएगी — मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट और बैलेंस शीट। यहीं पर सारे नंबर्स मिलकर बड़ा सवाल जवाब देते हैं: "क्या बिज़नेस पैसा कमा रहा है?"

फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स — पूरी तस्वीर

March का आखिरी दिन है। फ़ाइनेंशियल ईयर खत्म हो गया। रावत आंटी शर्मा सर के दफ़्तर में बैठी हैं, थोड़ी नर्वस दिख रही हैं। "शर्मा सर, मेरे पति बार-बार पूछ रहे हैं — दुकान से पैसा बन रहा है या बस भाग-दौड़ हो रही है बेकार?" शर्मा सर मीरा की तरफ़ मुड़ते हैं। "ये वो पल है जहाँ सब कुछ एक साथ आता है। पूरे साल तुमने वाउचर बनाए, जर्नल एंट्रीज़ लिखीं, लेजर में पोस्ट किया, ट्रायल बैलेंस बनाए। अब हम वो एकमात्र सवाल जवाब देते हैं जो सच में मायने रखता है — क्या बिज़नेस पैसा कमा रहा है, और कितना हेल्दी है?" वो डेस्क पर तीन खाली कागज़ रखते हैं। "आज, मीरा, तुम तीन स्टेटमेंट्स बनाओगी: ट्रेडिंग अकाउंट, मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट, और बैलेंस शीट।"

फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स क्यों ज़रूरी हैं

सोचो तुम बागेश्वर के पास पहाड़ियों में पूरा दिन चल रहे हो। थक गए हो। अपने कदम गिन रहे थे, रास्ता देख रहे थे, निशान ट्रैक कर रहे थे। लेकिन एक पॉइंट पर, तुम रुकते हो और चारों तरफ़ देखते हो। पूछते हो: "कितनी दूर आ गए? अभी कहाँ हूँ?"

फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स वो रुककर चारों तरफ़ देखने का पल हैं।

पूरे साल, जर्नल हर कदम दर्ज करती है। लेजर कदमों को रास्ते के हिसाब से व्यवस्थित करता है। ट्रायल बैलेंस काउंट चेक करता है। लेकिन फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स तुम्हें उन सारे कदमों का नतीजा बताते हैं।

ये दो बड़े सवालों के जवाब देते हैं:

1. क्या बिज़नेस ने मुनाफ़ा कमाया या घाटा हुआ? → इसका जवाब ट्रेडिंग अकाउंट और मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट देते हैं।
2. बिज़नेस अभी क्या ओन करता है और क्या देनदार है? → इसका जवाब बैलेंस शीट देती है।

रावत आंटी को जर्नल एंट्रीज़ और लेजर पोस्टिंग्स से कोई मतलब नहीं। उन्हें इन दो सवालों से मतलब है। और ऐसे ही हर बिज़नेस ओनर, बैंक प्रबंधक, टैक्स दफ़्तरर, और निवेशक को।

तीन स्टेटमेंट्स

रावत जनरल स्टोर जैसे छोटे ट्रेडिंग बिज़नेस के लिए, हम साल के अंत में तीन स्टेटमेंट्स बनाते हैं:

ट्रेडिंग अकाउंट मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट में फ़ीड करता है। मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट बैलेंस शीट में फ़ीड करता है। ये एक चेन की कड़ियों की तरह जुड़े हैं।

पार्ट 1: ट्रेडिंग अकाउंट

ट्रेडिंग अकाउंट एक सीधा सवाल जवाब देता है: क्या दुकान ने सामान उसकी लागत से ज़्यादा में बेचकर पैसा कमाया?

अगर रावत आंटी Rs. 40 प्रति kg चावल खरीदती हैं और Rs. 50 प्रति kg बेचती हैं, तो Rs. 10 प्रति kg कमाती हैं। वो Rs. 10 ग्रॉस मुनाफ़ा (सकल लाभ) कहलाता है।

फ़ॉर्मूला

ग्रॉस मुनाफ़ा = नेट सेल्स - लागत ऑफ़ गुड्स सोल्ड (COGS)

आओ हर हिस्सा समझते हैं।

नेट सेल्स = कुल सेल्स - सेल्स रिटर्न्स (ग्राहकों द्वारा लौटाया गया सामान)

लागत ऑफ़ गुड्स सोल्ड (COGS) = ओपनिंग स्टॉक + पर्चेज़ेज़ + सीधा ख़र्चे - क्लोज़िंग स्टॉक

• ओपनिंग स्टॉक = साल की शुरुआत में दुकान में रखा सामान।
• पर्चेज़ेज़ = साल भर में खरीदा गया सामान (पर्चेज़ रिटर्न्स घटाकर)।
• सीधा ख़र्चे = सामान को बिक्री के लिए तैयार करने से जुड़े खर्चे (ढुलाई, कैरिज, लदान/उतारी)।
• क्लोज़िंग स्टॉक = साल के अंत में बिना बिका सामान।

ऐसे सोचो: तुम्हारे पास शुरू में कुछ सामान था, तुमने और खरीदा, उसे दुकान तक लाने में पैसा खर्च किया। ये तुम्हारी कुल लागत है। लेकिन सब कुछ बिका नहीं — कुछ सामान अभी भी अलमारियों पर रखा है। तो क्लोज़िंग स्टॉक घटा दो।

ट्रेडिंग अकाउंट फ़ॉर्मेट

         रावत जनरल स्टोर का ट्रेडिंग अकाउंट
            31 March 2026 को समाप्त वर्ष के लिए

 ─────────────────────────────────────────────────────────
    Dr. (खर्चे/लागत)          |   Cr. (आय/राजस्व)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 विवरण             | राशि(Rs)| विवरण            | राशि(Rs)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 To Opening Stock   | 45,000 | By Sales          |4,80,000
 To Purchases       |2,85,000| Less: Returns     |  (5,000)
 Less: Returns      | (3,000)| Net Sales         |4,75,000
 Net Purchases      |2,82,000|                   |
 To Carriage Inward |  8,000 | By Closing Stock  | 52,000
 To Freight         |  5,000 |                   |
                    |        |                   |
 To Gross Profit    |        |                   |
   (P&L Account    |        |                   |
    में transfer)   |1,87,000|                   |
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Total              |5,27,000| Total             |5,27,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────

नंबर्स पढ़ते हैं:

रावत आंटी ने साल की शुरुआत Rs. 45,000 के सामान से की (ओपनिंग स्टॉक)। साल भर में Rs. 2,85,000 का सामान खरीदा और Rs. 3,000 का वापस किया (खराब सामान)। सामान दुकान तक लाने में Rs. 8,000 कैरिज (ढुलाई) और Rs. 5,000 फ़्रेट में खर्च किए।

कुल लागत साइड = Rs. 45,000 + Rs. 2,82,000 + Rs. 8,000 + Rs. 5,000 = Rs. 3,40,000।

कुल सेल्स Rs. 4,80,000 थीं, माइनस Rs. 5,000 सेल्स रिटर्न्स = Rs. 4,75,000 नेट सेल्स। साल के अंत में, Rs. 52,000 का सामान अभी बिना बिका था (क्लोज़िंग स्टॉक)।

कुल आमदनी साइड (ग्रॉस मुनाफ़ा से पहले) = Rs. 4,75,000 + Rs. 52,000 = Rs. 5,27,000।

ग्रॉस मुनाफ़ा = Rs. 5,27,000 - Rs. 3,40,000 = Rs. 1,87,000.

इसका मतलब रावत आंटी ने सिर्फ सामान खरीदने-बेचने से Rs. 1,87,000 कमाए — किराया, तनख़्वाह, बिजली, और बाकी खर्चे चुकाने से पहले।

मीरा रावत आंटी को आसान शब्दों में समझाती है:

"आंटी, हर Rs. 100 के बेचे गए सामान में, लगभग Rs. 60 सामान की लागत थी, और Rs. 40 तुम्हारा मार्जिन था। वो मार्जिन ही ग्रॉस मुनाफ़ा है।"

पार्ट 2: मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट

ग्रॉस मुनाफ़ा आखिरी जवाब नहीं है। रावत आंटी को अभी किराया, तनख़्वाह, बिजली, और बहुत सारे खर्चे देने हैं। मुनाफ़ा & घाटा (P&L) अकाउंट दिखाता है कि सारे खर्चों के बाद क्या बचा।

फ़ॉर्मूला

नेट मुनाफ़ा = ग्रॉस मुनाफ़ा + अदर आमदनी - सारे इनसीधा ख़र्चे

• ग्रॉस मुनाफ़ा ट्रेडिंग अकाउंट से आता है।
• अदर आमदनी = सामान बेचने के अलावा की आय (बैंक डिपॉज़िट्स पर इंटरेस्ट, कमीशन मिला, आदि)।
• इनसीधा ख़र्चे = सामान से सीधे जुड़े नहीं खर्चे (किराया, तनख़्वाह, बिजली, स्टेशनरी, इंश्योरेंस, डेप्रिसिएशन, आदि)।

मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट फ़ॉर्मेट

      रावत जनरल स्टोर का मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट
           31 March 2026 को समाप्त वर्ष के लिए

 ─────────────────────────────────────────────────────────
    Dr. (खर्चे)                 |   Cr. (आय)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 विवरण              | राशि(Rs)| विवरण            | राशि(Rs)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 To Salary            | 48,000 | By Gross Profit   |1,87,000
 To Rent              | 60,000 |   (ट्रेडिंग से)    |
 To Electricity       | 14,400 | By Interest on    |
 To Telephone         |  3,600 |   Bank Deposit    |  2,400
 To Stationery &      |        | By Commission     |
   Printing           |  2,000 |   Received        |  1,500
 To Repair &          |        |                   |
   Maintenance        |  5,000 |                   |
 To Insurance         |  3,000 |                   |
 To Depreciation on   |        |                   |
   Furniture          |  2,500 |                   |
 To Miscellaneous     |        |                   |
   Expenses           |  4,000 |                   |
                      |        |                   |
 To Net Profit        |        |                   |
   (Capital Account  |        |                   |
    में transfer)     | 48,400 |                   |
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Total                |1,90,900| Total             |1,90,900
 ─────────────────────────────────────────────────────────

नंबर्स पढ़ते हैं:

कुल इनसीधा ख़र्चे = Rs. 48,000 + Rs. 60,000 + Rs. 14,400 + Rs. 3,600 + Rs. 2,000 + Rs. 5,000 + Rs. 3,000 + Rs. 2,500 + Rs. 4,000 = Rs. 1,42,500।

कुल आमदनी = ग्रॉस मुनाफ़ा Rs. 1,87,000 + इंटरेस्ट Rs. 2,400 + कमीशन Rs. 1,500 = Rs. 1,90,900।

नेट मुनाफ़ा = Rs. 1,90,900 - Rs. 1,42,500 = Rs. 48,400.

मीरा रावत आंटी से कहती है:

"आंटी, सबको पे करने के बाद — कमला की तनख़्वाह, मकान मालिक का किराया, इलेक्ट्रिसिटी बोर्ड, सब कुछ — तुम्हारी दुकान ने इस साल Rs. 48,400 का नेट मुनाफ़ा कमाया।"

रावत आंटी खुश हो जाती हैं। "तो हम पैसा कमा रहे हैं! बस भाग-दौड़ नहीं कर रहे बेकार।"

शर्मा सर जोड़ते हैं: "Rs. 48,400 साल में। मतलब लगभग Rs. 4,000 हर महीने मुनाफ़ा। एक छोटी किराना दुकान के लिए ठीक-ठाक है। लेकिन नंबर्स ध्यान से देखो — अकेला रेंट Rs. 60,000 है। ये तुम्हारा सबसे बड़ा खर्चा है। अगर कम किराये पर नेगोशिएट कर लो, तो मुनाफ़ा एकदम बढ़ जाएगा।"

यही फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स की ताकत है। ये सिर्फ मुनाफ़ा नहीं दिखाते। ये दिखाते हैं पैसा कहाँ जा रहा है।

हर ख़र्चा का मतलब

मीरा रावत आंटी को हर लाइन आइटम समझाती है:

पार्ट 3: बैलेंस शीट

P&L अकाउंट साल के बारे में बताता है — कितना पैसा आया और गया। बैलेंस शीट एक पल के बारे में बताती है — इस इग्ज़ैक्ट तारीख को बिज़नेस क्या ओन करता है और क्या देनदार है?

