ERPLite में वाउचर एंट्री

बुधवार की सुबह थी। बिष्ट जी खुद दफ़्तर आए थे। उन्होंने मीरा की डेस्क पर एक मोटा फ़ोल्डर रखा। अंदर बिल, रसीदें, बैंक स्लिप, और कागज़ के छोटे टुकड़ों पर हाथ से लिखे नोट्स थे।

"ये एक हफ़्ते का है," बिष्ट जी ने कहा। "बिक्री, खरीदारी, कैश मिला, कैश दिया, एक बैंक ट्रांसफ़र, और कुछ एडजस्टमेंट्स। मुझे ये सब सिस्टम में चाहिए।"

मीरा ने ढेर को देखा। नेगी भैया ने कुर्सी खींची। "चिंता मत करो," उन्होंने कहा। "एक-एक करके देखेंगे। आज दिन खत्म होते-होते तुम ERPLite का हर वाउचर टाइप जान जाओगी।"

शर्मा सर ने बिष्ट जी के लिए चाय बनाई। "मीरा, ये असली काम है। जो कुछ तुमने कागज़ पर सीखा — जर्नल, डेबिट्स, क्रेडिट्स — यहाँ ये कंप्यूटर पर ज़िंदा होता है।"

8 वाउचर टाइप्स

पिछले अध्यायों में तुमने सीखा कि हर फ़ाइनेंशियल ट्रांज़ैक्शन को वाउचर से रिकॉर्ड किया जाता है। वाउचर अकाउंटिंग की बुनियादी ईंट है।

ERPLite में 8 वाउचर टाइप हैं। हर एक एक ख़ास तरह की ट्रांज़ैक्शन के लिए बनाया गया है।

"इसे ऐसे समझो," नेगी भैया ने समझाया। "हर वाउचर टाइप एक अलग फ़ॉर्म की तरह है। सही सिचुएशन के लिए सही फ़ॉर्म इस्तेमाल करो। किराया दर्ज करने के लिए सेल्स फ़ॉर्म नहीं लगाओगे।"

चलो बिष्ट जी के कागज़ों के फ़ोल्डर से एक-एक करके देखते हैं।

1. जर्नल वाउचर — सर्व-उपयोगी एंट्री

जर्नल वाउचर उन एंट्रीज़ के लिए है जिनमें सीधे कैश या बैंक लेन-देन नहीं होता। ये सबसे फ़्लेक्सिबल वाउचर टाइप है।

कब इस्तेमाल करें:

• डेप्रिसिएशन एंट्रीज़
• अकाउंट्स के बीच एडजस्टमेंट्स
• ओपनिंग बैलेंसेज़
• साल के अंत में क्लोज़िंग एंट्रीज़
• जो एंट्री दूसरे टाइप्स में फ़िट न हो

बिष्ट जी का कागज़: शर्मा सर का एक नोट — "डिलीवरी वैन पर डेप्रिसिएशन दर्ज करो — तिमाही के लिए Rs. 15,000।"

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → जर्नल पर क्लिक किया।

उसने भरा:

नैरेशन फ़ील्ड क्या है?

नैरेशन एक छोटा डिस्क्रिप्शन है कि ये एंट्री क्यों बनाई गई। सॉफ़्टवेयर के हिसाब से ये ज़रूरी नहीं, लेकिन अभ्यास में बहुत ज़रूरी है।

"हमेशा नैरेशन लिखो," शर्मा सर ने ज़ोर देकर कहा। "छह महीने बाद तुम ये एंट्री देखोगी और सोचोगी — डेप्रिसिएशन क्यों डेबिट किया? नैरेशन बताता है। ये तुम्हारे भविष्य के लिए तुम्हारा खुद का नोट है।"

मीरा ने सेव ऐज़ ड्राफ़्ट पर क्लिक किया। वाउचर सेव हो गया लेकिन पोस्ट नहीं हुआ।

2. रिसीट वाउचर — पैसा अंदर आना

रिसीट वाउचर तब इस्तेमाल होता है जब बिज़नेस में पैसा आता है — ग्राहक अपना बिल पे करे, या किसी और सोर्स से आमदनी आए।

बिष्ट जी का कागज़: एक बैंक स्लिप जिसमें Nainital Spice Restaurant से NEFT से Rs. 25,000 मिले दिखा रहा है।

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → रिसीट पर क्लिक किया।

जब मीरा ने ड्रॉपडाउन से "Nainital Spice Restaurant" सेलेक्ट किया, ERPLite ने अपने आप उनके आउटस्टैंडिंग इनवॉइसेज़ दिखा दिए। उसने देखा कि इनवॉइस #SI-2025-042 Rs. 47,250 का पेंडिंग है। ये Rs. 25,000 पार्शियल पेमेंट थी।

