जर्नल — लिखने का तरीका

बुधवार की सुबह। मीरा शर्मा सर के दफ़्तर पहुँचती है तो उसकी डेस्क पर वाउचर्स का एक साफ़-सुथरा ढेर रखा है — सब रावत आंटी की दुकान से। कल उसने सीखा कि वाउचर क्या होते हैं। आज नेगी भैया उसके सामने एक मोटी नियम्ड नोटबुक रखते हैं। "ये," वो कवर पर थपकी देते हुए कहते हैं, "एक जर्नल है। तुम जानती हो लोग डायरी लिखते हैं? हर रात लिखते हैं कि आज क्या हुआ? जर्नल एक बिज़नेस की डायरी है। हर ट्रांज़ैक्शन, जिस क्रम में हुआ, यहाँ लिखा जाता है।" वो एक खाली पन्ने पर खोलते हैं। "आज तुम पूरा एक पन्ना भरोगी।"

जर्नल क्या है?

अपनी पर्सनल लाइफ़ में तुम डायरी रखते हो। तारीख लिखते हो, फिर लिखते हो कि आज क्या हुआ। "बाज़ार गए। प्रिया से मिले। Rs. 300 की नई चप्पल खरीदी।"

जर्नल भी ठीक ऐसा ही है — लेकिन बिज़नेस के लिए।

ये एक ऐसी बुक है जहाँ तुम हर ट्रांज़ैक्शन को, एक-एक करके, उसी क्रम में दर्ज करते हो जिस क्रम में वो हुआ। हर एंट्री में तारीख, प्रभावितेड अकाउंट्स, राशि, और एक छोटा डिस्क्रिप्शन होता है।

जर्नल को "बुक ऑफ़ ओरिजिनल एंट्री" (मूल प्रविष्टि की पुस्तक) भी कहते हैं क्योंकि ये पहली जगह है जहाँ कोई ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड होता है। वाउचर सबूत है। जर्नल रिकॉर्ड है।

शर्मा सर समझाते हैं:

"ऐसे सोचो, मीरा। वाउचर एक फ़ोटोग्राफ़ जैसा है — वो एक पल दर्ज करता है। जर्नल एक फ़िल्म जैसी है — वो पूरी कहानी बताती है, सीन बाय सीन, क्रम से।"

जर्नल का फ़ॉर्मेट

हर जर्नल में पाँच कॉलम्स होते हैं। मीरा खाली पन्ने को देखती है और कॉलम हेडिंग्स पढ़ती है:

आओ हर कॉलम समझते हैं:

तारीख (Date) — ट्रांज़ैक्शन किस तारीख को हुआ। ये एक बार लिखते हो। अगर एक ही तारीख को कई ट्रांज़ैक्शन्स हुए, तो तारीख सिर्फ पहली एंट्री में लिखते हो। बाकी में "—" लिखते हो या खाली छोड़ देते हो।

विवरण (Particulars) — यहाँ अकाउंट के नाम और नैरेशन लिखा जाता है। इसका एक ख़ास पैटर्न है:

• पहली लाइन: जो अकाउंट डेबिट हो रहा है, उसके बाद "Dr." लिखते हैं
• दूसरी लाइन: "To" से शुरू होती है फिर जो अकाउंट क्रेडिट हो रहा है उसका नाम
• तीसरी लाइन: ब्रैकेट्स में नैरेशन — एक छोटा डिस्क्रिप्शन कि क्या हुआ

L.F. (लेजर फ़ोलियो) — लेजर में उस अकाउंट का पेज नंबर। ये बाद में भरते हो, जब एंट्रीज़ लेजर में ट्रांसफ़र करते हो। अभी खाली छोड़ दो।

डेबिट (Rs.) — डेबिट होने वाली राशि। डेबिट अकाउंट वाली लाइन पर लिखी जाती है।

क्रेडिट (Rs.) — क्रेडिट होने वाली राशि। क्रेडिट अकाउंट वाली लाइन पर लिखी जाती है।

जर्नल एंट्री कैसे लिखें — चरण बाय चरण

शर्मा सर मीरा को प्रक्रिया समझाते हैं:

चरण 1: वाउचर ध्यान से पढ़ो। क्या हुआ? किसने किसे पैसा दिया? कितना?

चरण 2: दो अकाउंट्स पहचानो। हर ट्रांज़ैक्शन कम से कम दो अकाउंट्स को असर डालता है। (डबल-एंट्री याद है पिछले चैप्टर से?)

