लेजर — अकाउंट्स को व्यवस्थित करना

गुरुवार की सुबह। मीरा कल भरी हुई जर्नल खोलती है और उन ग्यारह एंट्रीज़ को देखती है। "मुझे पूरा दिख रहा है कि 15 July को क्या-क्या हुआ," वो कहती है। "लेकिन अगर रावत आंटी पूछें — हमारे पास कुल कितना कैश है? या जोशी जी हमें कितना देनदार हैं? तो मुझे हर एंट्री पढ़नी पड़ेगी और कैश या जोशी जी वाली एंट्रीज़ छाँटनी पड़ेंगी।" नेगी भैया सिर हिलाते हैं। "बिल्कुल। इसीलिए लेजर होता है। जर्नल तुम्हें बताती है कि क्या हुआ, क्रम से। लेजर तुम्हें हर अकाउंट की पूरी कहानी बताता है, एक ही जगह।"

लेजर क्या है?

सोचो तुम्हारे पास एक स्कूल नोटबुक है। तुमने उसमें हिंदी, इंग्लिश, मैथ, साइंस — सबके नोट्स मिलाकर लिख दिए, जिस क्रम में क्लासेज़ हुईं। अगर कोई पूछे, "अपने सारे मैथ नोट्स दिखाओ," तो तुम्हें हर पन्ना पलटकर मैथ वाले हिस्से छाँटने पड़ेंगे। मुश्किल है, ना?

अब सोचो हर सब्जेक्ट की अलग नोटबुक है। सारा मैथ एक जगह। सारी हिंदी दूसरी जगह। कितना आसान है ढूँढना!

लेजर बिल्कुल यही करता है।

लेजर एक ऐसी बुक है जहाँ हर अकाउंट को अपना अलग पेज मिलता है।

एक पेज Cash Account का — सारी कैश-रिलेटेड एंट्रीज़ यहाँ आती हैं।
एक पेज Sales Account का — सारी सेल्स एंट्रीज़ यहाँ आती हैं।
एक पेज Rent Account का — सारी रेंट एंट्रीज़ यहाँ आती हैं।
एक पेज जोशी जी के अकाउंट का — जोशी जी से जुड़ा सब कुछ यहाँ आता है।

जर्नल तारीख के हिसाब से व्यवस्थित्ड है (पहले क्या हुआ, दूसरा क्या, तीसरा क्या...)। लेजर अकाउंट के हिसाब से व्यवस्थित्ड है (कैश की सारी बातें, सेल्स की सारी बातें...)।

शर्मा सर कहते हैं:

"जर्नल CCTV कैमरा जैसी है — सब कुछ क्रम से दर्ज करती है। लेजर एक एल्बम जैसा है जो व्यक्ति के हिसाब से सॉर्टेड है — एक व्यक्ति की सारी फ़ोटोज़ एक जगह।"

T-अकाउंट फ़ॉर्मेट

हर लेजर अकाउंट एक ख़ास फ़ॉर्मेट में लिखा जाता है जो अंग्रेज़ी अक्षर "T" जैसा दिखता है। इसीलिए इसे T-अकाउंट कहते हैं।

बुनियादी ढाँचा ये है:

                        अकाउंट का नाम
 ─────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)     |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────
 Date | Particulars | Amt  | Date | Particulars | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────
      |             |      |      |             |
      |             |      |      |             |

बाईं तरफ़ डेबिट (Dr.) साइड है। दाईं तरफ़ क्रेडिट (Cr.) साइड है।

हर साइड में तीन कॉलम्स हैं:

Date — ट्रांज़ैक्शन कब हुआ
Particulars — दूसरे अकाउंट का नाम जो शामिल था (ये बहुत ज़रूरी है!)
Amount — रुपयों में रकम

जर्नल से लेजर में पोस्टिंग कैसे करें

"पोस्टिंग" का मतलब है जर्नल से इन्फ़ॉर्मेशन को सही लेजर अकाउंट में कॉपी करना। ये है प्रक्रिया, चरण बाय चरण।

चरण 1: एक जर्नल एंट्री चुनो।

चरण 2: जो अकाउंट डेबिट हुआ था, उसके लेजर पेज पर जाओ। एंट्री बाईं (डेबिट) साइड पर लिखो। "Particulars" कॉलम में लिखो "To [क्रेडिट हुए अकाउंट का नाम]।"