अकाउंटिंग इक्वेशन

बैलेंस शीट एक इक्वेशन पर बनी है:

एसेट्स = लायबिलिटीज़ + कैपिटल (ओनर्स इक्विटी)

ये इक्वेशन हमेशा सही होनी चाहिए। ये ऐसे कह रहा है: "बिज़नेस जो कुछ भी ओन करता है, वो या तो उधार लेकर (लायबिलिटीज़) या मालिक के निवेश (कैपिटल) से फ़ंडेड है।"

ऐसे सोचो। रावत आंटी की दुकान में अलमारियाँ, स्टॉक, कैश, और बैंक बैलेंस है। इस सबके लिए पैसा कहाँ से आया? या तो रावत आंटी खुद से (कैपिटल), या आपूर्तिकर्ता से जिन्हें अभी पेमेंट नहीं हुई (क्रेडिटर्स/लायबिलिटीज़)।

बैलेंस शीट फ़ॉर्मेट

         रावत जनरल स्टोर की बैलेंस शीट
               31 March 2026 को

 ─────────────────────────────────────────────────────────
   देनदारियाँ और पूँजी          |        संपत्तियाँ
   (Liabilities & Capital)     |        (Assets)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 विवरण             | राशि(Rs)| विवरण             | राशि(Rs)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
                    |        |                    |
 Capital Account    |        | Fixed Assets       |
   Opening Balance  |2,00,000|   Furniture        | 25,000
   Add: Net Profit  |  48,400|   Less: Depreciation| (2,500)
   Less: Drawings   | (36,000)|  Net Furniture    | 22,500
   Closing Capital  |2,12,400|                    |
                    |        | Current Assets     |
 Current Liabilities|        |   Closing Stock    | 52,000
   Sundry Creditors | 35,000 |   Sundry Debtors  | 28,000
   Outstanding      |        |   Cash in Hand     | 15,400
     Expenses       |  4,500 |   Cash at Bank     | 78,000
                    |        |   Prepaid Insurance |  1,000
                    |        |   Interest Accrued  |    500
                    |        |                    |
 Loan (Long-term)   |        |                    |
   Bank Loan        | 45,500 |                    |
                    |        |                    |
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Total              |2,97,400| Total              |2,97,400
 ─────────────────────────────────────────────────────────

आओ इसे आसान भाषा में समझते हैं।

बाईं तरफ़: लायबिलिटीज़ और कैपिटल

कैपिटल अकाउंट:

• रावत आंटी ने साल की शुरुआत Rs. 2,00,000 निवेश से की।
• दुकान ने Rs. 48,400 नेट मुनाफ़ा कमाया। ये मुनाफ़ा मालिक का है, तो कैपिटल में जुड़ता है।
• साल भर में, रावत आंटी ने Rs. 36,000 पर्सनल इस्तेमाल के लिए निकाले (ड्रॉइंग्स)। ये कैपिटल से घटता है।
• क्लोज़िंग कैपिटल = Rs. 2,00,000 + Rs. 48,400 - Rs. 36,000 = Rs. 2,12,400।

करंट लायबिलिटीज़:

• संड्री क्रेडिटर्स (Rs. 35,000): आपूर्तिकर्ता को बकाया जो उधार खरीदे सामान का है।
• आउटस्टैंडिंग ख़र्चे (Rs. 4,500): खर्चे जो हो चुके हैं लेकिन अभी पे नहीं हुए (जैसे December का बिजली बिल 31 March तक पे नहीं हुआ)।

बैंक लोन (Rs. 45,500): दुकान सुधारने के लिए बैंक से लिया गया लॉन्ग-टर्म लोन।

कुल लायबिलिटीज़ + कैपिटल = Rs. 2,12,400 + Rs. 35,000 + Rs. 4,500 + Rs. 45,500 = Rs. 2,97,400।

दाईं तरफ़: एसेट्स

फ़िक्स्ड एसेट्स:

• फ़र्नीचर: मूल लागत Rs. 25,000, माइनस Rs. 2,500 डेप्रिसिएशन = Rs. 22,500 नेट वैल्यू।
• फ़िक्स्ड एसेट्स वो चीज़ें हैं जो बिज़नेस लंबे समय तक इस्तेमाल करता है — ये बिक्री के लिए नहीं हैं।

करंट एसेट्स:

• क्लोज़िंग स्टॉक (Rs. 52,000): अलमारियों पर बिना बिका सामान।
• संड्री डेटर्स (Rs. 28,000): ग्राहकों का बकाया जिन्होंने उधार खरीदा।
• कैश इन हैंड (Rs. 15,400): दुकान की कैश बॉक्स में नकद।
• कैश एट बैंक (Rs. 78,000): SBI अकाउंट में बैलेंस।
• प्रीपेड इंश्योरेंस (Rs. 1,000): अगले साल के लिए अग्रिम दिया गया इंश्योरेंस।
• इंटरेस्ट एक्रूड (Rs. 500): बैंक डिपॉज़िट पर कमाया गया इंटरेस्ट जो अभी मिला नहीं।

कुल एसेट्स = Rs. 22,500 + Rs. 52,000 + Rs. 28,000 + Rs. 15,400 + Rs. 78,000 + Rs. 1,000 + Rs. 500 = Rs. 2,97,400।

एसेट्स (Rs. 2,97,400) = लायबिलिटीज़ + कैपिटल (Rs. 2,97,400)

इक्वेशन बैलेंस कर रही है!

नंबर्स रावत आंटी को क्या बताते हैं

मीरा रावत आंटी के साथ बैठकर बैलेंस शीट रोज़मर्रा की भाषा में समझाती है:

"आंटी, तुम्हारी दुकान अभी ऐसी दिखती है:"

"तुम्हारी दुकान कुल Rs. 2,97,400 की चीज़ें ओन करती है — फ़र्नीचर, अलमारियों पर सामान, कैश बॉक्स में पैसा, बैंक में पैसा, और ग्राहकों से मिलने वाला बकाया।"

"इसमें से, Rs. 35,000 तुम्हारे आपूर्तिकर्ता को देना है। Rs. 4,500 बिना चुकाए बिलों का है। Rs. 45,500 बैंक लोन है। ये सब दूसरे लोगों का पैसा है जो अभी तुम्हारे बिज़नेस में है।"

"बाकी — Rs. 2,12,400 — तुम्हारा है। ये तुम्हारी कैपिटल है। बिज़नेस में तुम्हारी हिस्सेदारी।"

रावत आंटी सोचती हैं। "तो अगर मैं आज दुकान बंद कर दूँ, सब कुछ बेच दूँ, जिन्हें देना है दे दूँ, तो मेरे पास लगभग Rs. 2,12,400 बचेंगे?"

"मोटे तौर पर, हाँ," मीरा कहती है। "हालाँकि स्टॉक जल्दी बेचने पर Rs. 52,000 से कम मिल सकता है। और कुछ डेटर्स शायद पे न करें। लेकिन बुनियादी आइडिया यही है।"

तीनों स्टेटमेंट्स कैसे जुड़ते हैं

यहाँ फ़्लो है:

  ट्रेडिंग अकाउंट          मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट         बैलेंस शीट
  ───────────────          ─────────────────────         ──────────────
  सेल्स - COGS             ग्रॉस मुनाफ़ा                  नेट मुनाफ़ा
       ↓                   + अदर आमदनी                    ↓
  = ग्रॉस मुनाफ़ा  ────→    - इनसीधा ख़र्चे     कैपिटल अकाउंट
                                ↓                        में जुड़ता है
                           = नेट मुनाफ़ा  ────────→       बैलेंस शीट पर

1. ट्रेडिंग अकाउंट ग्रॉस मुनाफ़ा देता है।
2. ग्रॉस मुनाफ़ा मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट में जाता है, जो नेट मुनाफ़ा देता है।
3. नेट मुनाफ़ा बैलेंस शीट में जाता है, जहाँ मालिक की कैपिटल में जुड़ता है।

ये तीन अलग-अलग रिपोर्ट्स नहीं हैं। ये एक कंटिन्यूअस कहानी है।

ज़रूरी शब्द जो मीरा को जानने चाहिए

क्विक रीकैप (संक्षिप्त सारांश)

• ट्रेडिंग अकाउंट दिखाता है ग्रॉस मुनाफ़ा = सेल्स - लागत ऑफ़ गुड्स सोल्ड।
• लागत ऑफ़ गुड्स सोल्ड = ओपनिंग स्टॉक + नेट पर्चेज़ेज़ + सीधा ख़र्चे - क्लोज़िंग स्टॉक।
• मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट दिखाता है नेट मुनाफ़ा = ग्रॉस मुनाफ़ा + अदर आमदनी - इनसीधा ख़र्चे।
• बैलेंस शीट फ़ाइनेंशियल पोज़ीशन दिखाती है: एसेट्स = लायबिलिटीज़ + कैपिटल।
• नेट मुनाफ़ा कैपिटल में जुड़ता है बैलेंस शीट पर। ड्रॉइंग्स कैपिटल से घटते हैं।
• फ़िक्स्ड एसेट्स बिज़नेस में लॉन्ग-टर्म इस्तेमाल होते हैं। करंट एसेट्स बार-बार बदलते हैं।
• करंट लायबिलिटीज़ एक साल में देनी हैं। लॉन्ग-टर्म लायबिलिटीज़ बाद में।
• तीनों स्टेटमेंट्स जुड़े हैं — ट्रेडिंग, P&L में फ़ीड करता है, P&L बैलेंस शीट में फ़ीड करता है।
• ये स्टेटमेंट्स आखिरी सवालों के जवाब देते हैं: "क्या बिज़नेस फ़ायदेमंद है?" और "बिज़नेस की वैल्यू क्या है?"

अभ्यास अभ्यास — खुद करो

एक छोटी दुकान "पहाड़ी प्रोविज़न्स" के लिए ट्रेडिंग अकाउंट, मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट, और बैलेंस शीट बनाओ। 31 March 2026 को समाप्त वर्ष की जानकारी यहाँ है:

दी गई जानकारी:

चरण:

1. ट्रेडिंग अकाउंट बनाओ और ग्रॉस मुनाफ़ा निकालो।
2. मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट बनाओ और नेट मुनाफ़ा निकालो।
3. बैलेंस शीट बनाओ और वेरिफ़ाई करो कि एसेट्स = लायबिलिटीज़ + कैपिटल।

ग्रॉस मुनाफ़ा के लिए हिंट:

• नेट सेल्स = 3,20,000 - 3,000 = 3,17,000
• COGS = 30,000 + (2,00,000 - 2,000) + 5,000 - 35,000 = 1,98,000
• ग्रॉस मुनाफ़ा = 3,17,000 - 1,98,000 = 1,19,000

मज़ेदार तथ्य (फ़न फ़ैक्ट)

भारत में फ़ाइनेंशियल ईयर 1 April से 31 March तक चलता है। लेकिन क्या तुम जानते हो क्यों? जब अंग्रेज़ भारत पर राज करते थे, वो अपना फ़ाइनेंशियल ईयर सिस्टम लेकर आए। लेकिन ब्रिटेन ने बाद में January-December अपना लिया। भारत ने April-March इसलिए रखा क्योंकि ये फ़सल के मौसम से मेल खाता है — रबी की फ़सल March-April के आसपास आती है, जो वो समय था जब व्यापारी और ज़मींदार अपना हिसाब-किताब सेटल करते थे। तो भारतीय फ़ाइनेंशियल ईयर असल में हमारी ज़मीन के कृषि चक्र से जुड़ा है। जब रावत आंटी 31 March को अपने बुक्स बंद करती हैं, तो वो भारत की खेती की लय से जुड़ी एक परंपरा पालन कर रही हैं।

अगले चैप्टर में, मीरा चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स सीखती है — बिज़नेस द्वारा इस्तेमाल होने वाले सारे अकाउंट्स की व्यवस्थित्ड मास्टर लिस्ट। ये सफ़र शुरू करने से पहले नक्शा बनाने जैसा है।

चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स और शेड्यूल III

मीरा ने अब तक वाउचर, जर्नल, लेजर, ट्रायल बैलेंस, और फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स बना लिए हैं। उसे आत्मविश्वास आ गया है। फिर एक सुबह, शर्मा सर उसे एक नई क्लाइंट की फ़ाइल देते हैं — बिश्त ट्रेडर्स, होलसेल मसालों का बिज़नेस। मीरा फ़ाइल खोलती है और उसकी आँखें चौड़ी हो जाती हैं। दर्जनों अलग-अलग अकाउंट्स हैं — CGST इनपुट, SGST आउटपुट, फ़्रेट आउटवर्ड, गोडाउन रेंट, लोडिंग चार्जेज़, ट्रेड छूट, कमीशन पेड, कमीशन रिसीव्ड... "इतने सारे अकाउंट्स कोई कैसे ट्रैक करता है?" वो पूछती है। शर्मा सर मुस्कुराते हैं। "चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स से। ये एक टेबल ऑफ़ कंटेंट्स जैसा है उन सारे अकाउंट्स का जो बिज़नेस कभी भी इस्तेमाल करेगा। कोई भी बुककीपिंग शुरू करने से पहले, पहले ये चार्ट बनाओ। ये तुम्हारा नक्शा है।"

चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स क्या है?

सोचो तुम एक नया घर बना रहे हो। एक ईंट रखने से पहले, तुम्हें एक ब्लूप्रिंट चाहिए — एक प्लान जो हर कमरा, हर दरवाज़ा, हर खिड़की दिखाए।

चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स (COA) तुम्हारे अकाउंटिंग सिस्टम का ब्लूप्रिंट है। ये बिज़नेस द्वारा इस्तेमाल होने वाले हर अकाउंट की एक व्यवस्थित्ड, नंबर्ड सूची है।

COA के बिना, चीज़ें जल्दी गड़बड़ हो जाती हैं। एक व्यक्ति "इलेक्ट्रिसिटी" नाम से अकाउंट बनाता है। दूसरा "इलेक्ट्रिसिटी ख़र्चा" बनाता है। तीसरा "इलेक्ट्रिक बिल पेमेंट" बनाता है। क्या ये एक ही अकाउंट है या तीन अलग-अलग? किसी को पता नहीं। बुक्स कन्फ़्इस्तेमाल्ड हो जाते हैं।

COA के साथ, हर अकाउंट के पास होता है:

• एक यूनीक नंबर (जैसे स्कूल में रोल नंबर)
• एक नाम (साफ़ और स्टैंडर्ड)
• एक ग्रुप (किस फ़ैमिली में आता है)

शर्मा सर समझाते हैं:

"PIN कोड सिस्टम जैसे सोचो। भारत के हर पोस्ट दफ़्तर का यूनीक PIN कोड है। 263601 अल्मोड़ा है। 263139 बागेश्वर है। तुम उन्हें कन्फ़्इस्तेमाल नहीं करते क्योंकि हर एक का नंबर है। वैसे ही, तुम्हारे बुक्स में हर अकाउंट को एक नंबर मिलता है। अकाउंट 4001 सेल्स है। अकाउंट 5001 पर्चेज़ेज़ है। कोई कन्फ़्इस्तेमालन नहीं।"

पाँच मुख्य ग्रुप्स

किसी भी बिज़नेस का हर अकाउंट पाँच ग्रुप्स में से किसी एक में आता है। बस पाँच। बिज़नेस चाहे कितना भी बड़ा हो या छोटा।

