फ़िक्स्ड एसेट्स और डेप्रिसिएशन (मूल्यह्रास)

आज बिष्ट जी बहुत खुश हैं। वो कागज़ों का एक फ़ोल्डर और चौड़ी मुस्कान लिए शर्मा सर के दफ़्तर में आते हैं। "शर्मा सर, मैंने नया डिलीवरी ट्रक खरीदा! टाटा इंट्रा V30 — Rs 8,00,000 का। अब मेरी डिलीवरीज़ अल्मोड़ा, पिथौरागढ़, यहाँ तक कि मुनस्यारी भी समय पर पहुँचेंगी!" शर्मा सर बधाई देते हैं और फिर कहते हैं, "बहुत बढ़िया, बिष्ट जी। अब इसे तुम्हारी बुक्स में सही से दर्ज करना होगा। मीरा, तुम्हें पता है फ़िक्स्ड एसेट क्या होता है?" मीरा ना में सिर हिलाती है। शर्मा सर कुर्सी खींचते हैं। "नया लेसन शुरू करने का समय है।"

फ़िक्स्ड एसेट्स क्या होते हैं?

"मीरा, जब बिष्ट जी किसान से हल्दी खरीदते हैं, तो उसका क्या करते हैं?"

"अपने ग्राहकों को बेचते हैं," मीरा जवाब देती है।

"सही। हल्दी आती है और जाती है। ये स्टॉक है — बेचने के लिए। लेकिन ये ट्रक — क्या बिष्ट जी ये ट्रक बेचने वाले हैं?"

"नहीं। वो इसे डिलीवरीज़ के लिए इस्तेमाल करेंगे।"

"बिल्कुल। फ़िक्स्ड एसेट वो चीज़ है जो बिज़नेस खरीदता है बेचने के लिए नहीं, बल्कि लंबे समय तक इस्तेमाल करने के लिए — आमतौर पर एक साल से ज़्यादा।"

फ़िक्स्ड एसेट = कोई चीज़ जो बिज़नेस के पास होती है और जिसे वो एक साल से ज़्यादा अपने ऑपरेशंस चलाने के लिए इस्तेमाल करता है। ये बेचने के लिए नहीं होती। उदाहरण: बिल्डिंग, व्हीकल, कंप्यूटर, फ़र्नीचर, मशीनरी।

शर्मा सर आम फ़िक्स्ड एसेट्स की सूची बनाते हैं:

"बिष्ट जी के बिज़नेस के बारे में सोचो। उनके पास है:"

"ये सब फ़िक्स्ड एसेट्स हैं। ये बिज़नेस को चलाने में मदद करते हैं, लेकिन बेचने के लिए नहीं हैं।"

फ़िक्स्ड एसेट्स बनाम करंट एसेट्स

"फ़िक्स्ड एसेट्स और करंट एसेट्स में एक इम्पॉर्टेंट अंतर है," शर्मा सर जोड़ते हैं।

"बिष्ट जी का ट्रक फ़िक्स्ड एसेट है। बिष्ट जी का हल्दी का स्टॉक करंट एसेट है।"

फ़िक्स्ड एसेट्स की वैल्यू क्यों कम होती है?

शर्मा सर मार्कर उठाते हैं और व्हाइटबोर्ड पर दो ट्रक बनाते हैं — एक चमकदार और नया, एक पुराना और खराब।

"मीरा, अगर कोई तुम्हें एक ब्रांड-न्यू ट्रक और सेम मॉडल का 5 साल पुराना ट्रक पेशकश करे, तो तुम किसके लिए ज़्यादा पैसे दोगी?"

"नए वाले के लिए, ज़ाहिर तौर पर।"

"क्यों?"