चरण 3: तय करो कौन सा अकाउंट डेबिट होगा और कौन सा क्रेडिट। नियम लगाओ:

• एसेट्स बढ़ती हैं → डेबिट
• एसेट्स घटती हैं → क्रेडिट
• ख़र्चे बढ़ते हैं → डेबिट
• आमदनी बढ़ती है → क्रेडिट
• लायबिलिटीज़ बढ़ती हैं → क्रेडिट
• लायबिलिटीज़ घटती हैं → डेबिट

चरण 4: जर्नल में लिखो। फ़ॉर्मेट बिल्कुल सही पालन करो।

चरण 5: नैरेशन लिखो। छोटा और साफ़ रखो।

चरण 6: एंट्री के नीचे एक लाइन खींचो। ये एक एंट्री को दूसरी से अलग करती है।

आओ एक आसान उदाहरण देखते हैं।

उदाहरण एंट्री

वाउचर: रावत आंटी July 2025 का किराया Rs. 5,000 देती हैं।

चरण 1: कैश में किराया दिया। Rs. 5,000।

चरण 2: दो अकाउंट्स — Rent Account और Cash Account।

चरण 3: रेंट एक ख़र्चा है। ख़र्चे डेबिट साइड पर बढ़ते हैं। तो Rent A/c डेबिट होगा। कैश बाहर जा रहा है। एसेट्स क्रेडिट साइड पर घटती हैं। तो Cash A/c क्रेडिट होगा।

चरण 4 & 5: लिखो:

ये एक पूरी जर्नल एंट्री है। अब आओ एक पूरे दिन की एंट्रीज़ करते हैं।

मीरा एक पूरे दिन की जर्नलिंग करती है

15 July 2025 है। रावत आंटी का दिन बिज़ी रहा। यहाँ रावत जनरल स्टोर में उस दिन हुए सारे ट्रांज़ैक्शन्स हैं। मीरा के सामने वाउचर रखे हैं। वो हर एक को दर्ज करने वाली है।

ट्रांज़ैक्शन 1: ओपनिंग कैश बैलेंस

रावत आंटी ने दिन की शुरुआत Rs. 25,000 कैश से की। (ये पहले से रिकॉर्ड था। मीरा को इसके लिए नई एंट्री नहीं चाहिए — ये कल का क्लोज़िंग बैलेंस है।)

ट्रांज़ैक्शन 2: कैश में सामान खरीदा

रावत आंटी ने हल्द्वानी के होलसेलर से स्टॉक (चावल, दाल, चीनी, तेल) Rs. 12,000 में खरीदा। कैश में दिया।

क्यों? पर्चेज़ेज़ एक ख़र्चा है — डेबिट करो। कैश बाहर जा रहा है — क्रेडिट करो।

ट्रांज़ैक्शन 3: कैश में सामान बेचा

एक ग्राहक ने Rs. 1,800 का किराना सामान खरीदा। कैश दिया।

क्यों? कैश आ रहा है — Cash A/c डेबिट। सेल्स आमदनी है — क्रेडिट।

ट्रांज़ैक्शन 4: उधार पर सामान बेचा

जोशी जी, नियमित ग्राहक, ने Rs. 3,500 का सामान उधार लिया (बाद में देंगे)।

क्यों? जोशी जी अब पैसा देनदार हैं — वो डेटर बन गए। डेटर्स एसेट्स हैं। एसेट्स डेबिट साइड पर बढ़ती हैं। सेल्स आमदनी है — क्रेडिट।

ध्यान दो: यहाँ Cash A/c शामिल नहीं है। कोई कैश एक्सबदलाव नहीं हुआ। इसकी बजाय, जोशी जी का पर्सनल अकाउंट डेबिट हुआ।

ट्रांज़ैक्शन 5: डेटर से कैश मिला

डिमरी जी, जो पिछले हफ़्ते से Rs. 2,500 देनदार थे, आए और पूरा बैलेंस कैश में दिया।

क्यों? कैश आ रहा है — कैश डेबिट। डिमरी जी का उधार खत्म — उनका अकाउंट क्रेडिट करो ताकि देनदारी कम हो।