ये पाँच ग्रुप्स नींव हैं। बाकी सब इन पाँच में से किसी का सब-ग्रुप या ख़ास अकाउंट है।

आओ हर ग्रुप को बिश्त ट्रेडर्स और रावत आंटी की दुकान के उदाहरणों से समझते हैं।

ग्रुप 1: एसेट्स — बिज़नेस क्या ओन करता है

एसेट्स वो चीज़ें हैं जिनकी वैल्यू है और जो बिज़नेस ओन करता है या कंट्रोल करता है।

सब-ग्रुप्स:

फ़िक्स्ड एसेट्स (नॉन-करंट एसेट्स) — चीज़ें जो बिज़नेस लंबे समय तक इस्तेमाल करता है। ये बिक्री के लिए नहीं हैं।

• ज़मीन और भवन (Land and Building)
• Furniture and Fixtures
• Computers and Equipment
• Vehicles
• गोडाउन (वेयरहाउस) स्ट्रक्चर्स

करंट एसेट्स — चीज़ें जो बार-बार बदलती हैं, आमतौर पर एक साल के भीतर।

• कैश इन हैंड
• कैश एट बैंक
• स्टॉक (इन्वेंटरी)
• संड्री डेटर्स (अकाउंट्स रिसीवेबल) — ग्राहकों का बकाया
• प्रीपेड ख़र्चे — अग्रिम चुकाए बिल
• एडवांसेज़ टू आपूर्तिकर्ता — सामान मिलने से पहले आपूर्तिकर्ता को दिया पैसा

निवेश्स — फ़िक्स्ड डिपॉज़िट्स, शेयर्स, आदि में लगाया पैसा।

इंटैंजिबल एसेट्स — वैल्यू वाली चीज़ें जिन्हें छू नहीं सकते।

• गुडविल
• ट्रेडमार्क्स
• सॉफ़्टवेयर लाइसेंसेज़

रावत आंटी की छोटी किराना दुकान के लिए, मुख्य एसेट्स हैं: कैश, बैंक बैलेंस, स्टॉक, डेटर्स, और फ़र्नीचर।

बिश्त ट्रेडर्स (बड़ा होलसेल बिज़नेस) के लिए, लिस्ट में ये भी शामिल हैं: गोडाउन, व्हीकल्स, कंप्यूटर इक्विपमेंट, और निवेश्स।

ग्रुप 2: लायबिलिटीज़ — बिज़नेस क्या देनदार है

लायबिलिटीज़ कर्ज़ और दायित्व हैं — पैसा जो बिज़नेस को दूसरों को देना है।

सब-ग्रुप्स:

नॉन-करंट लायबिलिटीज़ (लॉन्ग-टर्म) — कर्ज़ जो एक साल बाद देने हैं।

• बैंक लोन्स (टर्म लोन्स)
• मॉर्गेजेज़

करंट लायबिलिटीज़ — कर्ज़ जो एक साल के भीतर देने हैं।

• संड्री क्रेडिटर्स (अकाउंट्स पेयेबल) — आपूर्तिकर्ता को बकाया
• आउटस्टैंडिंग ख़र्चे — बिल आ चुके लेकिन अभी पे नहीं हुए
• शॉर्ट-टर्म लोन्स
• GST पेयेबल — कलेक्ट किया गया GST जो गवर्नमेंट को देना है
• TDS पेयेबल — काटा गया टैक्स जो जमा करना है

रावत आंटी के लिए: संड्री क्रेडिटर्स (बिश्त ट्रेडर्स) और आउटस्टैंडिंग ख़र्चे।

बिश्त ट्रेडर्स के लिए: बैंक लोन, संड्री क्रेडिटर्स, GST पेयेबल, TDS पेयेबल।

ग्रुप 3: इक्विटी (कैपिटल) — मालिक की हिस्सेदारी

इक्विटी मतलब सारी लायबिलिटीज़ चुकाने के बाद बिज़नेस पर मालिक का दावा।

सब-ग्रुप्स:

• कैपिटल अकाउंट — मालिक का निवेश
• ड्रॉइंग्स अकाउंट — मालिक ने जो पैसा निकाला
• रिज़र्व्ज़ एंड सरप्लस — जमा किए गए मुनाफ़े जो निकाले नहीं गए
• करंट ईयर मुनाफ़ा/घाटा — P&L अकाउंट से आता है

रावत आंटी की सोल प्रोप्राइटरशिप के लिए, इक्विटी बस कैपिटल माइनस ड्रॉइंग्स प्लस मुनाफ़ा है।

बिश्त ट्रेडर्स के बड़े वर्ज़न जैसी कंपनी के लिए, इक्विटी में शेयर कैपिटल, रिटेन्ड अर्निंग्स, और अलग-अलग रिज़र्व्ज़ शामिल हैं।

ग्रुप 4: आमदनी (आय) — कमाया गया पैसा

आमदनी वो पैसा है जो बिज़नेस अपने संचालन और अन्य सोर्सेज़ से कमाता है।

सब-ग्रुप्स:

सीधा आमदनी (राजस्व फ़्रॉम संचालन):

• Sales of Goods
• Sales of Services

इनसीधा आमदनी (अदर आमदनी):

• इंटरेस्ट रिसीव्ड (बैंक डिपॉज़िट्स पर)
• कमीशन रिसीव्ड
• रेंट रिसीव्ड (अगर बिज़नेस सब-लेट करता है)
• छूट रिसीव्ड (जल्दी पेमेंट के लिए आपूर्तिकर्ता से)
• मुनाफ़ा ऑन सेल ऑफ़ एसेट

रावत आंटी के लिए: सेल्स मुख्य आमदनी है। बैंक डिपॉज़िट पर इंटरेस्ट अदर आमदनी है।

बिश्त ट्रेडर्स के लिए: मसालों की सेल्स, दूसरे होलसेलर्स से कमीशन रिसीव्ड, और इंटरेस्ट रिसीव्ड।

ग्रुप 5: ख़र्चे (खर्चे) — खर्चा गया पैसा

ख़र्चे वो लागतें हैं जो बिज़नेस चलाने में आती हैं।

सब-ग्रुप्स:

सीधा ख़र्चे (लागत ऑफ़ गुड्स सोल्ड):

• Purchases of Goods
• Freight Inward / Carriage Inward
• Loading and Unloading Charges
• Customs Duty (इंपोर्टेड गुड्स के लिए)
• वेजेज़ (सीधे प्रोडक्शन/सँभालनािंग में लगे वर्कर्स की)

इनसीधा ख़र्चे (ऑपरेटिंग ख़र्चे):

• तनख़्वाह (दफ़्तर/एडमिन स्टाफ़ की)
• रेंट
• इलेक्ट्रिसिटी
• टेलीफ़ोन एंड इंटरनेट
• स्टेशनरी एंड प्रिंटिंग
• इंश्योरेंस
• रिपेयर एंड बनाए रखेंस
• डेप्रिसिएशन
• बैंक चार्जेज़
• पेशेवर फ़ीज़ (CA, लॉयर)
• ट्रैवलिंग ख़र्चे
• मिसलेनियस ख़र्चे

टैक्स ख़र्चे:

• आमदनी टैक्स (बिज़नेस के लिए, अगर एप्लिकेबल हो)

रावत आंटी के लिए: पर्चेज़ेज़, तनख़्वाह, रेंट, इलेक्ट्रिसिटी मुख्य हैं।

बिश्त ट्रेडर्स के लिए: ऊपर के सब, प्लस गोडाउन रेंट, व्हीकल ख़र्चे, लोडिंग चार्जेज़, कमीशन पेड (एजेंट्स को), और ट्रैवलिंग ख़र्चे (सेल्स स्टाफ़ अलग-अलग शहरों में क्लाइंट्स से मिलता है)।

अकाउंट नंबरिंग सिस्टम

हर अकाउंट को एक यूनीक नंबर मिलता है। नंबरिंग एक लॉजिकल पैटर्न पालन करती है जिससे नंबर देखकर ही ग्रुप पता चल जाता है।

यहाँ एक आम सिस्टम है:

जब मीरा अकाउंट नंबर 1201 देखती है, तो उसे तुरंत पता चलता है कि ये एसेट है (1000 सीरीज़) और करंट एसेट है (1200 सब-रेंज)। जब वो 5101 देखती है, तो जानती है कि ये इनसीधा ख़र्चा है।

शर्मा सर कहते हैं:

"ये नंबरिंग सिर्फ सुविधा के लिए नहीं है। जब तुम अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हो, तो सॉफ़्टवेयर इन नंबर्स का इस्तेमाल करके अपने-आप अकाउंट्स को बैलेंस शीट और मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट में सही ग्रुप्स में लगा देता है। नंबरिंग सही करो, तो रिपोर्ट्स सही निकलती हैं।"

कम्प्लीट चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स — बिश्त ट्रेडर्स

यहाँ पूरा COA है जो शर्मा सर बिश्त ट्रेडर्स (होलसेल मसालों का बिज़नेस) के लिए सेट अप करते हैं:

एसेट्स (1000 - 1999)

लायबिलिटीज़ (2000 - 2999)

इक्विटी (3000 - 3999)

आमदनी (4000 - 4999)

ख़र्चे (5000 - 5999)

ये 60 से ज़्यादा अकाउंट्स हैं! मीरा थोड़ा ओवरव्हेल्म होती है। लेकिन शर्मा सर उसे दिलासा देते हैं:

"तुम इन सबको हर रोज़ इस्तेमाल नहीं करोगी। कुछ अकाउंट्स साल में एक बार ही इस्तेमाल होते हैं — जैसे डेप्रिसिएशन या बैड डेट्स। लेकिन सब पहले से लिस्टेड और नंबर्ड होने से, तुम्हें कभी अंदाज़ा नहीं लगाना पड़ता। जब कोई नया ट्रांज़ैक्शन हो, चार्ट देखो, सही अकाउंट ढूँढो, और इस्तेमाल करो।"

GST अकाउंट्स COA में क्यों आते हैं

मीरा कुछ नया गौर करती है — अकाउंट्स जैसे "GST इनपुट — CGST" और "GST आउटपुट — SGST।"

नेगी भैया समझाते हैं:

"बिश्त ट्रेडर्स GST-रजिस्टर्ड है। जब वो सामान खरीदते हैं, तो आपूर्तिकर्ता को GST पे करते हैं। वो GST इनपुट अकाउंट्स में रिकॉर्ड होता है (ये ऐसा पैसा है जो गवर्नमेंट हमें वापस देती है)। जब वो सामान बेचते हैं, तो ग्राहक से GST कलेक्ट करते हैं। वो GST आउटपुट अकाउंट्स में रिकॉर्ड होता है (ये पैसा है जो हमें गवर्नमेंट को देना है)। महीने के अंत में, अंतर गणना करते हैं — बिश्त जी गवर्नमेंट को वही पे करते हैं।"

GST को हम इस किताब के पार्ट 4 में ब्योरा में कवर करेंगे। अभी बस इतना जानो कि GST अकाउंट्स चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स का हिस्सा हैं।

यहाँ एक सरल समरी है:

कंपनीज़ एक्ट, 2013 की शेड्यूल III

शर्मा सर अब एक फ़ॉर्मल कॉन्सेप्ट इंट्रोड्यूस करते हैं।

"रावत आंटी की दुकान, जो सोल प्रोप्राइटरशिप है, उसके लिए हम बैलेंस शीट और P&L का कोई भी वजहेबल फ़ॉर्मेट इस्तेमाल कर सकते हैं। लेकिन एक कंपनी के लिए — एक छोटी प्राइवेट कंपनी के लिए भी — गवर्नमेंट ने एक ख़ास फ़ॉर्मेट तय किया है। ये फ़ॉर्मेट कंपनीज़ एक्ट, 2013 की शेड्यूल III में है।"

शेड्यूल III क्या है?

शेड्यूल III, कंपनीज़ एक्ट, 2013 का एक सेक्शन है जो इग्ज़ैक्टली बताता है कि कंपनी को अपनी बैलेंस शीट और स्टेटमेंट ऑफ़ मुनाफ़ा एंड घाटा कैसे प्रेज़ेंट करनी है। ये बताता है:

• कौन से लाइन आइटम्स दिखाने हैं
• किस ऑर्डर में
• कैसे ग्रुप करने हैं
• क्या एडिशनल इन्फ़ॉर्मेशन (नोट्स) डिस्क्लोज़ करनी है

भले ही रावत आंटी और बिश्त ट्रेडर्स कंपनीज़ नहीं हैं (ये सोल प्रोप्राइटरशिप्स या साझेदारी्स हैं), शेड्यूल III समझना ज़रूरी है क्योंकि:

1. बहुत से एम्प्लॉयर्स उम्मीद रखेंगे कि तुम्हें ये फ़ॉर्मेट पता हो।
2. अगर बिश्त ट्रेडर्स कभी कंपनी बनता है, तो ये फ़ॉर्मेट ज़रूरी होगा।
3. चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स ऐसा डिज़ाइन होना चाहिए कि शेड्यूल III में आसानी से मैप हो सके।

शेड्यूल III बैलेंस शीट फ़ॉर्मेट (सिम्प्लिफ़ाइड)

                    BALANCE SHEET
             31 March 20XX को

 ─────────────────────────────────────────────
 I. EQUITY AND LIABILITIES
    (पूँजी और देनदारियाँ)
 ─────────────────────────────────────────────

    1. Shareholders' Funds (शेयरधारकों की निधि)
       (a) Share Capital
       (b) Reserves and Surplus

    2. Non-Current Liabilities (दीर्घकालिक देनदारियाँ)
       (a) Long-term Borrowings
       (b) Deferred Tax Liabilities
       (c) Other Long-term Liabilities
       (d) Long-term Provisions

    3. Current Liabilities (चालू देनदारियाँ)
       (a) Short-term Borrowings
       (b) Trade Payables
       (c) Other Current Liabilities
       (d) Short-term Provisions