"क्योंकि पुराना इस्तेमाल हो चुका है। उसमें समस्याएँ हो सकती हैं। पार्ट्स घिसे हो सकते हैं। वो... पुराना है।"

"बिल्कुल। समय के साथ, फ़िक्स्ड एसेट्स की वैल्यू कम होती है। ये तीन कारणों से होता है:"

1. टूट-फूट (वियर एंड टियर)

"ट्रक हर दिन उत्तराखंड की पहाड़ी सड़कों पर चलता है — हल्द्वानी से अल्मोड़ा, बागेश्वर से मुनस्यारी। इंजन घिसता है। टायर्स घिसते हैं। बॉडी पर खरोंचें और गड्ढे आते हैं। हर किलोमीटर इसकी वैल्यू कम करता है।"

2. समय बीतना (पैसेज ऑफ़ टाइम)

"भले ही ट्रक गैराज में खड़ा रहे और कभी इस्तेमाल न हो, तब भी वैल्यू कम होती है। क्यों? क्योंकि नया, बेहतर मॉडल आ जाता है। टेक्नोलॉजी सुधार हो जाती है। पुराना ट्रक आउटडेटेड हो जाता है। 2025 का ट्रक 2028 में कम वैल्यू का होगा भले ही कभी चलाया ही न गया हो।"

3. ऑब्सोलेसेंस (अप्रचलन)

"आज खरीदा गया कंप्यूटर 4-5 साल में स्लो और आउटडेटेड हो जाएगा। सॉफ़्टवेयर बदल जाते हैं। हार्डवेयर सुधार हो जाता है। पुराना कंप्यूटर साथ नहीं दे पाता। ये ऑब्सोलेसेंस है — एसेट इसलिए बेकार नहीं होता कि टूट गया, बल्कि इसलिए कि दुनिया आगे बढ़ गई।"

डेप्रिसिएशन क्या है?

"अब अकाउंटिंग वाला हिस्सा आता है," शर्मा सर कहते हैं। "हम जानते हैं कि फ़िक्स्ड एसेट्स की वैल्यू कम होती है। अकाउंटिंग को ये रिफ़्लेक्ट करना चाहिए। हम ट्रक को अपनी बुक्स में हमेशा Rs 8,00,000 पर नहीं दिखा सकते जबकि उसकी असली वैल्यू कम हो रही है।"

डेप्रिसिएशन = फ़िक्स्ड एसेट की वैल्यू को उसकी उपयोगी लाइफ़ (उपयोगी जीवनकाल) में धीरे-धीरे कम करने का प्रक्रिया। ये एक ख़र्चा है जो हर साल रिकॉर्ड किया जाता है।

"ऐसे सोचो। बिष्ट जी ने ट्रक Rs 8,00,000 में खरीदा। वो इसे करीब 10-15 साल इस्तेमाल करेंगे। ट्रक की लागत उन सभी सालों में बँटनी चाहिए — खरीद के साल में पूरी चार्ज नहीं होनी चाहिए।"

"ईयर 1 में ही पूरी चार्ज क्यों नहीं?" मीरा पूछती है।

"अच्छा सवाल। अगर बिष्ट जी पूरे Rs 8,00,000 ईयर 1 में ख़र्चा कर दें, तो उस साल मुनाफ़ा बहुत कम दिखेगा — और ईयर 2, 3, 4 में बहुत ज़्यादा। ये सही तस्वीर नहीं दिखाता। ट्रक हर साल इस्तेमाल हो रहा है, तो इसकी लागत का एक हिस्सा हर साल ख़र्चा होना चाहिए।"

एक सिंपल उदाहरण: सोचो तुमने मंदिर के लिए 365 अगरबत्तियों का एक बड़ा डिब्बा खरीदा। तुम ये नहीं कहोगी, "मैंने सारी अगरबत्तियाँ पहले दिन इस्तेमाल कर लीं।" तुम हर दिन एक अगरबत्ती जलाती हो। इसी तरह, डेप्रिसिएशन किसी एसेट की लागत को उन दिनों, महीनों, और सालों में फैला देता है जिनमें वो इस्तेमाल होता है।

डेप्रिसिएशन की दो मेथड्स

"दो मेन मेथड्स हैं," शर्मा सर समझाते हैं। "एक सिंपल और बराबर वाली। दूसरी इंडियन टैक्स लॉ में इस्तेमाल होती है।"

मेथड 1: स्ट्रेट लाइन मेथड (SLM)

"इस मेथड में, तुम हर साल बराबर डेप्रिसिएशन चार्ज करते हो।"

फ़ॉर्मूला:

एनुअल डेप्रिसिएशन = (एसेट की लागत - रेज़िड्यूअल वैल्यू) / उपयोगी लाइफ़ (सालों में)