"सॉफ़्टवेयर जानता है कि हर ग्राहक पर कितना बाकी है," नेगी भैया ने कहा। "जब तुम रिसीट दर्ज करते हो, उनका आउटस्टैंडिंग बैलेंस कम हो जाता है। इस एंट्री के बाद, Nainital Spice Restaurant पर Rs. 47,250 की जगह Rs. 22,250 बाकी होंगे।"

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

बैंक बढ़ा (डेबिट)। रिसीवेबल्स घटे (क्रेडिट)। डबल-एंट्री का नियम पूरा हुआ।

3. पेमेंट वाउचर — पैसा बाहर जाना

पेमेंट वाउचर तब इस्तेमाल होता है जब बिज़नेस से पैसा बाहर जाता है — आपूर्तिकर्ता को पे करना, किराया देना, बिजली का बिल देना।

बिष्ट जी का कागज़: मकान मालिक की रसीद — जून 2025 का किराया Rs. 8,000 कैश में दिया।

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → पेमेंट पर क्लिक किया।

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

रेंट ख़र्चा बढ़ा (डेबिट)। कैश घटा (क्रेडिट)।

"पैटर्न देखो," शर्मा सर ने कहा। "रिसीट का मतलब पैसा अंदर आना — बैंक या कैश बढ़ता है। पेमेंट का मतलब पैसा बाहर जाना — बैंक या कैश घटता है। एंट्री का दूसरा हिस्सा इस पर निर्भर करता है कि किसने दिया या किसको दिया।"

4. कॉन्ट्रा वाउचर — अपने ही अकाउंट्स के बीच पैसे का ट्रांसफ़र

कॉन्ट्रा वाउचर तब इस्तेमाल होता है जब तुम अपने ही अकाउंट्स के बीच पैसा ट्रांसफ़र करते हो — जैसे कैश बैंक में जमा करना, या बैंक से कैश निकालना।

बिष्ट जी का कागज़: एक बैंक डिपॉज़िट स्लिप — SBI Haldwani में Rs. 50,000 कैश जमा किया।

"ये न ख़र्चा है न आमदनी," नेगी भैया ने समझाया। "पैसा बस एक जेब से दूसरी जेब में जा रहा है — कैश ड्रॉअर से बैंक अकाउंट में। कुल पैसा बदला नहीं।"

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → कॉन्ट्रा पर क्लिक किया।

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

बैंक बढ़ा। कैश घटा। कुल एसेट्स वही रहे।

"इसे ऐसे समझो जैसे एक गिलास से दूसरे गिलास में पानी डालना," मीरा ने कहा।

"बिल्कुल!" शर्मा सर ने कहा। "ये बिल्कुल सही एनालॉजी है। कुल पानी नहीं बदला। बस गिलास बदला।"

5. सेल्स वाउचर — माल बेचना

सेल्स वाउचर तब इस्तेमाल होता है जब तुम माल या सेवाएँ बेचते हो। पूरा सेल्स साइकल (कोटेशन से पेमेंट तक) अगले अध्याय में कवर करेंगे। अभी एक बुनियादी सेल्स एंट्री देखते हैं।

बिष्ट जी का कागज़: Almora Kitchen Supplies को बिक्री का बिल — 20 kg हल्दी पाउडर और 10 kg जीरा।

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → सेल्स → सेल्स इनवॉइस पर क्लिक किया।

आइटम लाइन्स:

चूँकि Bisht Traders और Almora Kitchen Supplies दोनों उत्तराखंड में हैं (सेम स्टेट), GST इस तरह बँटेगा:

• CGST @ 2.5% = Rs. 202.50
• SGST @ 2.5% = Rs. 202.50
• कुल GST = Rs. 405

ERPLite ने ये सब अपने आप गणना किया आइटम मास्टर में स्टोर GST रेट और GSTINs के स्टेट कोड्स के आधार पर।

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

6. परचेज़ वाउचर — माल खरीदना

परचेज़ वाउचर खरीदारी दर्ज करता है। पूरा परचेज़ साइकल बाद के अध्याय में कवर करेंगे। अभी एक बुनियादी एंट्री देखो।

बिष्ट जी का कागज़: Delhi Spice Suppliers का बिल — 100 kg कच्ची हल्दी Rs. 120/kg पर।

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → परचेज़ → परचेज़ बिल पर क्लिक किया।

आइटम लाइन्स:

चूँकि Delhi Spice Suppliers दिल्ली (07) में हैं और Bisht Traders उत्तराखंड (05) में, ये एक इंटर-स्टेट परचेज़ है। तो GST, IGST होगा (CGST + SGST नहीं)।

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

ध्यान दो कि परचेज़ेज़ पर दिया गया GST, इनपुट क्रेडिट (एक एसेट) में जाता है, पेएबल अकाउंट में नहीं। ऐसा इसलिए क्योंकि तुम ये अमाउंट सरकार से वापस क्लेम कर सकते हो। इनपुट टैक्स क्रेडिट के बारे में GST वाले चैप्टर्स में और सीखेंगे।

7. डेबिट नोट — आपूर्तिकर्ता को माल वापस करना

डेबिट नोट तब इश्यू किया जाता है जब तुम आपूर्तिकर्ता को माल वापस करते हो, या आपूर्तिकर्ता दाम कम करने पर राज़ी होता है।

बिष्ट जी का कागज़: एक नोट — "Delhi Spice Suppliers को 10 kg खराब हल्दी वापस की।"

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → डेबिट नोट पर क्लिक किया।

"इसे डेबिट नोट क्यों कहते हैं?" मीरा ने पूछा।

"क्योंकि तुम आपूर्तिकर्ता का अकाउंट डेबिट कर रही हो," शर्मा सर ने समझाया। "तुम कह रही हो — अब तुम मुझ पर Rs. 1,260 कम बाकी हो। या तुम्हें मुझे रिफ़ंड भेजना होगा। मेरी बुक्स में तुम्हारा अकाउंट नीचे आता है।"

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

ये ओरिजिनल परचेज़ एंट्री का उल्टा है। पेएबल्स घटे। परचेज़ेज़ घटे। इनपुट क्रेडिट भी घटा (क्योंकि माल वापस किया, तो उस पर GST क्लेम नहीं कर सकते)।

8. क्रेडिट नोट — ग्राहक माल वापस करे

क्रेडिट नोट तब इश्यू किया जाता है जब ग्राहक माल वापस करता है, या तुम बिक्री के बाद छूट देते हो।

बिष्ट जी का कागज़: एक नोट — "Almora Kitchen Supplies ने 5 kg हल्दी पाउडर वापस किया — शेल्फ़ लाइफ़ खत्म हो गई थी।"

मीरा ने ट्रांज़ैक्शंस → वाउचर एंट्री → क्रेडिट नोट पर क्लिक किया।

"क्रेडिट नोट क्यों?" मीरा ने पूछा।

"क्योंकि तुम ग्राहक का अकाउंट क्रेडिट कर रही हो," शर्मा सर ने कहा। "तुम कह रही हो — अब तुम मुझ पर Rs. 945 कम बाकी हो। मैं तुम्हें क्रेडिट दे रही हूँ।"

पर्दे के पीछे — GL एंट्री:

सेल्स घटी। GST पेएबल घटा। रिसीवेबल्स घटे। सब कुछ रिवर्स हुआ।

डेबिट नोट vs. क्रेडिट नोट — एक सरल समरी

स्टूडेंट्स अक्सर इन दोनों में कन्फ़्इस्तेमाल होते हैं। याद रखने का आसान तरीका:

याद रखने की आसान ट्रिक: डेबिट नोट = तुमने कुछ गलत खरीदा। क्रेडिट नोट = तुमने कुछ गलत बेचा।

ऑटो-नंबरिंग

"क्या तुमने गौर किया," नेगी भैया ने बताया, "कि तुमने वाउचर नंबर नहीं टाइप किया? सिस्टम ने अपने आप बनाया।"

ERPLite सभी वाउचर्स के लिए ऑटो-नंबरिंग इस्तेमाल करता है। हर वाउचर टाइप की अपनी नंबर सीरीज़ होती है:

"ऑटो-नंबरिंग गैप्स और डुप्लिकेट्स रोकता है," नेगी भैया ने कहा। "कभी दो इनवॉइसेज़ का सेम नंबर नहीं हो सकता। और कभी कोई नंबर छोड़ना नहीं हो सकता। ये GST कम्प्लायंस के लिए ज़रूरी है — टैक्स डिपार्टमेंट कंटीन्यूअस, अनब्रोकन इनवॉइस नंबर्स देखना चाहता है।"

नंबर फ़ॉर्मेट को सेटिंग्स → नंबर सीरीज़ में कस्टमाइज़ किया जा सकता है। लेकिन ज़्यादातर बिज़नेस के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ॉर्मेट ठीक रहता है।

ड्राफ़्ट → पोस्ट वर्कफ़्लो — ऐक्शन में

अब मीरा ने बिष्ट जी के फ़ोल्डर के सारे वाउचर्स डाल दिए थे। लेकिन सब ड्राफ़्ट स्टेटस में थे।

नेगी भैया ने ड्राफ़्ट वाउचर्स की लिस्ट खोली।

"चलो मैं एक-एक समीक्षा करता हूँ," उन्होंने कहा।

उन्होंने पहला वाउचर खोला — डेप्रिसिएशन की जर्नल एंट्री। उन्होंने चेक किया:

• डेट सही है?
• अकाउंट्स सही हैं (डेप्रिसिएशन ख़र्चा डेबिटेड, एक्यूमुलेटेड डेप्रिसिएशन क्रेडिटेड)?
• अमाउंट सही है (Rs. 15,000)?
• नैरेशन ठीक है?

सब कुछ ठीक था। उन्होंने अप्रूव ऐंड पोस्ट पर क्लिक किया।

स्टेटस ड्राफ़्ट से पोस्टेड हो गया। एक हरा बैनर आया: "वाउचर JV-2025-001 पोस्टेड सफली। GL एंट्रीज़ क्रिएटेड।"

"एक बार वाउचर पोस्ट हो जाए," नेगी भैया ने समझाया, "तो तुम उसे एडिट नहीं कर सकते। GL एंट्रीज़ बन चुकी हैं। अकाउंट्स अपडेट हो चुके हैं। अगर पोस्टिंग के बाद गलती मिले, तो तुम्हें एक रिवर्सल एंट्री बनानी होगी — एक नया वाउचर जो गलत वाले को अनडू करे।"

उन्होंने एक-एक करके हर वाउचर देखा:

एक वाउचर वापस भेजा गया — किराये की पेमेंट। नेगी भैया ने गौर किया कि मकान मालिक की रसीद में असल में Rs. 8,500 लिखा है (इस महीने किराया बढ़ गया था)। मीरा ने गलती से Rs. 8,000 डाल दिया था।

"देखा?" नेगी भैया ने कहा। "इसीलिए ड्राफ़्ट चरण है। मैंने बुक्स में जाने से पहले गलती पकड़ ली। अब तुम इसे ठीक करो और फिर सेव करो।"

मीरा ने ड्राफ़्ट खोला, अमाउंट Rs. 8,500 कर दिया, नैरेशन अपडेट किया, और सेव किया। नेगी भैया ने समीक्षा करके पोस्ट कर दिया।

GL पोस्टिंग अपने आप कैसे होती है

"क्या मैं एक बात पूछ सकती हूँ?" मीरा ने कहा। "जब हम कागज़ पर अकाउंटिंग करते थे, तो मुझे जर्नल एंट्री लिखनी होती, फिर लेजर में पोस्ट करना, फिर ट्रायल बैलेंस बनाना। वो तीन चरण थे। ERPLite में, मैं बस वाउचर डालती हूँ और... बाकी सब अपने आप?"

"बिल्कुल," शर्मा सर ने कहा। "यही सॉफ़्टवेयर का जादू है।"

जब तुम वाउचर पोस्ट करते हो तो पर्दे के पीछे ये होता है:

चरण 1: तुम वाउचर बनाते हो (जैसे सेल्स इनवॉइस)
         ↓
चरण 2: समीक्षाअर अप्रूव करके पोस्ट करता है
         ↓
चरण 3: ERPLite अपने आप GL (जनरल लेजर) एंट्रीज़ बनाता है
         ↓
चरण 4: हर अकाउंट का लेजर तुरंत अपडेट होता है
         ↓
चरण 5: ट्रायल बैलेंस, P&L, बैलेंस शीट — सब रियल टाइम में अपडेट

"कागज़ पर ये घंटों लगता था," शर्मा सर ने कहा। "कंप्यूटर पर एक सेकंड से कम लगता है। इसीलिए बिज़नेसेज़ ERP सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हैं। इसलिए नहीं कि वो आलसी हैं — इसलिए कि वो एक्यूरेसी और स्पीड चाहते हैं।"

किसी भी वाउचर की GL एंट्रीज़ देखने के लिए वाउचर पर क्लिक करो और व्यू GL एंट्रीज़ या व्यू लेजर पोस्टिंग सेलेक्ट करो।

एक दिन का काम — समरी

मीरा ने आज 8 वाउचर्स डाले। चलो बिष्ट जी के फ़ोल्डर से जो प्रक्रिया किया उसका समरी देखते हैं:

"आठ वाउचर्स," मीरा ने कहा। "आठ अलग टाइप्स। आठ अलग GL एंट्रीज़। एक ही दोपहर में हो गया।"

"और कल," नेगी भैया ने कहा, "तुम लंच से पहले तीस कर लोगी। स्पीड अभ्यास से आती है।"

क्विक रीकैप

• ERPLite में 8 वाउचर टाइप्स हैं: जर्नल, रिसीट, पेमेंट, कॉन्ट्रा, सेल्स, परचेज़, डेबिट नोट, क्रेडिट नोट
• जर्नल = एडजस्टमेंट्स और नॉन-कैश एंट्रीज़
• रिसीट = ग्राहकों या दूसरे सोर्सेज़ से पैसा आना
• पेमेंट = ख़र्चे या वेंडर पेमेंट्स के लिए पैसा जाना
• कॉन्ट्रा = अपने ही कैश और बैंक अकाउंट्स के बीच ट्रांसफ़र
• सेल्स = बेचे गए माल/सेवाओं के इनवॉइसेज़
• परचेज़ = खरीदे गए माल/सेवाओं के बिल्स
• डेबिट नोट = वेंडर्स को रिटर्न्स (उन पर बाकी कम होता है)
• क्रेडिट नोट = ग्राहकों से रिटर्न्स (उन पर बाकी कम होता है)
• हमेशा नैरेशन लिखो — ये बताता है कि एंट्री क्यों बनाई
• ऑटो-नंबरिंग सुनिश्चित करता है कि हर वाउचर का एक यूनीक, सीक्वेंशियल नंबर हो
• ड्राफ़्ट → पोस्ट वर्कफ़्लो फ़ाइनल करने से पहले समीक्षा करने देता है
• पोस्ट होने के बाद, GL एंट्रीज़ अपने आप बनती हैं — अकाउंट्स, ट्रायल बैलेंस, और रिपोर्ट्स तुरंत अपडेट होते हैं
• पोस्टिंग के बाद गलती मिले तो रिवर्सल एंट्री बनाओ — पोस्टेड वाउचर कभी डिलीट नहीं करना

अभ्यास अभ्यास — ये खुद करो

यहाँ Bisht Traders की 6 ट्रांज़ैक्शंस हैं। हर एक के लिए सही वाउचर टाइप पहचानो, और GL एंट्री लिखो (कौन सा अकाउंट डेबिट होगा, कौन सा क्रेडिट)।

1. बिष्ट जी ने Rs. 2,000 का बिजली बिल चेक से दिया।

   • वाउचर टाइप: ?
   • डेबिट: ? | क्रेडिट: ?

2. Kumaon Hotel Group ने NEFT से Rs. 1,50,000 दिए।

   • वाउचर टाइप: ?
   • डेबिट: ? | क्रेडिट: ?

3. बिष्ट जी ने दफ़्तर के काम के लिए बैंक से Rs. 20,000 कैश निकाला।

   • वाउचर टाइप: ?
   • डेबिट: ? | क्रेडिट: ?

4. बिष्ट जी ने Pahadi Kitchen को 50 kg गरम मसाला Rs. 520/kg पर बेचा (plus 5% GST)। दोनों उत्तराखंड में हैं।

   • वाउचर टाइप: ?
   • कुल इनवॉइस अमाउंट गणना करो
   • GL एंट्री लिखो

5. Pahadi Kitchen ने 5 kg गरम मसाला वापस किया — गलत फ़्लेवर ब्लेंड।

   • वाउचर टाइप: ?
   • क्रेडिट नोट का अमाउंट गणना करो
   • GL एंट्री लिखो

6. शर्मा सर ने मीरा से कहा कि दफ़्तर फ़र्नीचर पर क्वार्टरली डेप्रिसिएशन दर्ज करो — Rs. 3,000।

   • वाउचर टाइप: ?
   • डेबिट: ? | क्रेडिट: ?

फ़न फ़ैक्ट

पुराने ज़माने में — हम 500 साल पहले की बात कर रहे हैं — Venice और Florence के इटालियन व्यापारी हर ट्रांज़ैक्शन एक किताब में लिखते थे जिसे giornale (जर्नल) कहते थे। "जर्नल" शब्द फ़्रेंच शब्द jour से आया है, जिसका मतलब है "दिन" — क्योंकि ये एक डेली रिकॉर्ड था। जब मीरा ERPLite में जर्नल वाउचर डालती है, तो वो एक ऐसी परंपरा आगे बढ़ा रही है जो मुग़ल साम्राज्य से भी पुरानी है। औज़ार बदल गए — पंख वाली कलम से कीबोर्ड तक — लेकिन लॉजिक बिल्कुल वही है। डेबिट बाईं तरफ़। क्रेडिट दाईं तरफ़। बुक्स को बैलेंस करना है।