 ─────────────────────────────────────────────
 II. ASSETS (संपत्तियाँ)
 ─────────────────────────────────────────────

    1. Non-Current Assets (दीर्घकालिक संपत्तियाँ)
       (a) Property, Plant and Equipment
       (b) Intangible Assets
       (c) Capital Work-in-Progress
       (d) Non-Current Investments
       (e) Deferred Tax Assets
       (f) Long-term Loans and Advances
       (g) Other Non-Current Assets

    2. Current Assets (चालू संपत्तियाँ)
       (a) Inventories
       (b) Trade Receivables
       (c) Cash and Cash Equivalents
       (d) Short-term Loans and Advances
       (e) Other Current Assets

 ─────────────────────────────────────────────

ध्यान दो कुछ अंतर — जो ट्रेडिशनल फ़ॉर्मेट मीरा ने रावत आंटी के लिए इस्तेमाल किया उससे:

• "संड्री क्रेडिटर्स" अब "ट्रेड पेयेबल्स" कहलाता है
• "संड्री डेटर्स" अब "ट्रेड रिसीवेबल्स" कहलाता है
• "फ़र्नीचर" अब "संपत्ति, प्लांट एंड इक्विपमेंट" में आता है
• "स्टॉक" अब "इन्वेंटरीज़" कहलाता है
• "कैश एट बैंक" और "कैश इन हैंड" मिलकर "कैश एंड कैश इक्विवेलेंट्स" हैं

नाम फ़ॉर्मल हो गए हैं, लेकिन कॉन्सेप्ट्स बिल्कुल वही हैं।

शेड्यूल III मुनाफ़ा & घाटा फ़ॉर्मेट (सिम्प्लिफ़ाइड)

          STATEMENT OF PROFIT AND LOSS
        31 March 20XX को समाप्त वर्ष के लिए

 ─────────────────────────────────────────────
 I.    Revenue from Operations        xx,xxx
 II.   Other Income                    x,xxx
 III.  Total Income (I + II)          xx,xxx

 IV.   Expenses:
       (a) Cost of Materials Consumed  xx,xxx
       (b) Purchases of Stock-in-Trade xx,xxx
       (c) Changes in Inventories       x,xxx
       (d) Employee Benefit Expense     x,xxx
       (e) Finance Costs                x,xxx
       (f) Depreciation and
           Amortisation Expense         x,xxx
       (g) Other Expenses               x,xxx
       Total Expenses                  xx,xxx

 V.    Profit Before Tax (III - IV)    x,xxx
 VI.   Tax Expense                     x,xxx
 VII.  Profit After Tax (V - VI)       x,xxx
 ─────────────────────────────────────────────

COA को फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स से मैप करना

यहाँ देखो चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स दो मुख्य फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स में कैसे मैप होता है:

अगर COA सही ग्रुपिंग और नंबरिंग के साथ सेट अप हो, तो अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर (या मैन्युअल अकाउंटेंट भी) अपने-आप अकाउंट्स को बैलेंस शीट और P&L के सही सेक्शन्स में सॉर्ट करके रिपोर्ट्स जेनरेट कर सकता है।

अच्छा चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स बनाने की टिप्स

शर्मा सर अपना अनुभव शेयर करते हैं:

1. शुरुआत सरल रखो। पहले दिन 100 अकाउंट्स मत बनाओ। 30-40 अकाउंट्स से शुरू करो। ज़रूरत के हिसाब से और जोड़ो।

2. ख़ास रहो लेकिन ज़्यादा ख़ास नहीं। "इलेक्ट्रिसिटी" अच्छा है। बड़े बिज़नेस के लिए "इलेक्ट्रिसिटी — गोडाउन" और "इलेक्ट्रिसिटी — दफ़्तर" और भी अच्छा है। लेकिन "इलेक्ट्रिसिटी — पीछे वाले कमरे का बल्ब #3" ज़्यादा हो गया।

3. लगातार नेमिंग रखो। एक स्टाइल तय करो और उसी पर चलो। अगर "तनख़्वाह एंड वेजेज़" लिखा है, तो अलग से "वेजेज़ & तनख़्वाह" नाम का अकाउंट मत बनाओ।

4. गैप के साथ नंबर करो। ध्यान दो नंबरिंग में गैप्स हैं (1001, 1002... न कि 1, 2, 3...)। इससे बाद में नए अकाउंट्स बिना रीनंबरिंग के इन्सर्ट हो सकते हैं। अगर 1005 (व्हीकल) और 1006 (डेप्रिसिएशन-बिल्डिंग) के बीच अकाउंट चाहिए, तो 1005a इस्तेमाल कर सकते हो या पहले से जगह छोड़ सकते हो।

5. GST अकाउंट्स अलग रखो। GST-रजिस्टर्ड बिज़नेसेज़ के लिए, हमेशा CGST, SGST, और IGST के अलग अकाउंट्स रखो — इनपुट और आउटपुट दोनों।

6. उद्योग से मैच करो। किराना दुकान के अकाउंट्स होटल या कारख़ाना से अलग होते हैं। COA को बिज़नेस के हिसाब से कस्टमाइज़ करो।

रावत आंटी vs. बिश्त ट्रेडर्स — COA तुलना

आओ देखते हैं कि बिज़नेस साइज़ के हिसाब से सरल COA कैसे अलग होता है:

मीरा पैटर्न देखती है। बिज़नेस जितना बड़ा, COA उतना विस्तृत। लेकिन पाँच मुख्य ग्रुप्स कभी नहीं बदलते।

मीरा रावत आंटी के लिए COA बनाती है

अभ्यास के तौर पर, शर्मा सर मीरा से कहते हैं कि रावत जनरल स्टोर के लिए एक सरल COA बनाओ। ये उसने बनाया:

शर्मा सर समीक्षा करते हैं। "साफ़। व्यवस्थित्ड। हर अकाउंट अपनी जगह। बहुत अच्छा, मीरा। एक छोटी किराना दुकान के लिए ये सॉलिड चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स है।"

क्विक रीकैप (संक्षिप्त सारांश)

• चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स (COA) बिज़नेस द्वारा इस्तेमाल होने वाले सारे अकाउंट्स की नंबर्ड, व्यवस्थित्ड सूची है।
• हर अकाउंट 5 ग्रुप्स में से किसी एक में आता है: एसेट्स, लायबिलिटीज़, इक्विटी, आमदनी, ख़र्चे।
• एसेट्स = बिज़नेस क्या ओन करता है (फ़िक्स्ड + करंट)।
• लायबिलिटीज़ = बिज़नेस क्या देनदार है (लॉन्ग-टर्म + करंट)।
• इक्विटी = मालिक की हिस्सेदारी (कैपिटल - ड्रॉइंग्स + मुनाफ़ा)।
• आमदनी = कमाया गया पैसा (सेल्स + अदर आमदनी)।
• ख़र्चे = खर्चा गया पैसा (सीधा + इनसीधा)।
• अकाउंट नंबरिंग लॉजिकल सिस्टम पालन करता है: 1000s एसेट्स के लिए, 2000s लायबिलिटीज़, 3000s इक्विटी, 4000s आमदनी, 5000s ख़र्चे।
• शेड्यूल III कंपनीज़ एक्ट, 2013 की, कंपनीज़ के लिए बैलेंस शीट और P&L का फ़ॉर्मेट प्जोखिम्राइब करती है।
• अच्छा COA सरल, लगातार, और बिज़नेस के हिसाब से कस्टमाइज़्ड होता है।
• GST-रजिस्टर्ड बिज़नेसेज़ को CGST, SGST, और IGST के अलग अकाउंट्स चाहिए — इनपुट और आउटपुट दोनों।

अभ्यास अभ्यास — खुद करो

पार्ट A: अकाउंट्स वर्गीकृत करो

नीचे दिए गए हर अकाउंट के लिए, पहचानो कि ये किस ग्रुप में आता है (एसेट, लायबिलिटी, इक्विटी, आमदनी, या ख़र्चा) और इस चैप्टर में बताए नंबरिंग सिस्टम के हिसाब से एक अकाउंट नंबर सजेस्ट करो।

पार्ट B: चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स बनाओ

एक काल्पनिक बिज़नेस के लिए पूरा चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स बनाओ: "कुमाऊँनी हैंडीक्राफ़्ट्स" — अल्मोड़ा में एक छोटी दुकान जो हाथ से बुने ऊनी शॉल, लकड़ी के क्राफ़्ट, और स्थानीय शहद बेचती है। दुकान GST-रजिस्टर्ड है। मालिक नेगी जी हैं। दुकान में एक एम्प्लॉयी है। एक बैंक अकाउंट है।

कम से कम ये शामिल करो:

• 5 एसेट अकाउंट्स
• 3 लायबिलिटी अकाउंट्स
• 2 इक्विटी अकाउंट्स
• 3 आमदनी अकाउंट्स
• 8 ख़र्चा अकाउंट्स

इस चैप्टर में बताए सिस्टम के हिसाब से ठीक से नंबर करो।

मज़ेदार तथ्य (फ़न फ़ैक्ट)

स्टैंडर्डाइज़्ड चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स का कॉन्सेप्ट 1900 के शुरू में यूरोप में आया। लेकिन भारत में व्यवस्थित्ड वित्तीय रिकॉर्ड-कीपिंग बहुत पहले से है। हुंडी सिस्टम — जो भारतीय व्यापारी सदियों से इस्तेमाल करते आ रहे हैं — अलग-अलग प्रकार के ट्रांज़ैक्शन्स के लिए ख़ास श्रेणियाँ वाला एक शुरुआती व्यवस्थित्ड अकाउंटिंग सिस्टम था। जब बिश्त जी के दादा जी उत्तराखंड की पुरानी मंडियों में मसालों का व्यापार करते थे, तो वो बही-खाता (पारंपरिक खाता-बही) में ऐसी श्रेणियाँ से रिकॉर्ड रखते थे जो आधुनिक चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स से काफ़ी मिलती-जुलती हैं। नाम बदल गए हैं। सॉफ़्टवेयर नया है। लेकिन पैसे को श्रेणियाँ में व्यवस्थित करने का आइडिया? वो उतना ही पुराना है जितना व्यापार खुद।

इससे पार्ट 2 — हाथ से हिसाब पूरा होता है। मीरा अब जानती है कि वाउचर कैसे बनाएँ, जर्नल एंट्रीज़ कैसे लिखें, लेजर में कैसे पोस्ट करें, ट्रायल बैलेंस कैसे बनाएँ, फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स कैसे तैयार करें, और अकाउंट्स कैसे व्यवस्थित करें। वो कागज़-कलम से किसी भी छोटे बिज़नेस का हिसाब रख सकती है। पार्ट 3 में, वो ये सब कंप्यूटर पर करना सीखेगी उद्यमो ERPLite सॉफ़्टवेयर से। सॉफ़्टवेयर की स्पीड और ताकत उसे चौंका देगी — लेकिन सिर्फ इसलिए क्योंकि वो पहले से समझती है कि स्क्रीन के पीछे क्या हो रहा है।

Udyamo ERPLite से मिलो — तुम्हारा डिजिटल दफ़्तर

मीरा सोमवार सुबह दफ़्तर पहुँची तो देखा कि नेगी भैया कंप्यूटर स्क्रीन के सामने बैठे तेज़ी से टाइप कर रहे हैं। स्क्रीन पर नंबर उड़ रहे थे। मीरा ने पिछले कुछ हफ़्तों में कागज़ पर अकाउंटिंग सीखी थी — जर्नल, लेजर, ट्रायल बैलेंस। लेकिन ये कुछ अलग दिख रहा था। ये... तेज़ दिख रहा था।

"नेगी भैया, ये कौन सा सॉफ़्टवेयर है?" उसने पूछा।

नेगी भैया मुस्कुराए। "ये है Udyamo ERPLite। जो कुछ तुम हाथ से करती रही हो? ये सॉफ़्टवेयर वो सब सेकंडों में कर देता है। आओ, बैठो। आज तुम कंप्यूटर वाला तरीका सीखोगी।"

ERP क्या है?

चलो एक सीधे सवाल से शुरू करते हैं। ERP का मतलब क्या होता है?

ERP का पूरा नाम है एंटरप्राइज़ रिसोर्स योजना।

सुनने में मुश्किल लगता है। चलो तोड़कर समझते हैं।

• एंटरप्राइज़ = एक बिज़नेस या संगठन
• रिसोर्स = पैसा, लोग, स्टॉक, मशीनें — वो सब कुछ जो बिज़नेस में इस्तेमाल होता है
• योजना = इन सबको व्यवस्थित और सँभालना

तो ERP है एक ऐसा सॉफ़्टवेयर जो बिज़नेस की सारी चीज़ें मैनेज करता है — अकाउंटिंग, इन्वेंटरी, सेल्स, परचेज़ेज़, तनख़्वाह, टैक्स, रिपोर्ट्स।

इसे ऐसे समझो। रावत आंटी अपनी किराना दुकान चलाती हैं। उनके पास है:

• रोज़ाना बिक्री के लिए एक नोटबुक
• खरीदारी के लिए एक अलग नोटबुक
• किसके पैसे बाकी हैं — उसके लिए एक डायरी
• GST बिलों के लिए अलग-अलग कागज़
• जोड़ के लिए एक गणनार

ये पाँच अलग-अलग जगहें हैं पाँच अलग-अलग चीज़ों के लिए। अगर वो एक नोटबुक अपडेट करना भूल गईं तो? अगर नंबर मिलें नहीं तो?

अब सोचो एक ही सिस्टम जहाँ ये सब एक साथ हो। जब वो बिक्री करें, तो स्टॉक अपने आप कम हो जाए। GST अपने आप गणना हो जाए। ग्राहक का बैलेंस अपने आप अपडेट हो जाए। मुनाफ़ा रिपोर्ट अपने आप बदल जाए।

ERP यही करता है।

Udyamo ERPLite क्यों?