रेज़िड्यूअल वैल्यू (जिसे स्क्रैप वैल्यू भी कहते हैं) वो है जो एसेट अपनी ज़िंदगी के बिल्कुल अंत में वर्थ हो सकता है। सिम्प्लिसिटी के लिए, इसे अक्सर ज़ीरो या छोटी रकम मान लिया जाता है।

उदाहरण: बिष्ट जी के ट्रक की लागत Rs 8,00,000। उपयोगी लाइफ़ = 10 साल। रेज़िड्यूअल वैल्यू = Rs 50,000।

एनुअल डेप्रिसिएशन = (8,00,000 - 50,000) / 10 = Rs 75,000 प्रति वर्ष

"देखो? हर साल सेम अमाउंट। सिंपल और समझने में आसान।"

मेथड 2: रिटन डाउन वैल्यू (WDV) मेथड

"ये मेथड इंडियन आमदनी टैक्स नियम में इस्तेमाल होती है। इसमें, तुम हर साल बची हुई वैल्यू का एक फ़िक्स्ड परसेंटेज चार्ज करते हो।"

फ़ॉर्मूला:

एनुअल डेप्रिसिएशन = साल की शुरुआत में WDV x डेप्रिसिएशन रेट

"रेट आमदनी टैक्स एक्ट द्वारा हर तरह के एसेट के लिए फ़िक्स किया गया है।"

उदाहरण: वही ट्रक। Rs 8,00,000। मोटर व्हीकल्स के लिए IT एक्ट डेप्रिसिएशन रेट = 15%।

"अंतर गौर करो? WDV में, डेप्रिसिएशन अमाउंट हर साल कम होता जाता है। ईयर 1 में सबसे ज़्यादा डेप्रिसिएशन (Rs 1,20,000)। ईयर 5 में कम (Rs 62,641)। ये लॉजिकल है क्योंकि नया एसेट शुरुआती सालों में ज़्यादा वैल्यू खोता है।"

दोनों मेथड्स की तुलना

"अभ्यास में," शर्मा सर कहते हैं, "तुम फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स (कंपनीज़ एक्ट के अनुसार) के लिए SLM इस्तेमाल कर सकती हो और टैक्स गणना (आमदनी टैक्स एक्ट के अनुसार) करने के लिए WDV। दोनों इम्पॉर्टेंट हैं।"

"इस दफ़्तर में हमारे काम के लिए, हम ज़्यादातर WDV इस्तेमाल करते हैं क्योंकि हमारे अधिकतर क्लाइंट्स छोटे बिज़नेसेज़ और प्रोपराइटरशिप्स हैं जो आमदनी टैक्स कैलकुलेशंस पर ध्यान करते हैं।"

IT एक्ट डेप्रिसिएशन रेट्स

मीरा शर्मा सर के रेफ़रेंस चार्ट से इम्पॉर्टेंट रेट्स कॉपी करती है:

"कंप्यूटर्स 40% पर डेप्रिशिएट होते हैं!" मीरा कहती है। "ये तो बहुत तेज़ है।"

"हाँ। क्योंकि कंप्यूटर्स बहुत जल्दी आउटडेटेड हो जाते हैं। आज की दुनिया में 3 साल पुराना कंप्यूटर व्यावहारिकी पुरानी बात हो जाता है। टैक्स लॉ इसे रिकग्नाइज़ करता है और ज़्यादा डेप्रिसिएशन रेट अलाउ करता है।"

"व्हीकल्स 15% पर मॉडरेट हैं — वो ज़्यादा चलते हैं।"

"और बिल्डिंग्स 5-10% पर — वो सबसे लंबा चलती हैं।"

हाफ़-ईयर नियम (आधे साल का नियम)

"एक और नियम जानना ज़रूरी है," शर्मा सर कहते हैं। "अगर कोई एसेट फ़ाइनेंशियल ईयर की दूसरी छमाही में (यानी 30 सितंबर के बाद) खरीदा गया, तो उस साल सिर्फ आधी सामान्य डेप्रिसिएशन मिलती है।"

"फ़ाइनेंशियल ईयर अप्रैल से मार्च तक चलता है। अगर बिष्ट जी ने ट्रक 15 अक्टूबर को खरीदा — ये दूसरी छमाही में है — तो पहले साल की डेप्रिसिएशन होगी:"