चरण 3: जो अकाउंट क्रेडिट हुआ था, उसके लेजर पेज पर जाओ। एंट्री दाईं (क्रेडिट) साइड पर लिखो। "Particulars" कॉलम में लिखो "By [डेबिट हुए अकाउंट का नाम]।"

मुख्य नियम: लेजर के Particulars कॉलम में तुम हमेशा दूसरे अकाउंट का नाम लिखते हो — वो जो जर्नल एंट्री के ऑपोज़िट साइड पर है।

आओ एक उदाहरण से समझते हैं।

उदाहरण: किराये की पेमेंट को पोस्ट करना

जर्नल एंट्री:

Date	Particulars	L.F.	Debit	Credit
15-Jul	Rent A/c Dr.		5,000
	To Cash A/c			5,000

Rent Account में पोस्टिंग (जर्नल में डेबिट हुआ, तो LEFT साइड पर लिखो):

                          Rent Account
 ─────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)     |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────
 Date    | Particulars| Amt | Date | Particulars| Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul  | To Cash    |5,000|      |            |

Cash Account में पोस्टिंग (जर्नल में क्रेडिट हुआ, तो RIGHT साइड पर लिखो):

                          Cash Account
 ─────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)     |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────
 Date    | Particulars| Amt | Date | Particulars| Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────
         |            |     |15-Jul| By Rent    |5,000

ध्यान दो — Rent Account में, Particulars में "To Cash" लिखा है — ये बताता है कि पैसा कहाँ गया। और Cash Account में, Particulars में "By Rent" लिखा है — ये बताता है कि कैश क्यों बाहर गया।

मीरा सारी एंट्रीज़ लेजर में पोस्ट करती है

अब मीरा 15 July की सारी 11 जर्नल एंट्रीज़ को उनके इज़्ज़तिव लेजर अकाउंट्स में पोस्ट करेगी। आओ हर लेजर अकाउंट एक-एक करके बनाते हैं।

उसे ये अकाउंट्स बनाने हैं:

Cash Account
Purchases Account
Sales Account
Joshi Ji Account
Dimri Ji Account
Salary Account
Rent Account
Electricity Expense Account
SBI Bank Account
Bisht Traders Account
Drawings Account

आओ सबसे ज़रूरी अकाउंट्स ब्योरा में करते हैं।

लेजर 1: Cash Account

कैश 15 July को बहुत सारे ट्रांज़ैक्शन्स में दिखता है। मीरा सब इकट्ठा करती है:

कैश डेबिट हुआ (कैश अंदर आया) इन एंट्रीज़ में:

कैश सेल: Rs. 1,800
डिमरी जी से मिला: Rs. 2,500
कैश सेल (दोपहर): Rs. 4,200

कैश क्रेडिट हुआ (कैश बाहर गया) इन एंट्रीज़ में:

सामान खरीदा: Rs. 12,000
कमला को तनख़्वाह: Rs. 4,000
किराया: Rs. 5,000
बिजली: Rs. 1,200
बैंक में जमा: Rs. 5,000
ड्रॉइंग्स: Rs. 2,000

याद रखो, रावत आंटी ने दिन की शुरुआत Rs. 25,000 कैश से की थी (14 July का क्लोज़िंग बैलेंस)।

                          Cash Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars   | Amt   | Date   | Particulars      | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 1-Jul  | To Balance b/d|25,000 | 15-Jul | By Purchases     |12,000
 15-Jul | To Sales      | 1,800 | 15-Jul | By Salary        | 4,000
 15-Jul | To Dimri Ji   | 2,500 | 15-Jul | By Rent          | 5,000
 15-Jul | To Sales      | 4,200 | 15-Jul | By Electricity   | 1,200
        |               |       | 15-Jul | By SBI Bank      | 5,000
        |               |       | 15-Jul | By Drawings      | 2,000
        |               |       | 15-Jul | By Balance c/d   | 4,300
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total         |33,500 |        | Total            |33,500
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 16-Jul | To Balance b/d| 4,300 |        |                  |

कैसे पढ़ें:

बाईं तरफ़ दिखता है कि कब-कब कैश आया: ओपनिंग बैलेंस (Rs. 25,000), दो कैश सेल्स (Rs. 1,800 और Rs. 4,200), और डिमरी जी से मिला (Rs. 2,500)। कुल डेबिट = Rs. 33,500।
दाईं तरफ़ दिखता है कि कब-कब कैश गया: पर्चेज़ेज़, तनख़्वाह, रेंट, इलेक्ट्रिसिटी, बैंक डिपॉज़िट, और ड्रॉइंग्स। कुल = Rs. 29,200।
अंतर है: Rs. 33,500 - Rs. 29,200 = Rs. 4,300। ये क्लोज़िंग बैलेंस है (Balance c/d = "carried down" यानी आगे ले जाया गया)।
क्लोज़िंग बैलेंस छोटी साइड पर लिखा जाता है ताकि दोनों साइड्स बराबर हो जाएँ (Rs. 33,500 = Rs. 33,500)।
अगला दिन इस बैलेंस से शुरू होता है — ओपनिंग बैलेंस (Balance b/d = "brought down" यानी लाया गया) डेबिट साइड पर (क्योंकि कैश एक एसेट है, और एसेट्स का डेबिट बैलेंस होता है)।

लेजर 2: Sales Account

सेल्स तीन एंट्रीज़ में क्रेडिट हुआ:

                          Sales Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars   | Amt   | Date   | Particulars   | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul | To Balance c/d| 9,500 | 15-Jul | By Cash       | 1,800
        |               |       | 15-Jul | By Joshi Ji   | 3,500
        |               |       | 15-Jul | By Cash       | 4,200
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total         | 9,500 |        | Total         | 9,500
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        |               |       | 16-Jul | By Balance b/d| 9,500

सेल्स आमदनी अकाउंट है। आमदनी का क्रेडिट बैलेंस होता है। तो क्लोज़िंग बैलेंस डेबिट साइड पर आता है (छोटी साइड), और अगले दिन का ओपनिंग बैलेंस क्रेडिट साइड पर आता है।

दिन की कुल सेल्स = Rs. 1,800 + Rs. 3,500 + Rs. 4,200 = Rs. 9,500।

लेजर 3: Purchases Account

पर्चेज़ेज़ दो एंट्रीज़ में डेबिट हुआ:

                        Purchases Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars      | Amt   | Date   | Particulars   | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul | To Cash          |12,000 | 15-Jul | By Balance c/d|20,000
 15-Jul | To Bisht Traders | 8,000 |        |               |
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total            |20,000 |        | Total         |20,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 16-Jul | To Balance b/d   |20,000 |        |               |

पर्चेज़ेज़ ख़र्चा है। ख़र्चे का डेबिट बैलेंस होता है। कुल पर्चेज़ेज़ = Rs. 12,000 + Rs. 8,000 = Rs. 20,000।

लेजर 4: Joshi Ji Account (डेटर — देनदार)

जोशी जी ने उधार सामान खरीदा। वो Rs. 3,500 देनदार हैं।

                        Joshi Ji Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars   | Amt   | Date   | Particulars   | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul | To Sales      | 3,500 | 15-Jul | By Balance c/d| 3,500
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total         | 3,500 |        | Total         | 3,500
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 16-Jul | To Balance b/d| 3,500 |        |               |

जोशी जी डेटर हैं (हमें पैसा देनदार हैं)। डेटर्स एसेट्स हैं। एसेट्स का डेबिट बैलेंस होता है।

लेजर 5: Bisht Traders Account (क्रेडिटर — लेनदार)

हमने बिश्त ट्रेडर्स से उधार सामान खरीदा। हम उन्हें Rs. 8,000 देनदार हैं।

                      Bisht Traders Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars   | Amt   | Date   | Particulars   | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul | To Balance c/d| 8,000 | 15-Jul | By Purchases  | 8,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total         | 8,000 |        | Total         | 8,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        |               |       | 16-Jul | By Balance b/d| 8,000

बिश्त ट्रेडर्स क्रेडिटर हैं (हम उन्हें पैसा देनदार हैं)। क्रेडिटर्स लायबिलिटीज़ हैं। लायबिलिटीज़ का क्रेडिट बैलेंस होता है।

लेजर 6: Rent Account

                          Rent Account
 ─────────────────────────────────────────────────────────
      Dr. (डेबिट साइड)          |     Cr. (क्रेडिट साइड)
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 Date   | Particulars   | Amt   | Date   | Particulars   | Amt
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 15-Jul | To Cash       | 5,000 | 15-Jul | By Balance c/d| 5,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────
        | Total         | 5,000 |        | Total         | 5,000
 ─────────────────────────────────────────────────────────
 16-Jul | To Balance b/d| 5,000 |        |               |

रेंट ख़र्चा है। डेबिट बैलेंस।

अकाउंट को बैलेंस करना — चरण बाय चरण

मीरा शर्मा सर से पूछती है, "अकाउंट को बैलेंस कैसे करें?"

शर्मा सर चरण समझाते हैं:

चरण 1: डेबिट साइड की सारी रकमें जोड़ो। क्रेडिट साइड की सारी रकमें जोड़ो।

चरण 2: दोनों कुल्स का अंतर निकालो।

चरण 3: अंतर को छोटी साइड पर लिखो "Balance c/d" (carried down) शब्दों के साथ। इससे दोनों साइड्स बराबर हो जाती हैं।

चरण 4: वही रकम कुल लाइन के नीचे बड़ी साइड पर लिखो "Balance b/d" (brought down) और अगली तारीख के साथ। ये अगली अवधि का ओपनिंग बैलेंस बन जाता है।

बैलेंस किस साइड पर आता है?

अकाउंट का प्रकार	सामान्य बैलेंस	Balance b/d कहाँ आता है
एसेट (कैश, बैंक, डेटर्स, फ़र्नीचर)	डेबिट	डेबिट साइड
ख़र्चा (रेंट, तनख़्वाह, पर्चेज़ेज़)	डेबिट	डेबिट साइड
लायबिलिटी (क्रेडिटर्स, लोन्स)	क्रेडिट	क्रेडिट साइड
आमदनी (सेल्स, कमीशन)	क्रेडिट	क्रेडिट साइड
कैपिटल	क्रेडिट	क्रेडिट साइड

मीरा ये अपनी नोटबुक में लिखती है और दो बार अंडरलाइन करती है।

"Particulars" कॉलम — एक ज़रूरी बात

नेगी भैया एक बात पॉइंट आउट करते हैं जो बहुत सारे नए सीखने वाले को कन्फ़्इस्तेमाल करती है:

"जर्नल में तुम लिखते हो 'Rent A/c Dr., To Cash A/c.' लेकिन लेजर में अलग तरीके से लिखते हो। Rent Account की डेबिट साइड पर तुम लिखते हो 'To Cash.' Cash Account की क्रेडिट साइड पर लिखते हो 'By Rent.' तुम हमेशा दूसरे अकाउंट का नाम लिखते हो।"

नियम ये है:

लेजर की डेबिट साइड पर, "To" लिखो और उसके बाद जो अकाउंट क्रेडिट हुआ उसका नाम।
लेजर की क्रेडिट साइड पर, "By" लिखो और उसके बाद जो अकाउंट डेबिट हुआ उसका नाम।

ये एक क्रॉस-रेफ़रेंस बनाता है। अगर तुम Cash Account देख रहे हो और क्रेडिट साइड पर "By Rent — Rs. 5,000" दिखता है, तो तुम्हें तुरंत पता चल जाता है: Rs. 5,000 बाहर गया, और वो रेंट के लिए गया। फिर तुम Rent Account पर जाकर दूसरी साइड देख सकते हो।

जर्नल vs. लेजर — तुलना

विशेषता	जर्नल	लेजर
और क्या कहते हैं	बुक ऑफ़ ओरिजिनल एंट्री	बुक ऑफ़ फ़ाइनल एंट्री
व्यवस्थित्ड कैसे	तारीख के हिसाब से (क्रोनोलॉजिकल)	अकाउंट के हिसाब से (बाय टॉपिक)
फ़ॉर्मेट	Date, Particulars, LF, Dr, Cr	T-अकाउंट (Dr साइड, Cr साइड)
उद्देश्य	ट्रांज़ैक्शन्स दर्ज करना जैसे होते हैं	अकाउंट-वाइज़ वर्गीकृत और समराइज़ करना
मिलान	पेज के नीचे कुल्स मैच करते हैं	हर अकाउंट अलग से बैलेंस होता है
पहले लिखा जाता है?	हाँ — हमेशा पहले	नहीं — जर्नल से पोस्ट किया जाता है

ऐसे सोचो जैसे खाना पकाना: जर्नल तुम्हारी रेसिपी है (चरण-बाय-चरण इंस्ट्रक्शन्स)। लेजर तुम्हारी किचन है जो शेल्फ़ के हिसाब से व्यवस्थित्ड है — मसाले एक शेल्फ़ पर, दाल दूसरी पर, चावल तीसरी पर।

L.F. कॉलम भरना

याद है जर्नल में "L.F." कॉलम जो मीरा ने खाली छोड़ा था? अब वो भर सकती है।

जैसे-जैसे वो हर जर्नल एंट्री को लेजर में पोस्ट करती है, वो जर्नल के L.F. कॉलम में लेजर का पेज नंबर लिखती है। और लेजर में, एक करस्पॉन्डिंग कॉलम होता है (कभी-कभी J.F. — जर्नल फ़ोलियो कहलाता है) जहाँ वो जर्नल का पेज नंबर लिखती है।

ये एक टू-वे लिंक बनाता है:

जर्नल → लेजर (L.F. कॉलम)
लेजर → जर्नल (J.F. कॉलम)

अगर कभी किसी ट्रांज़ैक्शन को वापस सोर्स तक ट्रेस करना हो, तो इन पेज नंबर्स को ट्रेल की तरह पालन कर सकते हो।

क्विक रीकैप (संक्षिप्त सारांश)

लेजर हर अकाउंट को अपना अलग पेज देता है। उस अकाउंट की सारी एंट्रीज़ एक जगह इकट्ठा होती हैं।

फ़ॉर्मेट T-अकाउंट है: बाईं तरफ़ डेबिट साइड, दाईं तरफ़ क्रेडिट साइड।

पोस्टिंग का मतलब है जर्नल से एंट्रीज़ को सही लेजर अकाउंट्स में कॉपी करना।

Particulars कॉलम में दूसरे अकाउंट का नाम लिखो — डेबिट साइड पर "To" और क्रेडिट साइड पर "By" लगाओ।

अकाउंट बैलेंस करना: डेबिट और क्रेडिट कुल्स का अंतर निकालो, छोटी साइड पर "Balance c/d" लिखो, फिर नीचे "Balance b/d" के रूप में लाओ।

एसेट्स और ख़र्चे का डेबिट बैलेंस होता है। लायबिलिटीज़, आमदनी, और कैपिटल का क्रेडिट बैलेंस होता है।

L.F. (लेजर फ़ोलियो) जर्नल को लेजर से जोड़ता है, एक ट्रेसेबल ट्रेल बनाता है।

अभ्यास अभ्यास — खुद करो

पिछले चैप्टर के अभ्यास अभ्यास में दी गई जर्नल एंट्रीज़ (20 July 2025 के 8 ट्रांज़ैक्शन्स) को नीचे दिए गए लेजर अकाउंट्स में पोस्ट करो और हर एक को बैलेंस करो:

Cash Account
SBI Bank Account
Capital Account
Furniture Account
Purchases Account
Sales Account
Bisht Traders Account
Dimri Ji Account
Miscellaneous Expense Account

याद रखो:

अगर जर्नल में अकाउंट डेबिट हुआ, तो उसे लेजर की LEFT (डेबिट) साइड पर पोस्ट करो।
अगर जर्नल में अकाउंट क्रेडिट हुआ, तो उसे लेजर की RIGHT (क्रेडिट) साइड पर पोस्ट करो।
Particulars कॉलम में दूसरे अकाउंट का नाम लिखो।
सारी एंट्रीज़ पोस्ट करने के बाद, हर अकाउंट बैलेंस करो।

खुद चेक करो: क्या Cash A/c का डेबिट बैलेंस है? क्या Capital A/c का क्रेडिट बैलेंस है? क्या Sales A/c का क्रेडिट बैलेंस है? अगर हाँ, तो तुम सही ट्रैक पर हो।

मज़ेदार तथ्य (फ़न फ़ैक्ट)

"लेजर" शब्द पुरानी इंग्लिश और डच भाषा से आया है जिसका मतलब है "पड़ा रहना" — यानी, एक ऐसी बुक जो डेस्क पर खुली पड़ी रहती है, हमेशा रेफ़रेंस के लिए तैयार। मध्यकालीन यूरोप में, व्यापारी अपनी लेजर्स को ज़ंजीरों से डेस्क से बाँधकर रखते थे क्योंकि वो इतनी कीमती होती थीं। लेजर खोना मतलब अपने पूरे बिज़नेस का इतिहास खोना। आज लेजर कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर के अंदर रहता है, लेकिन सिद्धांत 500 सालों में बदला नहीं है। दुनिया का हर बिज़नेस — रावत आंटी की किराना दुकान से लेकर Reliance Industries तक — लेजर रखता है।

अगले चैप्टर में, मीरा सारे लेजर बैलेंसेज़ को एक ही पेज पर रखेगी — ट्रायल बैलेंस। ये अकाउंटिंग का तरीका है पूछने का: "क्या मैंने सब सही किया?"

IndusForward — हिसाब-किताब और GST