बाज़ार में बहुत सारे ERP सॉफ़्टवेयर हैं। Tally, Zoho Books, Busy, QuickBooks — तुमने इनमें से कुछ के नाम सुने होंगे।

Udyamo ERPLite भारतीय बिज़नेस के लिए बनाया गया है। ये इंडियन अकाउंटिंग स्टैंडर्ड्स को पालन करता है। ये GST समझता है। ये कंपनीज़ एक्ट के शेड्यूल III (स्टैंडर्ड चार्ट ऑफ अकाउंट्स जो हमने पिछले अध्याय में पढ़ा) को पालन करता है।

शर्मा सर अपनी अभ्यास में कई क्लाइंट्स के लिए ERPLite इस्तेमाल करते हैं। "एक बार एक अच्छा ERP सीख लो," उन्होंने मीरा से कहा, "तो कोई भी दूसरा सॉफ़्टवेयर जल्दी सीख लोगी। लॉजिक हर जगह एक ही है।"

ERPLite क्या-क्या कर सकता है:

अगर ये लिस्ट लंबी लग रही है तो चिंता मत करो। हम एक-एक करके सब कवर करेंगे, इस अध्याय में और आगे के अध्यायों में।

पहली झलक — लॉगिन करना

नेगी भैया ने कंप्यूटर पर ब्राउज़र खोला। "ERPLite तुम्हारे वेब ब्राउज़र में चलता है," उन्होंने समझाया। "कुछ भारी-भरकम इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं। बस क्रोम या फ़ायरफ़ॉक्स खोलो, एड्रेस टाइप करो, और लॉगिन करो।"

चरण 1: ERPLite खोलो

नेगी भैया ने ब्राउज़र में ERPLite का एड्रेस टाइप किया। लॉगिन स्क्रीन दिखी।

चरण 2: अपना क्रेडेंशियल्स डालो

हर इस्तेमालर को एक इस्तेमालरनेम और पासवर्ड मिलता है। शर्मा सर ने मीरा के लिए एक लॉगिन बनाया था।

• इस्तेमालरनेम: meera@sharmaassociates
• पासवर्ड: (शर्मा सर ने दिया हुआ)

"अपना पासवर्ड कभी किसी को मत बताना," नेगी भैया ने कहा। "तुम सॉफ़्टवेयर में जो भी करती हो वो तुम्हारे नाम से लॉग होता है। अगर कुछ गड़बड़ हो, तो वो देख सकते हैं कि किसने किया।"

चरण 3: डैशबोर्ड

लॉगिन करने के बाद, मीरा को डैशबोर्ड दिखा। ये ERPLite की होम स्क्रीन है — हर बार लॉगिन करने पर सबसे पहले यही दिखता है।

डैशबोर्ड पर एक नज़र में कई चीज़ें दिखीं:

• कैश बैलेंस — अभी बिज़नेस के पास कितना कैश है
• बैंक बैलेंस — बैंक अकाउंट में कितना है
• रिसीवेबल्स — ग्राहकों पर कितना बाकी है
• पेएबल्स — हमें आपूर्तिकर्ता को कितना देना है
• रीसेंट ट्रांज़ैक्शंस — हाल ही में की गई एंट्रीज़

"डैशबोर्ड को अखबार के पहले पेज की तरह समझो," नेगी भैया ने कहा। "ये तुम्हें हेडलाइन्स देता है। अगर पूरी कहानी चाहिए, तो अंदर जाओ।"

ERPLite में नेविगेट करना — मेन मेनू

स्क्रीन के बाईं तरफ़ मीरा को एक मेनू दिखा। ये मेन नेविगेशन है — सॉफ़्टवेयर में इधर-उधर जाने का रास्ता।

मेनू में चार मुख्य सेक्शन हैं:

1. मास्टर्स

यहाँ तुम फ़ाउंडेशन डेटा सेट अप करते हो — वो चीज़ें जो रोज़ नहीं बदलतीं।

• आइटम्स — उत्पाद और सेवाएँ जो तुम बेचते या खरीदते हो
• ग्राहकों — वो लोग जो तुमसे खरीदते हैं
• वेंडर्स — वो लोग जिनसे तुम खरीदते हो
• एम्प्लॉईज़ — वो लोग जो तुम्हारे यहाँ काम करते हैं
• चार्ट ऑफ अकाउंट्स — सभी अकाउंट हेड्स की लिस्ट

मास्टर्स को ऐसे समझो जैसे घर की नींव बनाना। एक बार ध्यान से करो। फिर उसके ऊपर बाकी सब बनाओ।

2. ट्रांज़ैक्शंस (लेन-देन)

यहाँ रोज़ का काम होता है।

• वाउचर एंट्री — जर्नल, रिसीट, पेमेंट, कॉन्ट्रा
• सेल्स — प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, सेल्स ऑर्डर, सेल्स इनवॉइस, पेमेंट रिसीट
• परचेज़ — परचेज़ ऑर्डर, परचेज़ बिल, पेमेंट

जब भी पैसा हिले — अंदर आए या बाहर जाए — तुम यहाँ दर्ज करो।

3. रिपोर्ट्स

यहाँ तुम अपनी सारी एंट्रीज़ का नतीजा देखते हो।

• ट्रायल बैलेंस
• मुनाफ़ा एंड घाटा स्टेटमेंट
• बैलेंस शीट
• कैश फ्लो स्टेटमेंट
• डे बुक
• सेल्स रजिस्टर
• परचेज़ रजिस्टर
• एज्ड रिसीवेबल्स
• एज्ड पेएबल्स

"रिपोर्ट्स ही असली मकसद हैं," शर्मा सर हमेशा कहते थे। "हम ये सारी एंट्री इसलिए करते हैं ताकि अंत में मालिक देख सके — मैं पैसा कमा रहा हूँ या गँवा रहा हूँ?"

4. सेटिंग्स

यहाँ तुम सॉफ़्टवेयर को कॉन्फ़िगर करते हो।

• व्यवस्थितेशन ब्योरा (कंपनी का नाम, पता, GSTIN, PAN)
• फ़ाइनेंशियल ईयर
• इस्तेमालर प्रबंधन (कौन लॉगिन कर सकता है, क्या एक्सेस है)
• टैक्स सेटिंग्स
• नंबर सीरीज़ (वाउचर्स की नंबरिंग कैसी होगी)

ये एक बार सेट अप करो। उसके बाद शायद ही कभी छुओ।

व्यवस्थितेशन सेट अप करना

"कुछ भी करने से पहले," नेगी भैया ने कहा, "तुम्हें सॉफ़्टवेयर को बताना होगा कि तुम कौन हो। कौन सी कंपनी? GSTIN क्या है? कौन सा फ़ाइनेंशियल ईयर?"

इसे व्यवस्थितेशन सेटअप कहते हैं। जब तुम किसी नए बिज़नेस के लिए ERPLite शुरू करते हो तो सबसे पहला काम यही है।

शर्मा सर आए। "चलो अभ्यास करते हैं। मेरी अभ्यास — Sharma & Associates — को टेस्ट के तौर पर सेट अप करो।"

चरण 1: सेटिंग्स → व्यवस्थितेशन पर जाओ

मीरा ने बाएँ मेनू में सेटिंग्स पर क्लिक किया, फिर व्यवस्थितेशन पर।

चरण 2: ब्योरा भरो

एक फॉर्म आया जिसमें कई फ़ील्ड्स थे। चलो हर एक समझते हैं।

कंपनी नेम: बिज़नेस का कानूनी नाम।

मीरा ने टाइप किया: Sharma & Associates

एड्रेस: बिज़नेस का रजिस्टर्ड पता।

मीरा ने टाइप किया:

• Near SBI Branch, Haldwani
• District: Nainital
• State: Uttarakhand
• PIN: 263139

GSTIN: 15 अंकों का GST आइडेंटिफ़िकेशन नंबर।

"हर GST-रजिस्टर्ड बिज़नेस का एक GSTIN होता है," नेगी भैया ने समझाया। "ये स्टेट कोड से शुरू होता है। उत्तराखंड का कोड 05 है।"

मीरा ने टाइप किया: 05AABCS1234A1Z5

"ये एक सैंपल नंबर है," शर्मा सर ने कहा। "असल ज़िंदगी में तुम्हें GSTIN सरकार से मिलता है जब तुम GST के लिए रजिस्टर करते हो।"

चलो GSTIN का फॉर्मेट समझते हैं:

PAN: परमानेंट अकाउंट नंबर (10 कैरेक्टर्स)।

मीरा ने टाइप किया: AABCS1234A

ध्यान दो कि PAN, GSTIN के अंदर ही होता है। GSTIN के 3 से 12 कैरेक्टर PAN होते हैं।

फ़ाइनेंशियल ईयर: वो 12 महीनों का पीरियड जिसके लिए तुम अकाउंट्स रखते हो।

भारत में फ़ाइनेंशियल ईयर 1 अप्रैल से 31 मार्च तक चलता है।

मीरा ने सेलेक्ट किया:

• स्टार्ट डेट: 01-04-2025
• एंड डेट: 31-03-2026

करेंसी: इंडियन रुपीज़ (INR)। ये डिफ़ॉल्ट है।

कॉन्टैक्ट ब्योरा:

• Phone: 05946-XXXXXX
• Email: [email protected]

चरण 3: सेव करो

मीरा ने सेव बटन पर क्लिक किया। एक हरा मैसेज आया: "व्यवस्थितेशन ब्योरा सेव्ड सफली।"

"बस इतना?" मीरा ने हैरानी से पूछा।

"बस इतना," नेगी भैया मुस्कुराए। "अब सॉफ़्टवेयर जानता है कि हम कौन हैं। हर इनवॉइस, हर रिपोर्ट, हर डॉक्यूमेंट पर ये ब्योरा अपने आप आएँगी।"

फ़ाइनेंशियल ईयर को समझो

शर्मा सर ने देखा कि मीरा फ़ाइनेंशियल ईयर को लेकर कन्फ़्इस्तेमाल्ड है। वो बैठकर समझाने लगे।

"मीरा, इसे स्कूल ईयर की तरह समझो। स्कूल अप्रैल में शुरू होता है और मार्च में खत्म, है ना? फ़ाइनेंशियल ईयर भी ऐसा ही है। भारत में हर बिज़नेस 1 अप्रैल से अपना अकाउंटिंग ईयर शुरू करता है और 31 मार्च को खत्म।"

"जनवरी से दिसंबर क्यों नहीं?" मीरा ने पूछा।

"क्योंकि सरकार ने ऐसा तय किया है," शर्मा सर हँसकर बोले। "आमदनी टैक्स एक्ट कहता है कि फ़ाइनेंशियल ईयर अप्रैल से मार्च है। तो सब बिज़नेस उसी को पालन करते हैं। जब तुम ERPLite सेट अप करते हो, तो बताते हो कि कौन से फ़ाइनेंशियल ईयर में काम कर रहे हो। तुम्हारी सारी ट्रांज़ैक्शंस उसी साल के अंदर होनी चाहिए।"

ज़रूरी नियम: अगर तुम FY 2025-26 में काम कर रहे हो, तो तुम सिर्फ़ 1 अप्रैल 2025 से 31 मार्च 2026 के बीच की तारीख वाली ट्रांज़ैक्शंस डाल सकते हो। अगर तुम 15 अप्रैल 2026 की तारीख वाली ट्रांज़ैक्शन डालने की कोशिश करोगे, तो सॉफ़्टवेयर अलाउ नहीं करेगा — वो FY 2026-27 में आती है।

ड्राफ़्ट → पोस्ट वर्कफ़्लो

दिन खत्म होने से पहले, नेगी भैया ने मीरा को एक और ज़रूरी कॉन्सेप्ट दिखाया।

"ERPLite में, जब तुम कोई भी ट्रांज़ैक्शन डालते हो — वाउचर, इनवॉइस, कुछ भी — वो पहले ड्राफ़्ट मोड में जाता है।"

"इसका मतलब?" मीरा ने पूछा।

"ड्राफ़्ट का मतलब है — सेव हो गया लेकिन फ़ाइनल नहीं है। इसे ऐसे समझो जैसे पहले पेंसिल से लिखना। मिटा सकते हो, बदल सकते हो, सुधार सकते हो। जब तुम सैटिस्फ़ाइड हो, तो पेन से लिखो। वो है पोस्टिंग।"

ये ऐसे काम करता है:

"सीधे सब पोस्ट क्यों नहीं कर देते?" मीरा ने पूछा।

"क्योंकि गलतियाँ होती हैं," नेगी भैया ने कहा। "सोचो तुमने Rs. 50,000 का इनवॉइस बनाया लेकिन सही अमाउंट Rs. 5,000 था। अगर ये तुरंत पोस्ट हो जाए, तो अकाउंट्स गलत हो जाएँगे। ड्राफ़्ट्स में, तुम — या शर्मा सर — एंट्री को फ़ाइनल करने से पहले समीक्षा कर सकते हो।"

कुछ दफ़्तरों में, वर्कफ़्लो और भी स्ट्रक्चर्ड होता है:

1. जूनियर अकाउंटेंट (मीरा जैसे) एंट्री बनाते हैं → ड्राफ़्ट में जाती है
2. सीनियर अकाउंटेंट (नेगी भैया जैसे) समीक्षा करते हैं → अप्रूव करते हैं
3. एंट्री पोस्ट होती है → अकाउंट्स अपडेट होते हैं

इसे अप्रूवल प्रक्रिया कहते हैं। ये सुनिश्चित करता है कि कोई भी एंट्री बिना जाँच के बुक्स में न जाए।

"फ़िलहाल," शर्मा सर ने कहा, "तुम ड्राफ़्ट में एंट्री बनाओगी। नेगी भैया समीक्षा करेंगे। जब वो अप्रूव करेंगे, तब पोस्ट होगी। इस तरह, तुम बिना परमानेंट गलती की चिंता किए सीख सकती हो।"

मीरा को राहत मिली। सीखते वक़्त एक सेफ़्टी नेट।

आज मीरा ने क्या सेट अप किया

चलो लिस्ट बनाते हैं कि ERPLite के साथ पहले सेशन में मीरा ने क्या-क्या किया:

1. लॉगिन किया ERPLite में अपने इस्तेमालरनेम और पासवर्ड से
2. डैशबोर्ड एक्सप्लोर किया — एक नज़र में कैश बैलेंस, रिसीवेबल्स, पेएबल्स देखे
3. मेनू समझा — चार सेक्शन: मास्टर्स, ट्रांज़ैक्शंस, रिपोर्ट्स, सेटिंग्स
4. व्यवस्थितेशन सेट अप किया — कंपनी का नाम, पता, GSTIN, PAN, फ़ाइनेंशियल ईयर डाला
5. ड्राफ़्ट → पोस्ट वर्कफ़्लो समझा — एंट्रीज़ फ़ाइनल करने से पहले समीक्षा होती हैं

कंप्यूटर पर पहले दिन के लिए बुरा नहीं!