हाफ़-ईयर डेप्रिसिएशन = Rs 1,20,000 / 2 = Rs 60,000

"लेकिन अगर उन्होंने 15 जून (पहली छमाही) को खरीदा होता, तो पूरे Rs 1,20,000 मिलते।"

"ये टैक्स योजना के लिए इम्पॉर्टेंट है," नेगी भैया जोड़ते हैं। "अगर कोई क्लाइंट सितंबर या अक्टूबर में कोई बड़ा एसेट खरीदने की सोच रहा है, तो हम कभी-कभी एडवाइज़ करते हैं कि 30 सितंबर से पहले खरीद लो ताकि पूरी डेप्रिसिएशन मिले।"

मीरा बिष्ट जी का ट्रक ERPLite में जोड़ती है

"ठीक है, चलो सॉफ़्टवेयर में करते हैं," नेगी भैया कहते हैं।

चरण 1: एसेट श्रेणियाँ सेट अप करो

1. जाओ मास्टर्स > एसेट श्रेणियाँ
2. चेक करो "मोटर व्हीकल्स" है या नहीं। अगर नहीं, तो + न्यू श्रेणी पर क्लिक करो

3. सेव पर क्लिक करो

"मैं बाकी श्रेणियाँ भी चेक करती हूँ," मीरा कहती है। उसे मिलते हैं:

"अच्छा — सब सेट अप है।"

चरण 2: नया एसेट जोड़ो

1. जाओ एसेट्स > फ़िक्स्ड एसेट्स > + न्यू एसेट
2. ब्योरा भरो:

3. ERPLite अपने-आप पिक करता है:

   • डेप्रिसिएशन मेथड: WDV
   • डेप्रिसिएशन रेट: 15%
   • हाफ़-ईयर नियम एप्लिकेबल: यस (30 सितंबर के बाद खरीदा)

4. सेव पर क्लिक करो

"ट्रक अब बिष्ट जी की बुक्स में है," नेगी भैया कहते हैं।

चरण 3: परचेज़ एंट्री

जब एसेट सेव होता है, ERPLite एक जर्नल एंट्री बनाता है:

"ट्रक एक एसेट है, तो डेबिट साइड में जाएगा। पैसा बाहर गया (या पेएबल बनी), तो बैंक/वेंडर क्रेडिट होगा।"

3 साल की डेप्रिसिएशन गणना करना

"अब 3 साल की डेप्रिसिएशन गणना करते हैं," शर्मा सर कहते हैं। "मीरा, पहले कागज़ पर ट्राई करो, फिर ERPLite से चेक करेंगे।"

ईयर 1 (2025-26): हाफ़-ईयर नियम लागू

ट्रक 15 अक्टूबर 2025 को खरीदा गया — फ़ाइनेंशियल ईयर की दूसरी छमाही में।

ईयर 2 (2026-27): पूरा साल

ईयर 3 (2027-28): पूरा साल

समरी टेबल

"तो 3 साल बाद, बिष्ट जी के Rs 8,00,000 के ट्रक की बुक वैल्यू उनके अकाउंट्स में Rs 5,34,650 है। कुल डेप्रिसिएशन Rs 2,65,350 हुआ।"

मीरा अपनी कैलकुलेशंस चेक करती है। मैच कर रही हैं। वो मुस्कुराती है।

"शानदार काम," शर्मा सर कहते हैं। "गौर करो कैसे डेप्रिसिएशन अमाउंट हर साल कम हो रहा है? ये WDV की नेचर है — शुरुआती सालों में ज़्यादा, बाद में कम।"

ERPLite में डेप्रिसिएशन रन करना

चरण 4: डेप्रिसिएशन गणना करो

1. जाओ एसेट्स > गणना डेप्रिसिएशन
2. फ़ाइनेंशियल ईयर सेलेक्ट करो: 2025-26
3. गणना पर क्लिक करो

ERPLite सभी एसेट्स की डेप्रिसिएशन गणना करता है:

4. समीक्षा करो और पोस्ट डेप्रिसिएशन पर क्लिक करो

चरण 5: डेप्रिसिएशन जर्नल एंट्री

ERPLite ये जर्नल एंट्री बनाता है:

मीरा एंट्री स्टडी करती है।

"दो नए टर्म्स दिखे," वो कहती है। "डेप्रिसिएशन ख़र्चा और एक्यूमुलेटेड डेप्रिसिएशन। इनमें क्या अंतर है?"