ट्रांज़ैक्शन 6: तनख़्वाह दी

मददर कमला देवी को Rs. 4,000 तनख़्वाह दी।

क्यों? तनख़्वाह ख़र्चा है — डेबिट। कैश बाहर जा रहा है — क्रेडिट।

ट्रांज़ैक्शन 7: किराया दिया

मकान मालिक पंत जी को Rs. 5,000 दुकान का किराया दिया।

ट्रांज़ैक्शन 8: बिजली का बिल दिया

Rs. 1,200 बिजली का बिल कैश में दिया।

ट्रांज़ैक्शन 9: बैंक में कैश जमा किया

रावत आंटी ने Rs. 5,000 अपने SBI बैंक अकाउंट में जमा किए।

ट्रांज़ैक्शन 10: उधार पर सामान खरीदा

बिश्त ट्रेडर्स से Rs. 8,000 का सामान उधार खरीदा (अगले महीने पेमेंट करेंगे)।

क्यों? पर्चेज़ेज़ ख़र्चा है — डेबिट। बिश्त ट्रेडर्स अब क्रेडिटर हैं (हम उन्हें पैसा देनदार हैं) — क्रेडिट।

ट्रांज़ैक्शन 11: कैश में सामान बेचा

दोपहर की बिक्री। कई ग्राहकों ने कुल Rs. 4,200 का सामान खरीदा। सब कैश।

ट्रांज़ैक्शन 12: मालिक ने निजी इस्तेमाल के लिए पैसा निकाला

रावत आंटी ने दुकान की कैश से Rs. 2,000 अपने पर्सनल इस्तेमाल के लिए निकाले (बेटी की स्कूल फ़ीस)।

क्यों? ड्रॉइंग्स मालिक की कैपिटल कम करता है — Drawings A/c डेबिट। कैश बाहर जा रहा है — Cash A/c क्रेडिट।

ये ज़रूरी बात है: जब मालिक पर्सनल इस्तेमाल के लिए पैसा लेता है, तो ये बिज़नेस का ख़र्चा नहीं होता। ये ड्रॉइंग है। ये बिज़नेस में मालिक की हिस्सेदारी कम करता है।

पूरा जर्नल पेज

यहाँ 15 July 2025 का मीरा का पूरा जर्नल पेज है:

मीरा दोनों कॉलम्स जोड़ती है। डेबिट कुल = Rs. 49,200। क्रेडिट कुल = Rs. 49,200। मिल गए!

शर्मा सर उसके कंधे के ऊपर से देखते हैं। "अच्छा। कुल्स मैच हो गए। इसी से पता चलता है कि तुमने कोई गलती नहीं की। जर्नल में, सारे डेबिट्स का कुल हमेशा सारे क्रेडिट्स के कुल के बराबर होना चाहिए।"

कम्पाउंड जर्नल एंट्रीज़ (मिश्रित जर्नल प्रविष्टियाँ)

कभी-कभी, एक ही ट्रांज़ैक्शन में दो से ज़्यादा अकाउंट्स शामिल होते हैं। इसे कम्पाउंड एंट्री कहते हैं।

उदाहरण: रावत आंटी एक आपूर्तिकर्ता से Rs. 6,000 का सामान खरीदती हैं। Rs. 4,000 कैश में देती हैं और बाकी Rs. 2,000 उधार रखती हैं।

तीन अकाउंट्स शामिल हैं:

• Purchases A/c (सामान आ रहा है) — डेबिट Rs. 6,000
• Cash A/c (कैश बाहर जा रहा है) — क्रेडिट Rs. 4,000
• Supplier A/c (उधार बैलेंस) — क्रेडिट Rs. 2,000

ध्यान दो: डेबिट साइड (Rs. 6,000) अभी भी क्रेडिट साइड के बराबर है (Rs. 4,000 + Rs. 2,000 = Rs. 6,000)। डबल-एंट्री का सुनहरा नियम कभी नहीं टूटता।

शुरुआती लोगों की आम गलतियाँ

नेगी भैया मीरा को उन गलतियों की चेतावनी देते हैं जो वो खुद पहले करते थे:

1. नैरेशन भूल जाना। नैरेशन के बिना, छह महीने बाद किसी को पता नहीं चलेगा कि एंट्री किस लिए थी।

2. क्रेडिट अकाउंट पहले लिखना। हमेशा डेबिट अकाउंट पहले लिखो, फिर क्रेडिट अकाउंट "To" लगाकर।