क्विक रीकैप

• ERP का मतलब है एंटरप्राइज़ रिसोर्स योजना — बिज़नेस के सारे कामों को मैनेज करने का एक सॉफ़्टवेयर
• Udyamo ERPLite एक इंडियन ERP सॉफ़्टवेयर है जो GST, शेड्यूल III चार्ट ऑफ अकाउंट्स, और पूरे अकाउंटिंग साइकल को सपोर्ट करता है
• डैशबोर्ड तुम्हारी होम स्क्रीन है — एक नज़र में ज़रूरी नंबर दिखाता है
• मेन मेनू के चार सेक्शन हैं: मास्टर्स (फ़ाउंडेशन डेटा), ट्रांज़ैक्शंस (रोज़ की एंट्री), रिपोर्ट्स (नतीजे), सेटिंग्स (कॉन्फ़िगरेशन)
• व्यवस्थितेशन सेटअप पहला कदम है — कंपनी का नाम, GSTIN, PAN, पता, और फ़ाइनेंशियल ईयर डालो
• GSTIN 15 अंकों का नंबर है जिसमें स्टेट कोड और PAN शामिल होता है
• भारत में फ़ाइनेंशियल ईयर 1 अप्रैल से 31 मार्च तक चलता है
• ड्राफ़्ट → पोस्ट वर्कफ़्लो एंट्री को फ़ाइनल करने से पहले समीक्षा करने देता है
• अप्रूवल प्रक्रिया का मतलब है कि एक सीनियर व्यक्ति एंट्री को पोस्ट होने से पहले जाँचता है

अभ्यास अभ्यास — ये खुद करो

तुम एक नए क्लाइंट के लिए ERPLite सेट अप कर रहे हो। ये हैं ब्योरा:

बिज़नेस नेम: Kumaon Fresh Fruits ओनर: Pankaj Mehta एड्रेस: Main Market, Ranikhet, District Almora, Uttarakhand - 263645 GSTIN: 05BMPPM5678B1Z3 PAN: BMPPM5678B फ़ाइनेंशियल ईयर: 2025-26 फ़ोन: 05966-XXXXXX ईमेल: [email protected]

टास्क्स:

1. GSTIN से स्टेट कोड निकालो। ये किस स्टेट का है?
2. GSTIN से PAN निकालो। ऊपर दिए गए PAN से मैच करो।
3. FY 2025-26 की स्टार्ट और एंड डेट क्या हैं?
4. अगर पंकज तुम्हें 5 अप्रैल 2026 की तारीख का बिल दे, तो क्या तुम उसे FY 2025-26 में डाल सकते हो? क्यों या क्यों नहीं?
5. ERPLite मेनू के चार मुख्य सेक्शन लिखो और हर एक में एक चीज़ बताओ जो मिलेगी।

बोनस: अगर तुम्हारे पास ERPLite का एक्सेस है, तो लॉगिन करो और ये व्यवस्थितेशन सेट अप करो। पूरे व्यवस्थितेशन फॉर्म का स्क्रीनशॉट लो।

फ़न फ़ैक्ट

क्या तुम जानते हो? "कंप्यूटर" शब्द का मतलब पहले एक इंसान होता था — मशीन नहीं! 1900 के दशक की शुरुआत में, "कंप्यूटर्स" वो लोग (अक्सर महिलाएँ) होती थीं जो डेस्क पर बैठकर हाथ से कैलकुलेशंस करती थीं। पहले इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर्स इन्हीं कैलकुलेशंस को तेज़ी से करने के लिए बनाए गए। तो जब तुम ERPLite इस्तेमाल करते हो, तो तुम वही काम कर रहे हो जो पहले कमरे भर लोग मिलकर करते थे — लेकिन तुम अकेले कर रहे हो, मिनटों में। ये है टेक्नोलॉजी की ताकत। बागेश्वर की मीरा, हल्द्वानी में बैठी, भारत में बना सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करके, पूरे उत्तराखंड के बिज़नेस के अकाउंट्स सँभाल रही है। बुरा नहीं है।

मास्टर्स — नींव तैयार करना

मीरा अगले दिन जल्दी दफ़्तर आ गई। वो एक्साइटेड थी। कल उसने ERPLite में लॉगिन करना और नेविगेट करना सीखा था। आज नेगी भैया ने कुछ और दिलचस्प सिखाने का वादा किया था।

"कोई भी ट्रांज़ैक्शन डालने से पहले," नेगी भैया ने चाय बनाते हुए कहा, "हमें मास्टर्स सेट अप करने होंगे। इसे ऐसे समझो — खाना बनाने से पहले सामान लाना और किचन व्यवस्थित करना ज़रूरी है। मास्टर्स अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का सामान हैं।"

शर्मा सर आए। "आज हम बिष्ट जी का बिज़नेस सिस्टम में सेट अप करते हैं। वो हमारे सबसे बड़े क्लाइंट हैं। होलसेल मसाले — हल्दी, जीरा, धनिया, लाल मिर्च। उत्तराखंड के सारे स्वाद।" वो मुस्कुराए। "चलो शुरू करते हैं।"

मास्टर्स क्या हैं?

ERPLite में, मास्टर्स फ़ाउंडेशन डेटा है — वो जानकारी जो तुम एक बार सेट अप करते हो और बार-बार इस्तेमाल करते हो।

जब तुम सेल्स इनवॉइस बनाते हो, तो हर बार ग्राहक का नाम, पता, और GSTIN नहीं टाइप करना पड़ता। तुम इसे ग्राहक मास्टर में एक बार सेट अप कर लो। उसके बाद बस ड्रॉपडाउन से "Bisht Traders" सेलेक्ट करो, और सारी ब्योरा अपने आप भर जाएँगी।

ERPLite में पाँच तरह के मास्टर्स हैं:

चलो Bisht Traders के लिए हर एक सेट अप करते हैं।

आइटम मास्टर — बिज़नेस क्या बेचता है?

बिष्ट जी Bisht Traders चलाते हैं, हल्द्वानी में एक होलसेल मसालों का बिज़नेस। वो दिल्ली और राजस्थान से कच्चे मसाले खरीदते हैं। उन्हें प्रक्रिया और पैक करते हैं। फिर कुमाऊँ भर की दुकानों और रेस्टोरेंट्स को बेचते हैं।

उनके मुख्य उत्पाद हैं:

• हल्दी पाउडर (Turmeric Powder)
• जीरा (Cumin Seeds)
• धनिया पाउडर (Coriander Powder)
• लाल मिर्च पाउडर (Red Chilli Powder)
• गरम मसाला (Garam Masala — मिक्स्ड स्पाइस ब्लेंड)

हर उत्पाद को आइटम मास्टर में सेट अप करना होगा। चलो देखते हैं कि क्या-क्या जानकारी चाहिए।

एक आइटम सेट अप करना

मीरा ने बाएँ मेनू में मास्टर्स → आइटम्स → न्यू आइटम पर क्लिक किया।

एक फॉर्म आया इन फ़ील्ड्स के साथ:

आइटम नेम: उत्पाद का नाम। मीरा ने टाइप किया: Turmeric Powder

आइटम कोड: जल्दी रेफ़रेंस के लिए एक छोटा कोड। मीरा ने टाइप किया: TUR-001

"ऐसे कोड्स बनाओ जो समझ आएँ," नेगी भैया ने सुझाव दिया। "TUR हल्दी के लिए, CUM जीरे के लिए, COR धनिया के लिए। जब सैकड़ों आइटम्स होते हैं तो काम आता है।"

HSN कोड: इसका पूरा नाम है हार्मोनाइज़्ड सिस्टम ऑफ नोमेंक्लेचर। ये सरकार द्वारा हर उत्पाद को दिया गया नंबर है, GST के लिए।

"भारत में हर उत्पाद का एक HSN कोड होता है," शर्मा सर ने समझाया। "मसाले HSN क्लासिफ़िकेशन के चैप्टर 9 में आते हैं। हल्दी पाउडर का कोड है 0910 30 30।"

"इन्हें याद करने की ज़रूरत नहीं," नेगी भैया ने कहा। "तुम GST पोर्टल पर देख सकते हो। लेकिन हमेशा सही HSN कोड डालो — गलत कोड मतलब गलत टैक्स रेट, और गलत टैक्स रेट मतलब GST फ़ाइलिंग में मुसीबत।"

यूनिट ऑफ मेज़रमेंट (UoM): इस आइटम को कैसे मापते हैं?

मीरा ने सेलेक्ट किया: KG (किलोग्राम)

दूसरी आम यूनिट्स हैं: PCS (पीसेज़), LTR (लीटर्स), MTR (मीटर्स), BAG, BOX, DOZ (दर्ज़न)।

GST रेट: इस आइटम पर लागू टैक्स रेट।

ज़्यादातर मसालों पर 5% GST लगता है (सेम स्टेट में बिक्री के लिए 2.5% CGST + 2.5% SGST, या दूसरे स्टेट में बिक्री के लिए 5% IGST)।

मीरा ने सेलेक्ट किया: 5%

सेलिंग दाम: बिष्ट जी इस आइटम को किस दाम पर बेचते हैं।

मीरा ने टाइप किया: Rs. 180 प्रति kg

परचेज़ दाम: बिष्ट जी कच्ची हल्दी किस दाम पर खरीदते हैं।

मीरा ने टाइप किया: Rs. 120 प्रति kg

"सेलिंग दाम और परचेज़ दाम का अंतर तुम्हारा ग्रॉस मार्जिन है," शर्मा सर ने बताया। "हल्दी पर Rs. 60 प्रति kg। ये 33% मार्जिन है। मसालों के लिए बुरा नहीं।"

श्रेणी / ग्रुप: तुम आइटम्स को श्रेणियाँ में ग्रुप कर सकते हो।

मीरा ने जीरे के लिए होल स्पाइसेज़ और पाउडर के लिए ग्राउंड स्पाइसेज़ श्रेणी बनाई।

आइटम सेव करना

मीरा ने सेव पर क्लिक किया। आइटम, आइटम लिस्ट में दिख गया।

फिर उसने बाकी आइटम्स बनाए:

"पाँच आइटम्स हो गए," मीरा ने कहा। "इतना मुश्किल नहीं था।"

"असलियत में बिष्ट जी के करीब पचास आइटम्स हैं," नेगी भैया ने कहा। "अलग-अलग पैक साइज़, अलग-अलग गुणवत्ता। लेकिन तरीका हर एक के लिए वही है।"

ग्राहक मास्टर — हमसे कौन खरीदता है?

Bisht Traders दुकानों और रेस्टोरेंट्स को मसाले बेचते हैं। ये उनके ग्राहकों हैं। चलो एक ग्राहक सेट अप करते हैं।

मीरा ने मास्टर्स → ग्राहकों → न्यू ग्राहक पर क्लिक किया।

ग्राहक नेम: Nainital Spice Restaurant

GSTIN: 05AABCN9876A1Z2

"अगर ग्राहक GST-रजिस्टर्ड है, तो हमेशा उनका GSTIN डालो," शर्मा सर ने कहा। "टैक्स इनवॉइस पर ये ज़रूरी है। अगर वो रजिस्टर्ड नहीं हैं — जैसे कोई छोटी दुकान — तो ये खाली छोड़ दो।"

एड्रेस:

• Mall Road, Nainital
• District: Nainital
• State: Uttarakhand
• PIN: 263001

कॉन्टैक्ट पर्सन: श्री रवि पांडे

फ़ोन: 94100XXXXX

ईमेल: [email protected]

क्रेडिट लिमिट: ये मैक्सिमम अमाउंट है जो ये ग्राहक किसी भी समय तुम पर बाकी रख सकता है।

मीरा ने टाइप किया: Rs. 50,000

"क्रेडिट लिमिट ज़रूरी है," नेगी भैया ने समझाया। "बिष्ट जी कभी-कभी उधार पर माल देते हैं — ग्राहक बाद में पे करता है। लेकिन अगर कोई ग्राहक बिना पे किए खरीदता जाए तो? क्रेडिट लिमिट एक सेफ़्टी चेक है। अगर उनका आउटस्टैंडिंग बैलेंस Rs. 50,000 पहुँच जाता है, तो सॉफ़्टवेयर एक और इनवॉइस बनाने से पहले वॉर्निंग देगा।"

पेमेंट टर्म्स: ग्राहक को पे करने के लिए कितने दिन मिलते हैं?

मीरा ने सेलेक्ट किया: 30 दिन

इसका मतलब अगर बिष्ट जी 1 जनवरी को माल भेजें, तो ग्राहक को 31 जनवरी तक पे करना होगा। अगर उसके बाद पे करें, तो वो ओवरड्यू हैं।

मीरा ने ग्राहक सेव किया। फिर दो और जोड़े:

• Almora Kitchen Supplies — अल्मोड़ा की एक दुकान, क्रेडिट लिमिट Rs. 30,000, पेमेंट टर्म्स 15 दिन
• Kumaon Hotel Group — एक होटल चेन, क्रेडिट लिमिट Rs. 2,00,000, पेमेंट टर्म्स 45 दिन

वेंडर मास्टर — हम किससे खरीदते हैं?