शर्मा सर समझाते हैं:

• डेप्रिसिएशन ख़र्चा = इस साल की डेप्रिसिएशन। ये मुनाफ़ा एंड घाटा स्टेटमेंट में जाती है। ये एक ख़र्चा है जो मुनाफ़ा कम करता है।
• एक्यूमुलेटेड डेप्रिसिएशन = अब तक चार्ज की गई कुल डेप्रिसिएशन, सभी सालों की मिलाकर। ये बैलेंस शीट में बैठती है, एसेट के अगेंस्ट एक नेगेटिव के रूप में।

"बैलेंस शीट में, एसेट्स ऐसे दिखते हैं:"

"लागत हमेशा Rs 8,00,000 रहती है — ये वो है जो वास्तव में पे किया गया। लेकिन एक्यूमुलेटेड डेप्रिसिएशन हर साल बढ़ती है, तो नेट बुक वैल्यू कम होती जाती है।"

जब कोई एसेट बेचा जाए तो क्या होता है?

"शर्मा सर, अगर बिष्ट जी 3 साल बाद ट्रक बेच दें तो?" मीरा पूछती है।

"बहुत अच्छा सवाल। जब फ़िक्स्ड एसेट बेचा जाता है, तो तीन चीज़ें हो सकती हैं।"

केस 1: बुक वैल्यू से ज़्यादा में बेचा (मुनाफ़ा)

अगर ट्रक की बुक वैल्यू Rs 5,34,650 है और बिष्ट जी इसे Rs 6,00,000 में बेचते हैं:

बिक्री पर मुनाफ़ा = Rs 6,00,000 - Rs 5,34,650 = Rs 65,350

ये मुनाफ़ा टैक्सेबल है।

केस 2: बुक वैल्यू से कम में बेचा (घाटा)

अगर बिष्ट जी इसे Rs 4,50,000 में बेचते हैं:

बिक्री पर घाटा = Rs 5,34,650 - Rs 4,50,000 = Rs 84,650

ये घाटा टैक्सेबल आमदनी कम कर सकता है।

केस 3: बिल्कुल बुक वैल्यू पर बेचा

कोई मुनाफ़ा नहीं, कोई घाटा नहीं। रियल लाइफ़ में ऐसा बहुत कम होता है।

"ERPLite इसे भी सँभालता है," नेगी भैया कहते हैं। "जब तुम कोई एसेट डिस्पोज़ करती हो, तो सेल दाम डालो और ERPLite अपने-आप मुनाफ़ा या घाटा गणना कर देगा।"

बिष्ट जी का एसेट रजिस्टर

"एक आखिरी बात," शर्मा सर कहते हैं। "हर बिज़नेस को एक एसेट रजिस्टर रखनी चाहिए — सभी फ़िक्स्ड एसेट्स की ब्योरा वाली सूची।"

ERPLite इसे अपने-आप जेनरेट करता है। यहाँ बिष्ट जी का है:

"ये रजिस्टर इंश्योरेंस, टैक्स कैलकुलेशंस, ऑडिट्स, और लोन एप्लिकेशंस के लिए इम्पॉर्टेंट है," शर्मा सर कहते हैं।

क्विक रीकैप — चैप्टर 25

फ़िक्स्ड एसेट्स = वो चीज़ें जो बिज़नेस के पास हैं और 1 साल से ज़्यादा इस्तेमाल होती हैं (बिल्डिंग, व्हीकल, कंप्यूटर, फ़र्नीचर)। बेचने के लिए नहीं।

डेप्रिसिएशन = फ़िक्स्ड एसेट की वैल्यू को बुक्स में धीरे-धीरे कम करना। वियर एंड टियर, पुरानापन, और ऑब्सोलेसेंस को रिफ़्लेक्ट करता है।

दो मेथड्स:

• स्ट्रेट लाइन (SLM): हर साल बराबर डेप्रिसिएशन। फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स में इस्तेमाल होती है।
• रिटन डाउन वैल्यू (WDV): बची हुई वैल्यू का परसेंटेज। शुरुआती सालों में ज़्यादा डेप्रिसिएशन। आमदनी टैक्स के लिए इस्तेमाल होती है।

मुख्य IT एक्ट रेट्स (WDV): व्हीकल्स 15%, कंप्यूटर्स 40%, फ़र्नीचर 10%, बिल्डिंग 10%.

हाफ़-ईयर नियम: अगर एसेट 30 सितंबर के बाद खरीदा, तो पहले साल सिर्फ 50% डेप्रिसिएशन।

जर्नल एंट्री: डेप्रिसिएशन ख़र्चा (Dr) और एक्यूमुलेटेड डेप्रिसिएशन (Cr)।

ERPLite में: रेट्स के साथ एसेट श्रेणियाँ सेट अप करो, एसेट्स जोड़ो, और डेप्रिसिएशन अपने-आप गणना करो।

अभ्यास अभ्यास — खुद करके देखो

अभ्यास 1: नीचे दी गई चीज़ों को फ़िक्स्ड एसेट या करंट एसेट में वर्गीकृत करो:

अभ्यास 2: WDV मेथड से 3 साल की डेप्रिसिएशन गणना करो:

• एसेट: कंप्यूटर
• लागत: Rs 60,000
• IT एक्ट रेट: 40%
• खरीदा: 10 जुलाई 2025 (पहली छमाही — ईयर 1 में पूरी डेप्रिसिएशन)

ये टेबल भरो:

अभ्यास 3: स्ट्रेट लाइन मेथड से 3 साल की डेप्रिसिएशन गणना करो:

• एसेट: फ़र्नीचर
• लागत: Rs 1,00,000
• उपयोगी लाइफ़: 10 साल
• रेज़िड्यूअल वैल्यू: Rs 10,000

एनुअल डेप्रिसिएशन कितनी है? 3 साल बाद बुक वैल्यू क्या होगी?

उत्तर:

अभ्यास 1: फ़िक्स्ड, करंट, करंट, फ़िक्स्ड, फ़िक्स्ड, करंट।

अभ्यास 2:

अभ्यास 3: एनुअल डेप्रिसिएशन = (1,00,000 - 10,000) / 10 = Rs 9,000। 3 साल बाद: 1,00,000 - (9,000 x 3) = Rs 73,000।

फ़न फ़ैक्ट

क्या तुम्हें पता है कि कुछ मशहूर बिल्डिंग्स अकाउंटिंग बुक्स में पूरी तरह डेप्रिशिएट हो चुकी हैं लेकिन अभी भी करोड़ों की हैं? मुंबई का ताज महल होटल, जो 1903 में बना, बुक्स में दशकों पहले पूरी तरह डेप्रिशिएट हो चुका होगा। लेकिन इसकी मार्केट वैल्यू? हज़ारों करोड़। ये बुक वैल्यू (बुक्स क्या कहती हैं) और मार्केट वैल्यू (कोई इसके लिए कितना देगा) का अंतर है।

और एक मज़ेदार बात: बिष्ट जी के ट्रक की बुक वैल्यू 3 साल बाद Rs 5,34,650 हो सकती है, लेकिन अगर उन्होंने इसे बहुत अच्छी हालत में रखा है और उत्तराखंड की पहाड़ी सड़कों ने बहुत ज़्यादा नुकसान नहीं पहुँचाया, तो असल सेलिंग दाम काफ़ी अलग हो सकता है। डेप्रिसिएशन एक अकाउंटिंग एस्टिमेट है, एग्ज़ैक्ट साइंस नहीं। रियल वर्ल्ड हमेशा बुक्स के नंबर्स से थोड़ा अलग होती है — और ये ठीक है। इम्पॉर्टेंट ये है कि बुक्स एक फ़ेयर और लगातार तस्वीर दिखाएँ।

अगले चैप्टर में मीरा बैंक अकाउंट्स और पेमेंट बैचेज़ के बारे में सीखेगी — क्योंकि आज की दुनिया में लगभग हर पेमेंट बैंक से होता है। कैश पुराना हो रहा है, हल्द्वानी में भी।