3. एंट्रीज़ के बीच लाइन न खींचना। लाइन्स के बिना, एंट्रीज़ एक-दूसरे में मिल जाती हैं और कन्फ़्इस्तेमालन होता है।

4. गलत डेबिट/क्रेडिट। अगर डाउट हो, तो बुनियादी्स पर जाओ। पूछो: ये कौन सा टाइप का अकाउंट है (एसेट, लायबिलिटी, ख़र्चा, आमदनी, कैपिटल)? फिर नियम लगाओ।

5. कुल्स मैच न होना। अगर पेज के नीचे डेबिट कुल और क्रेडिट कुल मैच नहीं करते, तो कहीं गलती है। वापस जाओ और हर एंट्री चेक करो।

क्विक रीकैप (संक्षिप्त सारांश)

• जर्नल बुक ऑफ़ ओरिजिनल एंट्री है — बिज़नेस की "डायरी"।
• फ़ॉर्मेट: Date | Particulars | L.F. | Debit | Credit
• डेबिट अकाउंट पहले लिखा जाता है, उसके बाद "Dr."
• क्रेडिट अकाउंट दूसरा लिखा जाता है, "To" से शुरू करके।
• नैरेशन (ब्रैकेट्स में) बताता है कि क्या हुआ।
• L.F. (लेजर फ़ोलियो) लेजर का पेज नंबर है — बाद में भरा जाता है।
• कम्पाउंड एंट्री में दो से ज़्यादा अकाउंट्स शामिल होते हैं, लेकिन डेबिट्स फिर भी क्रेडिट्स के बराबर होते हैं।
• हर पेज के नीचे, कुल डेबिट्स = कुल क्रेडिट्स होना चाहिए।
• नैरेशन नहीं = अस्पष्ट एंट्री। हमेशा नैरेशन लिखो।

अभ्यास अभ्यास — खुद करो

20 July 2025 को रावत जनरल स्टोर के लिए नीचे दिए गए ट्रांज़ैक्शन्स को जर्नल फ़ॉर्मेट में दर्ज करो:

1. Rs. 50,000 कैश से बिज़नेस शुरू किया।
2. SBI में बैंक अकाउंट खोला और Rs. 30,000 जमा किए।
3. Rs. 12,000 का दुकान का फ़र्नीचर खरीदा, चेक से पे किया।
4. बिश्त ट्रेडर्स से Rs. 15,000 का सामान उधार खरीदा।
5. Rs. 6,000 का सामान कैश में बेचा।
6. डिमरी जी को Rs. 4,000 का सामान उधार बेचा।
7. डिमरी जी से Rs. 2,000 मिले।
8. Rs. 800 दुकान की सफ़ाई (मिसलेनियस ख़र्चा) के लिए दिए।

सारी एंट्रीज़ दर्ज करने के बाद, डेबिट और क्रेडिट कॉलम्स जोड़ो। क्या मिल रहे हैं?

हिंट्स:

• ट्रांज़ैक्शन 1: Cash A/c Dr., To Capital A/c
• ट्रांज़ैक्शन 2: SBI Bank A/c Dr., To Cash A/c (ये कॉन्ट्रा एंट्री है)
• ट्रांज़ैक्शन 3: Furniture A/c Dr., To SBI Bank A/c
• बाकी के लिए वही लॉजिक पालन करो। दो अकाउंट्स पहचानो। डेबिट और क्रेडिट तय करो। नैरेशन लिखो।

मज़ेदार तथ्य (फ़न फ़ैक्ट)

"जर्नल" शब्द फ़्रेंच भाषा के jour से आया है, जिसका मतलब है "दिन"। तो जर्नल का शाब्दिक अर्थ है "दैनिक" रिकॉर्ड। और फ़्रेंच ने ये लैटिन शब्द diurnalis से लिया, जिसका मतलब है "दिन का"। भाषाओं और सदियों में, आइडिया वही है — हर रोज़ लिखो कि क्या हुआ, बिना नागा किए। मीरा अब इस सदियों पुरानी परंपरा का हिस्सा है!

अगले चैप्टर में, मीरा इन सारी जर्नल एंट्रीज़ को अलग-अलग अकाउंट्स में व्यवस्थित करेगी — इसे लेजर कहते हैं। जर्नल एक कहानी है जो क्रम से बताई गई है। लेजर वही कहानी है, लेकिन किरदार के हिसाब से छाँटी गई।