वेंडर वो है जिससे तुम खरीदते हो। बिष्ट जी आपूर्तिकर्ता से कच्चे मसाले खरीदते हैं। ये आपूर्तिकर्ता उनके वेंडर्स हैं।

मीरा ने मास्टर्स → वेंडर्स → न्यू वेंडर पर क्लिक किया।

ये फॉर्म ग्राहक फॉर्म जैसा ही दिखता है। असल में बहुत सारे फ़ील्ड्स एक जैसे हैं — नाम, GSTIN, पता, कॉन्टैक्ट। फ़र्क रिश्ता में है: ग्राहक तुमसे खरीदता है, वेंडर तुम्हें बेचता है।

वेंडर नेम: Delhi Spice Suppliers Pvt Ltd

GSTIN: 07AABCD1234E1Z6

ध्यान दो स्टेट कोड 07 है — ये दिल्ली है। जब बिष्ट जी (उत्तराखंड, स्टेट कोड 05) दिल्ली के आपूर्तिकर्ता (स्टेट कोड 07) से खरीदते हैं, तो ये इंटर-स्टेट ट्रांज़ैक्शन है। GST, IGST होगा (CGST + SGST नहीं)। ERPLite ये GSTINs के आधार पर अपने आप सँभालता है।

एड्रेस:

• खारी बावली, पुरानी दिल्ली
• State: Delhi
• PIN: 110006

कॉन्टैक्ट पर्सन: श्री अशोक गुप्ता

फ़ोन: 98110XXXXX

पेमेंट टर्म्स: 45 दिन

TDS एप्लिकेबल: हाँ

"TDS क्या है?" मीरा ने पूछा।

"TDS के बारे में बाद में ब्योरा में पढ़ेंगे," शर्मा सर ने कहा। "अभी बस इतना जान लो कि कभी-कभी जब तुम किसी वेंडर को पे करते हो, तो एक छोटा परसेंटेज काटकर सरकार को भेजना होता है। वेंडर को बाकी मिलता है। अगर इस वेंडर पर TDS लागू होता है, तो ये बॉक्स टिक करो।"

मीरा ने वेंडर सेव किया। एक और जोड़ा:

• Rajasthan Masala Co. — GSTIN 08AABCR5678B1Z4 (स्टेट कोड 08 = राजस्थान), जोधपुर में, पेमेंट टर्म्स 30 दिन

एम्प्लॉई मास्टर — यहाँ कौन काम करता है?

Bisht Traders में कुछ एम्प्लॉईज़ हैं। एम्प्लॉई मास्टर में उनकी ब्योरा स्टोर होती हैं पेरोल (तनख़्वाह प्रक्रियािंग) के लिए।

मीरा ने मास्टर्स → एम्प्लॉईज़ → न्यू एम्प्लॉई पर क्लिक किया।

एम्प्लॉई नेम: राकेश कुमार

डेज़िग्नेशन: वेयरहाउस असिस्टेंट

PAN: ABCPK1234A

"एम्प्लॉईज़ के लिए PAN ज़रूरी है," नेगी भैया ने कहा। "अगर तुम किसी को एक सर्टेन लिमिट से ऊपर तनख़्वाह देते हो, तो उनकी तनख़्वाह से TDS काटना होता है। TDS फ़ाइलिंग के लिए उनका PAN चाहिए।"

बैंक ब्योरा:

• बैंक नेम: State Bank of India
• अकाउंट नंबर: 12345678901
• IFSC कोड: SBIN0001234

"बैंक ब्योरा क्यों चाहिए?" मीरा ने पूछा।

"क्योंकि आजकल तनख़्वाह बैंक ट्रांसफ़र से दी जाती है," नेगी भैया ने कहा। "ERPLite एक पेमेंट फ़ाइल बना सकता है जो तुम बैंक में अपलोड करो। बैंक फिर अपने आप हर एम्प्लॉई के अकाउंट में तनख़्वाह ट्रांसफ़र कर देता है। कोई कैश सँभालनािंग नहीं, कोई जोखिम नहीं।"

तनख़्वाह कंपोनेंट्स:

• बुनियादी तनख़्वाह: Rs. 12,000 प्रति माह
• HRA (हाउस रेंट अलाउंस): Rs. 3,000 प्रति माह
• कन्वेयंस: Rs. 1,600 प्रति माह
• कुल: Rs. 16,600 प्रति माह

तनख़्वाह कंपोनेंट्स और पेरोल के बारे में बाद के चैप्टर में ब्योरा से सीखेंगे। अभी मीरा ने बस बुनियादी ब्योरा डाले।

चार्ट ऑफ अकाउंट्स — रीढ़ की हड्डी

चार्ट ऑफ अकाउंट्स बिज़नेस में इस्तेमाल होने वाले सभी अकाउंट हेड्स की लिस्ट है। हमने इसे पिछले अध्याय में ब्योरा से पढ़ा। अच्छी खबर ये है कि ERPLite में पहले से लोड चार्ट ऑफ अकाउंट्स आता है जो शेड्यूल III पर आधारित है।

मीरा ने मास्टर्स → चार्ट ऑफ अकाउंट्स पर क्लिक किया।

उसे एक पेड़ जैसी स्ट्रक्चर दिखी:

├── Assets (संपत्ति)
│   ├── Non-Current Assets
│   │   ├── Fixed Assets
│   │   │   ├── Land & Building
│   │   │   ├── Plant & Machinery
│   │   │   ├── Furniture & Fixtures
│   │   │   └── Vehicles
│   │   └── Investments
│   └── Current Assets
│       ├── Cash & Cash Equivalents
│       │   ├── Cash in Hand
│       │   └── Bank Accounts
│       ├── Trade Receivables
│       ├── Inventory
│       └── Advance Tax
├── Liabilities (देनदारी)
│   ├── Non-Current Liabilities
│   │   └── Long-term Loans
│   └── Current Liabilities
│       ├── Trade Payables
│       ├── GST Payable
│       │   ├── CGST Payable
│       │   ├── SGST Payable
│       │   └── IGST Payable
│       ├── TDS Payable
│       └── Salary Payable
├── Income (आय)
│   ├── Revenue from Operations
│   │   └── Sales
│   ├── Other Income
│   │   ├── Interest Income
│   │   └── Discount Received
├── Expenses (खर्चे)
│   ├── Cost of Goods Sold
│   │   └── Purchases
│   ├── Employee Benefit Expenses
│   │   └── Salaries & Wages
│   ├── Administrative Expenses
│   │   ├── Rent
│   │   ├── Electricity
│   │   ├── Telephone
│   │   └── Office Supplies
│   └── Financial Costs
│       └── Bank Charges
└── Equity (मालिक की पूँजी)
    ├── Owner's Capital
    └── Retained Earnings

"ये सब पहले से सेट अप है?" मीरा हैरान थी।

"हाँ," शर्मा सर ने कहा। "ERPLite, कंपनीज़ एक्ट के शेड्यूल III को पालन करता है। स्टैंडर्ड अकाउंट्स पहले से लोड हैं। ज़रूरत हो तो और अकाउंट्स जोड़ सकते हो, लेकिन स्टैंडर्ड वाले कभी डिलीट नहीं करने चाहिए।"

एक कस्टम अकाउंट जोड़ना

बिष्ट जी को कभी-कभी अपने वेयरहाउस में स्टोरेज स्पेस किराए पर देने से आमदनी होती है। ये किसी भी मौजूदा अकाउंट में नहीं आता। मीरा को नया अकाउंट बनाना था।

उसने Other Income पर राइट-क्लिक किया और ऐड सब-अकाउंट सेलेक्ट किया।

अकाउंट नेम: Warehouse Rental Income अकाउंट टाइप: आमदनी पैरेंट ग्रुप: Other Income

उसने सेव पर क्लिक किया। नया अकाउंट Other Income के नीचे दिख गया।

"ऐसे कस्टमाइज़ करते हैं," नेगी भैया ने कहा। "स्ट्रक्चर पहले से तैयार है। तुम बस पेड़ में पत्तियाँ जोड़ो।"

अकाउंट टाइप्स समझना

चार्ट ऑफ अकाउंट्स में हर अकाउंट का एक टाइप होता है। ये तय करता है कि वो कैसे बिहेव करता है:

"ये तुमने डबल-एंट्री वाले चैप्टर में सीखा था," शर्मा सर ने मीरा को याद दिलाया। "सॉफ़्टवेयर भी वही नियम पालन करता है। जब तुम कोई वाउचर पोस्ट करते हो, ERPLite चेक करता है कि हर डेबिट का बराबर क्रेडिट हो। अगर एंट्री बैलेंस्ड नहीं है, तो सेव नहीं होने देगा।"

सब कुछ जोड़कर देखो

अब मीरा को एक ज़रूरी बात समझ आई। सभी मास्टर्स आपस में जुड़े हुए हैं:

• जब वो सेल्स इनवॉइस बनाती है, तो ग्राहक (ग्राहक मास्टर से) और आइटम्स (आइटम मास्टर से) सेलेक्ट करती है। GST रेट, आइटम मास्टर से आता है। इनवॉइस, चार्ट ऑफ अकाउंट्स के अकाउंट्स में पोस्ट होता है (सेल्स, GST पेएबल, ट्रेड रिसीवेबल्स)।

• जब वो परचेज़ बिल बनाती है, तो वेंडर और आइटम्स सेलेक्ट करती है। ऑनलाइन पे करते समय वेंडर की बैंक ब्योरा काम आती हैं।

• जब वो पेरोल प्रक्रिया करती है, तो एम्प्लॉई डेटा इस्तेमाल होता है — तनख़्वाह कंपोनेंट्स, PAN, बैंक ब्योरा।

सब कुछ मास्टर्स से ही बहता है।

Masters ──► Transactions ──► Reports

Items ──────┐
Customers ──┤
Vendors ────┼──► Vouchers, Invoices, Bills ──► Trial Balance, P&L, Balance Sheet
Employees ──┤
Chart of ───┘
Accounts

"मास्टर्स ध्यान से सेट अप करो," शर्मा सर ने कहा। "अगर नींव गलत है, तो उसके ऊपर बना सब कुछ गलत होगा। आइटम मास्टर में गलत GST रेट का मतलब उस आइटम वाले हर इनवॉइस में गलत टैक्स। ग्राहक मास्टर में गलत GSTIN का मतलब उस ग्राहक को भेजा हर इनवॉइस GST पोर्टल पर ख़ारिज होगा।"

आज मीरा ने क्या सेट अप किया

Bisht Traders के लिए मीरा ने जो कुछ बनाया, उसका समरी:

क्विक रीकैप

• मास्टर्स ERPLite में फ़ाउंडेशन डेटा हैं — एक बार सेट अप करो, बार-बार इस्तेमाल करो
• आइटम मास्टर में उत्पाद/सेवाएँ स्टोर होते हैं — HSN कोड, GST रेट, यूनिट, और दामेज़ के साथ
• HSN कोड सरकार द्वारा हर उत्पाद को दिया गया नंबर है — ये GST रेट तय करता है
• ग्राहक मास्टर में खरीदार की ब्योरा स्टोर होती हैं — GSTIN, क्रेडिट लिमिट, और पेमेंट टर्म्स
• वेंडर मास्टर में आपूर्तिकर्ता की ब्योरा स्टोर होती हैं — ग्राहकों जैसा ही लेकिन खरीदारी की तरफ़ से
• एम्प्लॉई मास्टर में स्टाफ़ की ब्योरा स्टोर होती हैं — PAN और बैंक अकाउंट, पेरोल के लिए
• चार्ट ऑफ अकाउंट्स शेड्यूल III अकाउंट्स के साथ पहले से लोड है — कस्टम अकाउंट्स जोड़ सकते हो लेकिन स्टैंडर्ड वाले डिलीट नहीं करने चाहिए
• क्रेडिट लिमिट ग्राहक को उधार पर ज़रूरत से ज़्यादा खरीदने से रोकता है
• पेमेंट टर्म्स तय करता है कि ग्राहक या वेंडर को पेमेंट सेटल करने के लिए कितने दिन हैं
• सभी मास्टर्स आपस में जुड़े हैं — आइटम्स, ग्राहकों, वेंडर्स, और अकाउंट्स सब मिलकर ट्रांज़ैक्शंस बनाते हैं

अभ्यास अभ्यास — ये खुद करो

रावत आंटी अल्मोड़ा में Rawat General Store चलाती हैं। वो एक छोटी किराना दुकान हैं। वो GST के लिए रजिस्टर्ड नहीं हैं (उनका टर्नओवर थ्रेशोल्ड से कम है)। वो स्थानीय होलसेलर्स से सामान खरीदती हैं और आस-पड़ोस के ग्राहकों को बेचती हैं।

टास्क 1: रावत आंटी के लिए आइटम्स बनाओ

इन उत्पाद के लिए आइटम मास्टर एंट्रीज़ बनाओ:

ध्यान दो कि गेहूँ के आटे पर 0% GST है — ये एग्ज़ेम्प्ट है। सभी खाने की चीज़ों पर एक जैसा टैक्स नहीं लगता।

टास्क 2: एक ग्राहक बनाओ

Bisht Traders के लिए ये ग्राहक सेट अप करो:

• नेम: Pahadi Kitchen Restaurant
• GSTIN: 05AADPK4567C1Z9
• एड्रेस: Lake View Road, Bhimtal, Uttarakhand - 263136
• कॉन्टैक्ट: श्रीमती सुनीता पंत
• क्रेडिट लिमिट: Rs. 75,000
• पेमेंट टर्म्स: 21 दिन

टास्क 3: सोचो

1. हर आइटम के लिए सही HSN कोड डालना क्यों ज़रूरी है?
2. अगर तुम किसी ग्राहक की क्रेडिट लिमिट Rs. 0 रख दो तो क्या होगा?
3. बिष्ट जी उत्तराखंड (स्टेट कोड 05) के वेंडर से भी खरीदते हैं और दिल्ली (स्टेट कोड 07) के वेंडर से भी। इन दोनों परचेज़ेज़ का GST कैसे अलग होगा?

फ़न फ़ैक्ट

"स्पाइस" शब्द लैटिन के species से आया है, जिसका मतलब है "सामान" या "माल"। पुराने ज़माने में, मसाले इतने कीमती थे कि उन्हें मुद्रा (करेंसी) की तरह इस्तेमाल किया जाता था। काली मिर्च को "ब्लैक गोल्ड" कहा जाता था। अरब व्यापारियों ने अपने मसालों के रास्ते सदियों तक गुप्त रखे। बिष्ट जी जो मसाले अपने हल्द्वानी के वेयरहाउस से बेचते हैं — हल्दी, जीरा, धनिया — यही वो मसाले हैं जिन्होंने कभी साम्राज्य बनाए और समुद्रों पर जहाज़ भेजे। और यहाँ मीरा है, ERPLite में इन्हें ट्रैक कर रही है, एक-एक HSN कोड के साथ।

ERPLite में वाउचर एंट्री

बुधवार की सुबह थी। बिष्ट जी खुद दफ़्तर आए थे। उन्होंने मीरा की डेस्क पर एक मोटा फ़ोल्डर रखा। अंदर बिल, रसीदें, बैंक स्लिप, और कागज़ के छोटे टुकड़ों पर हाथ से लिखे नोट्स थे।

"ये एक हफ़्ते का है," बिष्ट जी ने कहा। "बिक्री, खरीदारी, कैश मिला, कैश दिया, एक बैंक ट्रांसफ़र, और कुछ एडजस्टमेंट्स। मुझे ये सब सिस्टम में चाहिए।"

मीरा ने ढेर को देखा। नेगी भैया ने कुर्सी खींची। "चिंता मत करो," उन्होंने कहा। "एक-एक करके देखेंगे। आज दिन खत्म होते-होते तुम ERPLite का हर वाउचर टाइप जान जाओगी।"

शर्मा सर ने बिष्ट जी के लिए चाय बनाई। "मीरा, ये असली काम है। जो कुछ तुमने कागज़ पर सीखा — जर्नल, डेबिट्स, क्रेडिट्स — यहाँ ये कंप्यूटर पर ज़िंदा होता है।"

8 वाउचर टाइप्स

पिछले अध्यायों में तुमने सीखा कि हर फ़ाइनेंशियल ट्रांज़ैक्शन को वाउचर से रिकॉर्ड किया जाता है। वाउचर अकाउंटिंग की बुनियादी ईंट है।

ERPLite में 8 वाउचर टाइप हैं। हर एक एक ख़ास तरह की ट्रांज़ैक्शन के लिए बनाया गया है।

"इसे ऐसे समझो," नेगी भैया ने समझाया। "हर वाउचर टाइप एक अलग फ़ॉर्म की तरह है। सही सिचुएशन के लिए सही फ़ॉर्म इस्तेमाल करो। किराया दर्ज करने के लिए सेल्स फ़ॉर्म नहीं लगाओगे।"

चलो बिष्ट जी के कागज़ों के फ़ोल्डर से एक-एक करके देखते हैं।

1. जर्नल वाउचर — सर्व-उपयोगी एंट्री

जर्नल वाउचर उन एंट्रीज़ के लिए है जिनमें सीधे कैश या बैंक लेन-देन नहीं होता। ये सबसे फ़्लेक्सिबल वाउचर टाइप है।

कब इस्तेमाल करें:

• डेप्रिसिएशन एंट्रीज़
• अकाउंट्स के बीच एडजस्टमेंट्स
• ओपनिंग बैलेंसेज़
• साल के अंत में क्लोज़िंग एंट्रीज़
• जो एंट्री दूसरे टाइप्स में फ़िट न हो

बिष्ट जी का कागज़: शर्मा सर का एक नोट — "डिलीवरी वैन पर डेप्रिसिएशन दर्ज करो — तिमाही के लिए Rs. 15,000।"

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → जर्नल पर क्लिक किया।

उसने भरा:

नैरेशन फ़ील्ड क्या है?

नैरेशन एक छोटा डिस्क्रिप्शन है कि ये एंट्री क्यों बनाई गई। सॉफ़्टवेयर के हिसाब से ये ज़रूरी नहीं, लेकिन अभ्यास में बहुत ज़रूरी है।

"हमेशा नैरेशन लिखो," शर्मा सर ने ज़ोर देकर कहा। "छह महीने बाद तुम ये एंट्री देखोगी और सोचोगी — डेप्रिसिएशन क्यों डेबिट किया? नैरेशन बताता है। ये तुम्हारे भविष्य के लिए तुम्हारा खुद का नोट है।"

मीरा ने सेव ऐज़ ड्राफ़्ट पर क्लिक किया। वाउचर सेव हो गया लेकिन पोस्ट नहीं हुआ।

2. रिसीट वाउचर — पैसा अंदर आना

रिसीट वाउचर तब इस्तेमाल होता है जब बिज़नेस में पैसा आता है — ग्राहक अपना बिल पे करे, या किसी और सोर्स से आमदनी आए।

बिष्ट जी का कागज़: एक बैंक स्लिप जिसमें Nainital Spice Restaurant से NEFT से Rs. 25,000 मिले दिखा रहा है।

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → रिसीट पर क्लिक किया।

जब मीरा ने ड्रॉपडाउन से "Nainital Spice Restaurant" सेलेक्ट किया, ERPLite ने अपने आप उनके आउटस्टैंडिंग इनवॉइसेज़ दिखा दिए। उसने देखा कि इनवॉइस #SI-2025-042 Rs. 47,250 का पेंडिंग है। ये Rs. 25,000 पार्शियल पेमेंट थी।

"सॉफ़्टवेयर जानता है कि हर ग्राहक पर कितना बाकी है," नेगी भैया ने कहा। "जब तुम रिसीट दर्ज करते हो, उनका आउटस्टैंडिंग बैलेंस कम हो जाता है। इस एंट्री के बाद, Nainital Spice Restaurant पर Rs. 47,250 की जगह Rs. 22,250 बाकी होंगे।"

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

बैंक बढ़ा (डेबिट)। रिसीवेबल्स घटे (क्रेडिट)। डबल-एंट्री का नियम पूरा हुआ।

3. पेमेंट वाउचर — पैसा बाहर जाना

पेमेंट वाउचर तब इस्तेमाल होता है जब बिज़नेस से पैसा बाहर जाता है — आपूर्तिकर्ता को पे करना, किराया देना, बिजली का बिल देना।

बिष्ट जी का कागज़: मकान मालिक की रसीद — जून 2025 का किराया Rs. 8,000 कैश में दिया।

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → पेमेंट पर क्लिक किया।

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

रेंट ख़र्चा बढ़ा (डेबिट)। कैश घटा (क्रेडिट)।

"पैटर्न देखो," शर्मा सर ने कहा। "रिसीट का मतलब पैसा अंदर आना — बैंक या कैश बढ़ता है। पेमेंट का मतलब पैसा बाहर जाना — बैंक या कैश घटता है। एंट्री का दूसरा हिस्सा इस पर निर्भर करता है कि किसने दिया या किसको दिया।"

4. कॉन्ट्रा वाउचर — अपने ही अकाउंट्स के बीच पैसे का ट्रांसफ़र

कॉन्ट्रा वाउचर तब इस्तेमाल होता है जब तुम अपने ही अकाउंट्स के बीच पैसा ट्रांसफ़र करते हो — जैसे कैश बैंक में जमा करना, या बैंक से कैश निकालना।

बिष्ट जी का कागज़: एक बैंक डिपॉज़िट स्लिप — SBI Haldwani में Rs. 50,000 कैश जमा किया।

"ये न ख़र्चा है न आमदनी," नेगी भैया ने समझाया। "पैसा बस एक जेब से दूसरी जेब में जा रहा है — कैश ड्रॉअर से बैंक अकाउंट में। कुल पैसा बदला नहीं।"

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → कॉन्ट्रा पर क्लिक किया।

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

बैंक बढ़ा। कैश घटा। कुल एसेट्स वही रहे।

"इसे ऐसे समझो जैसे एक गिलास से दूसरे गिलास में पानी डालना," मीरा ने कहा।

"बिल्कुल!" शर्मा सर ने कहा। "ये बिल्कुल सही एनालॉजी है। कुल पानी नहीं बदला। बस गिलास बदला।"

5. सेल्स वाउचर — माल बेचना

सेल्स वाउचर तब इस्तेमाल होता है जब तुम माल या सेवाएँ बेचते हो। पूरा सेल्स साइकल (कोटेशन से पेमेंट तक) अगले अध्याय में कवर करेंगे। अभी एक बुनियादी सेल्स एंट्री देखते हैं।

बिष्ट जी का कागज़: Almora Kitchen Supplies को बिक्री का बिल — 20 kg हल्दी पाउडर और 10 kg जीरा।

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → सेल्स → सेल्स इनवॉइस पर क्लिक किया।

आइटम लाइन्स:

चूँकि Bisht Traders और Almora Kitchen Supplies दोनों उत्तराखंड में हैं (सेम स्टेट), GST इस तरह बँटेगा:

• CGST @ 2.5% = Rs. 202.50
• SGST @ 2.5% = Rs. 202.50
• कुल GST = Rs. 405

ERPLite ने ये सब अपने आप गणना किया आइटम मास्टर में स्टोर GST रेट और GSTINs के स्टेट कोड्स के आधार पर।

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

6. परचेज़ वाउचर — माल खरीदना

परचेज़ वाउचर खरीदारी दर्ज करता है। पूरा परचेज़ साइकल बाद के अध्याय में कवर करेंगे। अभी एक बुनियादी एंट्री देखो।

बिष्ट जी का कागज़: Delhi Spice Suppliers का बिल — 100 kg कच्ची हल्दी Rs. 120/kg पर।

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → परचेज़ → परचेज़ बिल पर क्लिक किया।

आइटम लाइन्स:

चूँकि Delhi Spice Suppliers दिल्ली (07) में हैं और Bisht Traders उत्तराखंड (05) में, ये एक इंटर-स्टेट परचेज़ है। तो GST, IGST होगा (CGST + SGST नहीं)।

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

ध्यान दो कि परचेज़ेज़ पर दिया गया GST, इनपुट क्रेडिट (एक एसेट) में जाता है, पेएबल अकाउंट में नहीं। ऐसा इसलिए क्योंकि तुम ये अमाउंट सरकार से वापस क्लेम कर सकते हो। इनपुट टैक्स क्रेडिट के बारे में GST वाले चैप्टर्स में और सीखेंगे।

7. डेबिट नोट — आपूर्तिकर्ता को माल वापस करना

डेबिट नोट तब इश्यू किया जाता है जब तुम आपूर्तिकर्ता को माल वापस करते हो, या आपूर्तिकर्ता दाम कम करने पर राज़ी होता है।

बिष्ट जी का कागज़: एक नोट — "Delhi Spice Suppliers को 10 kg खराब हल्दी वापस की।"

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → डेबिट नोट पर क्लिक किया।

"इसे डेबिट नोट क्यों कहते हैं?" मीरा ने पूछा।

"क्योंकि तुम आपूर्तिकर्ता का अकाउंट डेबिट कर रही हो," शर्मा सर ने समझाया। "तुम कह रही हो — अब तुम मुझ पर Rs. 1,260 कम बाकी हो। या तुम्हें मुझे रिफ़ंड भेजना होगा। मेरी बुक्स में तुम्हारा अकाउंट नीचे आता है।"

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

ये ओरिजिनल परचेज़ एंट्री का उल्टा है। पेएबल्स घटे। परचेज़ेज़ घटे। इनपुट क्रेडिट भी घटा (क्योंकि माल वापस किया, तो उस पर GST क्लेम नहीं कर सकते)।

8. क्रेडिट नोट — ग्राहक माल वापस करे

क्रेडिट नोट तब इश्यू किया जाता है जब ग्राहक माल वापस करता है, या तुम बिक्री के बाद छूट देते हो।

बिष्ट जी का कागज़: एक नोट — "Almora Kitchen Supplies ने 5 kg हल्दी पाउडर वापस किया — शेल्फ़ लाइफ़ खत्म हो गई थी।"

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → क्रेडिट नोट पर क्लिक किया।

"क्रेडिट नोट क्यों?" मीरा ने पूछा।

"क्योंकि तुम ग्राहक का अकाउंट क्रेडिट कर रही हो," शर्मा सर ने कहा। "तुम कह रही हो — अब तुम मुझ पर Rs. 945 कम बाकी हो। मैं तुम्हें क्रेडिट दे रही हूँ।"

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

सेल्स घटी। GST पेएबल घटा। रिसीवेबल्स घटे। सब कुछ रिवर्स हुआ।

डेबिट नोट vs. क्रेडिट नोट — एक सरल समरी

स्टूडेंट्स अक्सर इन दोनों में कन्फ़्इस्तेमाल होते हैं। याद रखने का आसान तरीका:

याद रखने की आसान ट्रिक: डेबिट नोट = तुमने कुछ गलत खरीदा। क्रेडिट नोट = तुमने कुछ गलत बेचा।

ऑटो-नंबरिंग

"क्या तुमने गौर किया," नेगी भैया ने बताया, "कि तुमने वाउचर नंबर नहीं टाइप किया? सिस्टम ने अपने आप बनाया।"

ERPLite सभी वाउचर्स के लिए ऑटो-नंबरिंग इस्तेमाल करता है। हर वाउचर टाइप की अपनी नंबर सीरीज़ होती है: